NA POCZĄTEK…

Co to jest onboarding?

Pojęcie „onboarding” powstało w latach 70. XX wieku. Stojące za nim procesy stanowią współcześnie jedno z kluczowych wyzwań, z jakimi muszą zmierzyć się działy HR dążące do zwiększenia retencji pracowników w przedsiębiorstwie.

Jak wynika z raportu przedstawionego przez Impact Instruction Group, aż 33% osób szuka nowego zajęcia w ciągu pół roku od podjęcia pracy. Z kolei analiza Wynhurst Group wskazuje, że w ankietowanych firmach w ciągu pierwszych 4 miesięcy zatrudnienia, z firm odchodzi średnio 50% nowo zatrudnionych pracowników (przez pierwsze 45 dni rotacja wynosi około 22%). Rozwiązaniem tych problemów jest właśnie odpowiednio przeprowadzony onboarding. Proces ten wydaje się obecnie jednym z najlepszych narzędzi pozwalających na zwiększenie retencji pracowników i ograniczenie dobrowolnej fluktuacji kadr.

Onboarding oznacza działania, których celem jest wprowadzenie nowego pracownika w najważniejsze zagadnienia dotyczące charakteru i funkcjonowania organizacji, a co za tym idzie – pomoc podwładnemu w lepszym zaaklimatyzowaniu się w firmie. To także skupienie się na przekazaniu w przyjazny sposób wiedzy i umiejętności, które pozwolą nowo zatrudnionemu na zintegrowanie się z otoczeniem, a także osiągnięcie wysokiego poziomu wydajności. Zgodnie z badaniami Aberdeen Group, w firmach, w których wprowadzono odpowiednie programy onboardingowe, produktywność pracowników wzrosła nawet o 62%.

Aklimatyzacja pracownika w środowisku pracy rozgrywa się na kilku poziomach, m.in. strukturalnym, organizacyjnym, proceduralnym i socjalizacyjnym. W zależności od strategii danego przedsiębiorstwa, działania w ramach onboardingu przybierają różne formy. Co istotne, proces adaptacji zawsze powinien mieć wymiar długoterminowy. Według badań alliedHRIQ, przeciętny pracownik potrzebuje bowiem aż 8 miesięcy do uzyskania pełnej wydajności.

Jak działa onboarding?

Prawidłowo przeprowadzony onboarding wzbogaca zarówno pracownika, jak i organizację. 

Pracownik, który nie jest należycie przygotowany do przyjęcia nowych obowiązków, który nie czuje się zaaklimatyzowany w nowym miejscu pracy, który nie czuje się częścią nowego zespołu narażony jest na sporą ilość stresogennych czynników. To z kolei przekłada się bezpośrednio na jego efektywność, motywację i decyzję o pozostaniu w nowej firmie. Onboarding odpowiednio przygotowując pracownika do objęcia nowych obowiązków, znacząco zmniejsza ilość czynników stresujących i sprawa, że pracownik czuje się pewniej. To z kolei znacznie zwiększa nie tylko jego efektywność, ale i szanse na to, że pozostanie w firmie.

To z kolei bezpośrednio przekłada się na wyższą retencję, zwiększa zyski firmy (na co bezpośredni wpływ ma większa efektywność nowych pracowników), jak i pozwala ograniczyć koszty (które są ponoszone w trakcie kolejnej rekrutacji).

Trzeba przy tym pamiętać, że onboarding jest złożonym, a przy tym długotrwałym procesem. Najczęściej trwa około 3 miesiące, choć w zależności od specyfiki firmy, a także charakteru konkretnego stanowiska, czas ten może się wydłużyć nawet do ponad pół roku. Mimo to, według raportu „Welcome to the 21st century, onboarding!” przygotowanego przez Aberdeen Group, jedynie 37% przedsiębiorców decyduje się na wdrożenie programu onboardingowego trwającego ponad miesiąc. Często okazuje się to błędem, ponieważ tak krótki czas nie wystarcza na poprawne wprowadzenie pracownika w życie firmy.

