Joanna Tymczyj
Wyobraź sobie, że każdy nowa osoba w Twojej firmie, zamiast doświadczać chaosu i zagubienia w nowym środowisku pracy, rozpoczyna swoją karierę z jasnym i przejrzystym planem działania. Taki scenariusz, choć wydaje się idealny, jest w pełni osiągalny dzięki starannie opracowanemu planowi wdrożenia nowego pracownika.
Plan lub tzw. karta wdrożenia pozwala na standaryzację procesu onboardingu oraz znaczące zwiększenie jego efektywności. W dalszej części artykułu znajdziesz konkretne wskazówki oraz przykład, na bazie których, możesz stworzyć własny 90-dniowy plan wdrożenia i adaptacji nowego pracownika w firmie.
O czym przeczytasz w artykule?
|
Czym jest karta wdrożenia i jak wpływa na onboarding pracownika?
Plan wdrożenia nowego pracownika, często nazywany planem 30/60/90 dni, to dokument, który szczegółowo opisuje proces onboardingu nowego pracownika. Dokument ten służy zarówno nowo zatrudnionemu, Buddy’emu, jak i Hiring Managerowi, określając kroki, jakie powinny zostać podjęte w ciągu pierwszych trzech miesięcy pracy. Celem karty wdrożenia jest ustandaryzowanie procesu adaptacji, wprowadzanie pracownika w nowe obowiązki, oraz zapoznanie go z kulturą organizacyjną i procedurami wewnętrznymi.
Jak zaplanować proces onboardingu nowego pracownika?
Ustandaryzowany proces onboardingu wpływa nie tylko na komfort nowego pracownika, ale także na jego efektywność. Według SHRM dobrze zorganizowany onboarding pracownika może zwiększyć produktywność nawet o 50% oraz skrócić czas potrzebny na osiągnięcie pełnej samodzielności. Szablon wdrażania nowych pracowników zapewnia, że proces adaptacji przebiega zgodnie z ustalonym planem, a nowy członek zespołu otrzymuje odpowiednie wsparcie w odpowiednim czasie.
Podziel harmonogram wdrożenia nowego pracownika na poszczególny etapy onboardingu?
90-dniowy plan wdrożenia powinien być podzielony na poszczególne etapy onboardingu, obejmujące zazwyczaj przybycie nowego pracownika do firmy i pierwszy tydzień pracy oraz kluczowe kamienie milowe przypadające na 30. 60. i 90. dzień. Taki proces wdrożenia sprzyja przejrzystości, umożliwiając newbiemu zrozumienie pełnego obrazu pierwszych miesięcy w nowej roli. Oprócz tego dostarcza niezbędne informacje nowemu pracownikowi oraz materiały wdrożeniowe w sposób przemyślany i nieprzytłaczający. Jeszcze przed pojawieniem się newbiego w pracy (gdy trwa preonboarding) warto, aby otrzymał on agendę pierwszego dnia oraz welcome pack od nowego pracodawcy.
Jak wygląda pierwsze 90 dni w CRIDO? Przeczytaj.
Plan wdrażania nowych pracowników – na jakie pytania powinien odpowiadać?
Pierwszy dzień w nowym środowisku pracy – przekaż niezbędne informacje nowemu pracownikowi:
- Które osoby powinien poznać nowy członek zespołu w procesie onboardingu (np. lider projektu, Buddie, osoby z IT czy HR)?
Przykład: Plan wdrażania nowych pracowników może uwzględnić listę spotkań na pierwszy dzień lub strukturę personalną kluczowych osób - Jakie procedury wewnętrzne i administracyjne należy wypełnić w procesie wdrożenia (np. podpisanie dokumentów, odbiór sprzętu)?
Przykład: Karta wdrożenia może zawierać checklistę, np. podpisanie umowy o pracę, odbiór laptopa, szkolenie BHP. - Jakie kroki warto podjąć w celu zapoznania się z firmową kulturą i wartościami (np. linki do konkretnych materiałów wdrożeniowych)?
Przykład: Przedstawienie nowemu pracownikowi platformy rozwojowej i kursów e-learningowych, które powinien zrealizować w pierwszej kolejności.
