Preboarding — zbuduj zaangażowanie przed pierwszym dniem pracy. Jak zrobić to zdalnie i skutecznie?

Preboarding może być doskonałą szansą na zwiększenie efektywności i skrócenie procesu wdrożenia do organizacji. To także okazja na zbudowanie pozytywnych doświadczeń pracowników i zrobienie dobrego pierwszego wrażenia. Jak więc przeprowadzić skuteczny i angażujący zdalny preonboarding na platformie?  

Ghosting czy oficjalna rezygnacja? W obu przypadkach koszty są wysokie

Współczesny rynek pracy zmaga się z wieloma wyzwaniami:

• Badania potwierdzają, że recesja nie zatrzymała fali Wielkiej Rezygnacji, która objęła swoim zasięgiem także kraje Europy.
• W ciągu dwóch lat (2020-2022) liczba wakatów wzrosła dwukrotnie.
• Aż 77% badanych pracodawców odnotowało trudności w znalezieniu osób z odpowiednimi kwalifikacjami.
• Hybrydowe zespoły mają trudności w utrzymaniu zaangażowania, a więc produktywności, na wysokim poziomie.
• Rosnące statystyki rezygnacji (podobno 1/3 pracowników rezygnuje w ciągu 6 miesięcy od rozpoczęcia pracy, a 83% pracodawców doświadczyło tzw. ghostingu, czyli niepojawienia się pracownika pierwszego dnia w pracy) zwiększają wydatki na rekrutację. Szacuje się, że średni koszt zatrudnienia nowej osoby wynosi 33% rocznej pensji pracownika, ale wyliczenia nie obejmują kosztów przestoju i mniej efektywnego okresu wdrożenia.

Pracodawcy, szukając sposobów na zmniejszenie rotacji, z coraz większą uwagą kształtują doświadczenia pracowników, także tych, którzy mają dopiero dołączyć do zespołów. Preboarding może odegrać tu znaczącą rolę, pozwalając pracodawcy zrobić dobre pierwsze wrażenie oraz zmniejszyć stres u nowo zatrudnionych osób, podtrzymać jego zainteresowanie i zbudować zaangażowanie. Jak to zrobić?

Poznaj sposoby na skuteczny i satysfakcjonujący upskilling przy ograniczeniach budżetowych.

Zdalny preboarding – korzyści dla obu stron

Preboarding odbywa się w czasie pomiędzy przyjęciem oferty przez kandydata, a jego pierwszym dniem pracy. To pierwszy element co najmniej kilkumiesięcznego okresu wdrożenia. Cały proces onboardingu eksperci coraz częściej nazywają „integracją”, nadając mu szerszy kontekst, rozumiany jako dołożenie wszelkich starań, aby nowy pracownik stał się efektywnym członkiem zespołu w najkrótszym możliwym czasie.

Preboarding nie musi angażować wewnętrznych zasobów pracodawcy ani czasu nowo zatrudnionego pracownika. Dobre zaplanowanie procesu, jego automatyzacja i personalizacja mogą być bardziej skuteczne, niż drogie prezenty powitalne. Korzyści będą odczuwalne po obu stronach:

• Lepsze wykorzystanie czasu regularnego onboardingu, bo pracownik wcześniej zapozna się z podstawowymi informacjami o firmie.
• Dobre pierwsze wrażenie – kontynuacja działań employer branding, rozpoczętych w procesie rekrutacji.
• Mniejsze ryzyko rezygnacji – utrzymanie kontaktu z pracownikiem pomaga zbudować relację i daje możliwość rozwiania jego ewentualnych wątpliwości.
• Poprawa komfortu psychicznego pracownika – badania wykazują, że bez względu na stanowisko i doświadczenie, zmiana pracy i wejście w nowe środowisko zawodowe jest zawsze stresujące. Preboarding, nawet przeprowadzony całkowicie zdalnie, pomaga zniwelować te odczucia, pozwalając pracownikowi zrozumieć kulturę organizacyjną nowego miejsca, poznać najważniejsze zasady i uzyskać wartościowe informacje o firmie, przed pierwszym dniem pracy.

Dobre praktyki

Zasady tworzenia procesu preboardingu są proste: stały kontakt według ustalonego harmonogramu oraz angażujące, spersonalizowane treści, pozwalające lepiej poznać nową organizację i poczuć się częścią zespołu. Trudniej powiedzieć niż zrobić? Niekoniecznie. Na platformie rozwojowej HCM Deck mozesz stworzyć taki preboarding, który dopasujesz do potrzeb każdej rozbudowanej organizacji. Skuteczność zapewni pięć elementów.