Należy pamiętać, że onboarding ma za zadanie przedstawić nowo zatrudnionemu kilka najważniejszych obszarów związanych z funkcjonowaniem przedsiębiorstwa. Tayla N. Bauer w swojej publikacji „Onboarding New Employees: Maximizing Success” wskazuje cztery główne etapy wdrażania podwładnego (tzw. 4 C). Są to:

  • Compliance – dostarczenie pracownikowi informacji dotyczących procedur obowiązujących w firmie,
  • Clarification – wyznaczenie celów i zadań podwładnemu,
  • Culture – zaprezentowanie kultury organizacyjnej przedsiębiorstwa zarówno w kwestiach formalnych, jak i nieformalnych,
  • Connection – dbałość o zintegrowanie pracownika z resztą zespołu.

Jak wynika z raportu „New Hire Momentum: Driving the Onboarding Experience Research Report”, stworzonego przez Kronos i HCI, dla 62% pracowników najważniejszym celem onboardingu jest aklimatyzacja w kulturze organizacyjnej firmy. Przygotowując program wdrożenia nowych podwładnych, warto jednak zwrócić uwagę na wszystkie elementy, czyli wprowadzić tzw. onboarding proaktywny. Według danych Aberdeen Group z 2013 roku taką strategię przyjmuje jednak tylko 37% przedsiębiorstw. Innymi możliwościami jest onboarding pasywny, skupiający się głównie na procedurach, oraz tzw. high potential onboarding, dotyczący procedur i celów, a także w ograniczonym stopniu odwołujący do kultury i relacji.

Czego oczekiwać po onboardingu?

Firmy, które decydują się na zaimplementowanie programu onboardingowego w swojej organizacji, mogą liczyć na wiele wymiernych korzyści. Aby tak się stało, cały proces wdrażania nowych podwładnych musi zostać przeprowadzony we właściwy sposób. W tym celu warto wykorzystać zarówno narzędzia offline, jak i online.

Głównym oczekiwaniem ze strony przedsiębiorstw jest zatrzymanie w ich strukturze większej liczby podwładnych. Jak wynika z ankiety przeprowadzonej w 2017 roku przez Kronos i Future Workplace, aż 87% specjalistów ds. HR uznało, że zwiększenie retencji pracowników jest jednym z kluczowych zadań, przed którymi stoją ich firmy w perspektywie kolejnych 5 lat funkcjonowania. Onboarding bez wątpienia pomaga w osiągnięciu tego celu – statystyki jednoznacznie potwierdzają to założenie. Zgodnie z danymi z 2017 roku, zaprezentowanymi przez portal SHRM, aż 69% podwładnych, którzy przeszli przez odpowiedni program onboardingowy, chętniej pozostaje w organizacji przez minimum 3 lata. To bardzo dobry wynik, biorąc pod uwagę dynamiczne zmiany na rynku pracy oraz skłonności współczesnych pracowników do częstych zmian miejsca zatrudnienia.

Efektywnie przeprowadzony onboarding wpływa też pozytywnie na wizerunek firmy, stanowiąc tym samym jeden z ważnych elementów employer brandingu.  Dobre opinie o przedsiębiorstwie umacniają jego pozycję i przyciągają do niego nowych specjalistów.

Jeśli chodzi o pracowników, mogą oni oczekiwać od onboardingu szybszego wdrożenia się w swoje obowiązki, a także lepszego odnalezienia się w strukturze firmy. Ponadto proces adaptacyjny wpływa na poprawę atmosfery pracy, co znajduje uznanie całego zespołu, a także liderów konkretnych działów. Zgodnie z zestawieniem przedstawionym przez UbranBound, satysfakcja menedżerów wzrasta nawet o 20%, jeżeli zarządzają oni podwładnymi, którzy przeszli przez odpowiedni program onboardingowy.

W przygotowaniu atrakcyjnego programu oboardingowego dla pracownika pomoże Ci HCM Deck. 

Jakie firmy powinny wdrażać onboarding?

Onboarding ma kluczowe znaczenie dla zatrzymania pracowników w firmie, a także zwiększenia ich produktywności, efektywności i zaangażowania. Z tego względu odpowiednie programy wdrożeniowe są dobrym rozwiązaniem w praktycznie wszystkich firmach – nie tylko tych dużych, lecz także średnich i małych. Nawet przedsiębiorstwa zatrudniające kilkunastu lub kilkudziesięciu podwładnych powinny zadbać o odpowiednie powitanie nowych osób i pomóc im w zaaklimatyzowaniu się w strukturze organizacji.