Wsparcie nowego pracownika w pierwszym tygodniu od zatrudnienia – adaptacja pracownika i integracja zespołu
- Jaką wiedzę musi otrzymać, aby lepiej zrozumieć swoją rolę i nowe obowiązki (np. dokumentacja projektowa, szkolenia merytoryczne)?
Przykład: Plan procesu adaptacji może zawierać listę dokumentów lub stron w bazie wiedzy do przeczytania. - Jak może przebiegać przedstawienie nowemu pracownikowi kontekstu danego etapu wdrożenia (np. na czym powinny koncentrować się działania nowego pracownika)?
Przykład: Karta wdrożenia może zawierać wskazówki np. „W tym tygodniu skup się na integracji zespołu i na shadowingu swoich współpracowników”.
Kolejny etap wdrażania – Adaptacja nowego pracownika w pierwszym miesiącu
- Jakie wyzwania branżowe powinien poznać nowy członek zespołu, aby lepiej zrozumieć swoją rolę (np. główne problemy klientów, analiza konkurencji)?
Przykład: Karta wdrożenia może zawierać spis materiałów na platformie rozwojowej, z którymi należy się zapoznać mp. case study klientów. - Jak powinna przebiegać integracja nowego pracownika z zespołem i jakie inicjatywy oraz kanały komunikacji obejmuje (np. cykliczne spotkania All Hands, coffee chat z liderem) ?
Przykład: W harmonogramie wdrożenia warto umieścić listę spotkań, w których warto wziąć udział w celu integracji zespołu i zrozumienia dynamiki firmy.
Obowiązki nowego pracownika w drugim miesiącu pracy
- Jakie długoterminowe cele i rezultaty (np. rozwój relacji z kluczowymi klientami) powinny być ustalone na tym etapie onboardingu?
Przykład: Szablon wdrażania nowych pracowników powinien zawierać jasne cele do zrealizowania. Obowiązki nowego pracownika mogą być elastycznie ustalane razem z liderem. np. wykonanie 5 rozmów telefonicznych z klientami w ciągu tygodnia. - Jakie umiejętności (np. negocjacje, zarządzanie projektami) powinna rozwijać nowa osoba w ramach swojej roli?
Przykład: W planie można umieścić zadanie, np. „Udział w szkoleniu z technik negocjacyjnych; zastosowanie poznanych technik w rzeczywistych rozmowach z klientami.”
Ostatni etap 90-dniowego planu wdrożenia – wsparcie nowego pracownika w drodze do samodzielności
- Jakie projekty powinny zostać zakończone na tym etapie wdrożenia i jakie są oczekiwane rezultaty (np. pozyskanie nowego klienta)?
Przykład: Przedstawienie nowemu pracownikowi, jakie cele powinien osiągnąć np. przygotowanie 4 ofert sprzedażowych lub pozyskanie 2 nowych klientów.
W jaki sposób zostanie przeprowadzona ewaluacja procesu wdrożenia i adaptacji pracownika (jaki feedback powinien być uwzględniony w ocenie pracy nowej osoby)?
Przykład: W planie wdrożenia pracowników może znaleźć się informacja o cyklicznych ankietach satysfakcji czy spotkaniach pulse check z Buddym.
Karta wdrożenia nowej osoby w organizacji – przykład 90-dniowego planu wdrożenia
Poniżej znajdziesz szablon wdrażania nowych pracowników wypełniony przykładowymi informacjami. Karta wdrożenia powinna być elastyczna i stale dostosowywana do przebiegu wdrażania pracownika.
Imię i Nazwisko: Jan Kowalski
Stanowisko: Młodszy Handlowiec
Lider/Bezpośredni Przełożony: Anna Nowak
Kierownik Działu: Marek Zieliński
Onboarding Buddy: Piotr Wiśniewski
Wsparcie po stronie HR: Monika Kaczmarek
Cześć, Jan!
Cieszymy się, że dołączyłeś do naszego zespołu sprzedażowego! Przedstawiamy Ci plan wdrożenia, który pomoże Ci w pełnym zrozumieniu naszych procesów, kultury firmy i Twojej roli w organizacji. Przed Tobą 90-dniowy plan wdrożenia, który zapewnić Ci jak najlepszy start w naszej firmie.