1. Kompendium wiedzy

Planowanie zdalnego preboardingu warto zacząć od określenia zakresu wiedzy, jaki można przekazać, zanim osoba w procesie wdrożenia formalnie stanie się pracownikiem. Klienci HCM Deck przyznają, że z przekazaniem danych wrażliwych i poufnych czekają do pierwszego dnia pracy lub podpisania umowy i obowiązku zachowania poufności. Preboardingowa baza wiedzy zamieszczana na platformie najczęściej obejmuje:

• Historię organizacji, strukturę organizacyjną, zakres i opis usług i produktów.
• Wprowadzenie do kultury organizacyjnej, z uwzględnieniem zasad (także niepisanych) współpracy, procesów decyzyjnych, oczekiwań, dress code’u, akronimów używanych w firmie, etc.
• Listy kontaktów do interesariuszy.
• Benefity i zasady korzystania z nich.
• Planu onboardingu (w tym szkoleń) i niezbędnych dokumentów.
• Wewnętrzne procedury i procesy, uwzględniające dostępy do wszystkich narzędzi IT.
• Informacje organizacyjne (np. zasady rezerwacji sal konferencyjnych, obsługa drukarki, plan budynków, etc.)

Poznaj możliwości bazy wiedzy HCM Deck. 

Przeczytaj

2. Welcome pack

Wirtualny welcome pack w procesie preboardingu pomaga utrzymać pozytywny obraz organizacji jako tej, która troszczy się o pracowników i ich samopoczucie. Warto potraktować go raczej jako ciepłe, spersonalizowane powitanie, niż zbiór dokumentów do wypełnienia. Pracownikom można wysłać powitalny list lub wideo z nagraniem od przełożonego, CEO, a nawet krótki filmik z udziałem całego zespołu, ebook informacyjny, infografiki, a nawet upominek (w zależności od budżetu i dostępnych opcji, np. bon upominkowy lub możliwość korzystania z wybranego benefitu jeszcze przed rozpoczęciem pracy). Platforma HCM Deck pozwala na stworzenie osobnej zakładki i zamieszczenia w niej wybranych powitalnych informacji.

3. Wyznaczenie osób odpowiedzialnych za preboarding

Zanim opiekę nad nowym pracownikiem przejmie buddy, warto wskazać nowemu pracownikowi osoby kontaktowe, które będą odpowiedzialne za przeprowadzenie procesu. Niektórzy klienci HCM Deck tworzą na platformie osobną zakładkę, w której wskazane są osoby do kontaktu: przełożony, opiekun HR oraz rekruter. Opcją dodatkową, ale wskazaną, jest wcześniejsze zawarcie znajomości z buddym, z którym można rozpocząć budowanie relacji już na tym etapie.

Jak zaprojektować satysfakcjonujący onboarding z wykorzystaniem platformy? Poznaj historię Crido. 

Przeczytaj

4. Formalności – dokumenty, instrukcje, dostępy

Jednym z ważniejszych celów zdalnego preboardingu jest skrócenie formalności z pierwszego dnia pracy, aby móc go wykorzystać na budowanie relacji. Na platformach onboardingowych można zamieścić:

•   wszelkie wymagane do zatrudnienia dokumenty wraz z instrukcjami, jak je wypełnić,
•   regulaminy,
•   informacje o badaniach lekarskich,
•   obowiązkowe szkolenia, ich terminy i linki do zapisów.

Klienci HCM Deck, którzy z sukcesem wdrożyli preonboarding na swoich platformach, zamieszczają też informacje o benefitach i świadczeniach dodatkowych, wraz z opisem, cennikiem i deklaracjami przystąpienia do nich. 

5. Utrzymanie stałego kontaktu

Ostatnia dobra praktyka w procesie preboardingu dotyczy utrzymania kontaktu z nowym pracownikiem. Forma jest mniej istotna niż sam fakt podtrzymania relacji, który upewni nowo zatrudnioną osobę, że jest wyczekiwanym członkiem zespołu. Warto jednak pamiętać, że nie jest nim jeszcze formalnie, a wszystkie aktywności związane z nowym miejscem pracy stanowią jedynie dodatek do jego codziennych obowiązków. Nadmierne angażowanie w życie firmy i zasypywanie ogromną liczbą informacji nie jest więc wskazane. 

Do procesu preboardingu warto podejść z uważnością na potrzeby pracownika, tworząc zdalne moduły w sposób przemyślany i celowy. Zauważ, że oczekiwanie na rozpoczęcie nowej pracy może być ekscytujące, ale też stresujące. Preboarding może zniwelować negatywne odczucia, dając pracownikowi pewność, że rozpoczyna nową, ciekawą podróż w przyjaznej atmosferze i właściwym miejscu, w którym będzie się stale rozwijał.

Umów się na krótkie spotkanie z naszym ekspertem i zobacz, jak w rozwoju potencjału pracownika może pomóc Ci HCM Deck. System, który wykorzystasz w procesach preboardingu i wielu innych etapach jego/jej rozwoju osobistego i w organizacji. 

Sprawdź demo