Takie działanie jest istotne w wielu branżach, zwłaszcza tych, w których pojawiają się trudności z pozyskaniem odpowiednich pracowników. Każdego roku w Polsce na zlecenie Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej wydawany jest „Barometr zawodów”, który pokazuje sytuację podwładnych z konkretnych dziedzin. Na podstawie tych danych można zauważyć, że od pewnego czasu rośnie liczba zawodów deficytowych, na które istnieje duże zapotrzebowanie ze strony pracodawców przy jednocześnie niskiej podaży pracowników. Rekrutowanie nowych osób staje się więc coraz trudniejsze, zwłaszcza że konkurencja między przedsiębiorstwami stale rośnie. Jak wynika z danych przedstawionych w 2016 roku przez SHRM, sam proces pozyskania nowego pracownika trwa średnio około 42 dni – choć dane dotyczą amerykańskiego rynku pracy, sytuacja w Polsce prezentuje się podobnie. Dlatego tak istotne jest zwiększenie retencji nowo zatrudnionych. Firmy, którym zależy na ograniczeniu nadmiernej, dobrowolnej rotacji, powinny więc skupić się na ustaleniu odpowiedniej strategii onboardingowej. Jak pokazują wyniki ankiety przeprowadzonej przez Digitate, osoby, które mają negatywne doświadczenia związane z wdrożeniem, są dwa razy bardziej skłonne do poszukiwania nowego zatrudnienia w najbliższej przyszłości. Zainwestowanie w sformalizowany proces adaptacyjny może jednak zatrzymać ich w organizacji na dłużej, co przyniesie przedsiębiorstwu znaczne oszczędności.

Warto jednak pamiętać, że działy HR większych organizacji, które zarządzają setkami lub tysiącami pracowników i mierzą się z wysoką rotacją, mogą potrzebować bardziej usystematyzowanego podejścia do tematu. Z reguły są one zmuszone polegać na współpracy w procesie onboardingu z managerami rozsianymi w wielu różnych lokalizacjach nad którymi ich nadzór może być ograniczony. To sprawia, że mogą potrzebować większej automatyzacji procesu oraz dedykowanego systemu raportowania jego postępu. Dzięki  temu będą mieć pewność, że każdy z nowych pracowników otrzyma wybraną porcję wiedzy niezbędną do objęcia jego stanowiska i mogą reagować, gdy dostrzegą, że onboarding pracownika (lub pracowników) w jakiejś placówce jest zagrożony.

WARTOŚĆ ONBOARDINGU

Grafika ilustrująca rozdział "Wartość onboardingu". Przedstawia uśmiechnięty zespół ludzi w firmie witający nowego pracownika.

 

Dlaczego onboarding jest ważny?

Jak pokazuje raport International Business Report firmy Grant Thornton, aż 60% dużych i średnich firm w Polsce ma problemy ze znalezieniem pracownika o odpowiednich kompetencjach. Taki stan rzeczy wynika m.in. z wyjątkowo niskiej stopy bezrobocia w kraju. Obecnie coraz częściej mówi się więc o rynku pracownika, w którym to osoby zatrudnione mogą dyktować firmom warunki.

Trzeba także pamiętać, że onboarding jest także niezwykle ważny z punktu widzenia samego pracownika. W jego czasie zapoznaje się z nową firmą, nowymi obowiązkami, nowymi narzędziami pracy, nowym zespołem i właśnie przez to redukuje stres związany z objęciem nowego stanowiska, który potrafi osiągać zaskakująco wysoki poziom. Według skali stresu Thomasa Holmesa i Richarda Rahe jest on nawet wyższy niż ten przeżywany przy śmierci przyjaciela.

Według badań firmy Glassdoor zainwestowanie w employer branding zwiększa szansę na zatrudnienie odpowiednio wykwalifikowanych i wartościowych pracowników nawet o 200%. Warto o tym pamiętać, ponieważ jak pokazują wyniki ankiety przeprowadzonej przez Corporate Responsibility Magazine i Allegis Group Services Study, aż 84% respondentów rozważałoby zmianę pracy, gdyby otrzymali propozycję zatrudnienia w przedsiębiorstwie o nienagannej reputacji.

Należy przy tym pamiętać, że nawet udana rekrutacja nie gwarantuje jeszcze, że pracownik zostanie w organizacji na dłużej.