Pierwszy Dzień:
Cel dnia: Integracja i zapoznanie się z zespołem oraz podstawowymi narzędziami pracy.
- 09:00 – Spotkanie z Anną Nowak, Liderem Zespołu Handlowego
- Przedstawienie zespołu i omówienie oczekiwań na pierwszy miesiąc pracy.
- 10:00 – Wprowadzenie do firmy przez Monikę Kaczmarek z HR
- Prezentacja kultury firmy, wartości oraz zasady pracy.
- 11:00 – Spotkanie z Piotrem Wiśniewskim, Twoim Buddy’m
- Omówienie procesu onboardingu, dostęp do narzędzi i materiałów wdrożeniowych.
- 12:00 – 14:00 – Przekazanie sprzętu przez dział IT
- Odbiór laptopa, podpisanie dokumentów, szkolenie BHP.
- 14:00 – 16:00 – Samodzielna nauka z materiałów onboardingowych
- Obejrzysz wideo o kulturze firmy oraz zapoznasz się z materiałami dostępnymi na platformie rozwojowej.
Checklista na pierwszy dzień:
- Dostęp do CRM
- Login do intranetu
- Konto e-mail
- Podpisanie umowy o pracę
- Odbiór laptopa
- Szkolenie BHP
Spotkania w których warto brać udział:
- Spotkania All Hands w każdy wtorek o 10:00
- Rozmowy o wellbeingu w ostatni piątek miesiąca o 13:00
Narzędzia, które musisz poznać:
- Slack
- CRM
- Platforma rozwojowa
Pierwszy Tydzień:
Cel tygodnia: Zrozumienie podstawowych procesów i integracja z zespołem.
- Zadania do wykonania:
- Przeczytaj raport sprzedażowy za Q1 2024.
- Zapoznaj się z dokumentacją projektową Projektu X.
- Spotkania integracyjne:
- Czwartek, 13:00-14:00 – Lunch z zespołem
- Piątek, 15:00-15:30 – Coffee chat z Anną Nowak – omówienie wrażeń po pierwszym tygodniu.
- Shadowing doświadczonego handlowca Marka Kowalskiego – Obserwacja pracy i procesów sprzedażowych.
Pierwszy Miesiąc:
Cel miesiąca: Zrozumienie oferty produktowej i procesów sprzedażowych.
- Zadania do zrealizowania – obowiązki nowego pracownika:
- Analiza głównych wyzwań klientów na podstawie case studies.
- Sporządzenie oferty produktowej pod kątem rynku X.
- Udział w spotkaniu strategicznym zespołu sprzedażowego i konsultacja stworzonej oferty (piątek, 10:00-12:00).
- Ewaluacja po pierwszym miesiącu – Spotkanie 1:1 z liderem, omówienie postępów i ustalenie kolejnych kroków.
Drugi Miesiąc:
Cel miesiąca: Rozwój zaawansowanych umiejętności sprzedażowych i samodzielności.
- Szkolenia:
- Udział w szkoleniu z zaawansowanych technik negocjacyjnych.
- Zadania do zrealizowania:
- Rozwój strategii sprzedażowej dla grupy odbiorców X.
- Zbudowanie trwałych relacji z 5 kluczowymi klientami.
Trzeci Miesiąc:
Cel miesiąca: Osiągnięcie pełnej efektywności na stanowisku.
- Zadania do zrealizowania:
- Zakończenie i podsumowanie kampanii sprzedażowej na rynku X.
- Spotkanie ewaluacyjne:
- Ewaluacja umiejętności miękkich i feedback od klientów.
- Omówienie ścieżki kariery, określenie obszarów do dalszego rozwoju.
Szablon onboardingu – Jak przygotować plan wdrażania nowych pracowników w swojej firmie?
Stworzenie dobrze przemyślanego planu wdrożenia nowego pracownika to inwestycja, która szybko się zwraca. Jasno określone etapy i kluczowe obszary onboardingu nie tylko pomagają nowym pracownikom szybciej odnaleźć się w firmie, ale również zwiększają ich zaangażowanie i employee experience.
Barbara Trepkowska