Jak podaje Human Capital Institute, w 2016 roku aż 20% nowo zatrudnionych zdecydowało się na opuszczenie przedsiębiorstwa na rzecz pracy dla innej firmy po przepracowaniu w nim jedynie 45 dni. Z kolei badanie dla SHRM z 2017 roku wskazuje, że 28% podwładnych zrezygnowało z pracy już po 6 miesiącach. To bardzo duży odsetek, który nie tylko negatywnie oddziałuje na płynne funkcjonowanie organizacji, lecz także naraża ją na koszty związane z koniecznością przeprowadzania kolejnych rekrutacji.

Ważnym elementem strategii mającej na celu zbudowanie dobrego wizerunku przedsiębiorstwa jest także onboarding. Mimo to, jak pokazują wyniki ankiety Digitate, 1 na 5 nowo zatrudnionych osób niechętnie poleciłaby swojego pracodawcę po odbyciu u niego procesu adaptacyjnego. Ważne zatem, aby wdrożenie zostało przeprowadzone we właściwy sposób. Jeśli tak się stanie, może ono nie tylko pozytywnie wpłynąć na opinię o firmie, lecz także przynieść przedsiębiorstwu wiele innych korzyści.

Zgodnie ze statystykami wprowadzenie onboardingu sprawia, że aż 91% nowych pracowników firmy decyduje się na pozostanie w jej strukturach na dłużej. W przypadku osób, które nie zostały właściwie wdrożone, odsetek ten jest o wiele niższy i wynosi jedynie 30%. Widać więc wyraźnie, że przejście przez proces adaptacji w znaczący sposób wpływa na decyzję podwładnych odnośnie do miejsca pracy, a tym samym oddziałuje na wzrost wskaźnika retencji. Warto przy tym pamiętać, że zmniejszenie nadmiernej fluktuacji kadr nie tylko poprawia płynność funkcjonowania firmy, lecz także jest dla niej bardzo korzystne pod względem finansowym. Jak wynika z kalkulacji przygotowanych dla Leroy Merlin, obniżenie rotacji tylko o 2% umożliwia wygenerowanie oszczędności rzędu miliona złotych.

Kolejny obszar, w którym widoczna jest wartość onboardingu, to wzrost wydajności pracowników. Dane to potwierdzają. Zgodnie z wynikami badań Aberdeen Group 62% osób, które przeszły przez odpowiednie wdrożenie, osiąga pełną produktywność w ciągu pierwszego roku pracy w danej firmie. W grupie pracowników, którym nie zapewniono profesjonalnego wprowadzenia, ten odsetek wynosi jedynie 17%. Inwestycja w onboarding może zatem znacząco poprawić efektywność całego przedsiębiorstwa.

Obecna sytuacja na rynku pracy wymaga zatem od pracodawców wzmożonych działań mających na celu zatrzymanie pracowników w przedsiębiorstwie. Okazuje się jednak, że wpływ na decyzję podwładnych ma nie tylko satysfakcjonująca pensja, lecz także to, jak czują się w firmie i czy utożsamiają się z jej misją i celami. Kluczowe jest więc wprowadzenie ich w życie organizacji i zapewnienie im przejrzystych warunków współpracy. Z pomocą przychodzi odpowiedni onboarding. Nie tylko pozwala on na ograniczenie nadmiernej rotacji, lecz także poprawę wizerunku firmy.

Jak onboarding wpływa na retencję?

Pozytywny wpływ onboardingu na retencję i poziom rotacji kadr potwierdza wiele branżowych badań i publikacji. Jego wdrożenie jest niezwykle istotne, ponieważ współcześni pracownicy wykazują dużą tendencję do częstych zmian pracy. Jak pokazuje symulacja Work Institute, do 2023 roku aż 35% zatrudnionych odejdzie ze swojego dotychczasowego przedsiębiorstwa. Taki stan rzeczy jest problematyczny z perspektywy działów HR. Według Allegis Group aż 83% pracodawców uważa, że przyciągnięcie pracowników do firmy i zatrzymanie ich w jej strukturze na dłużej stanowi coraz większe wyzwanie. Wydaje się, że idealnym rozwiązaniem tej sytuacji może być zwrócenie większej uwagi na proces wdrażania nowych podwładnych do pracy. Onboarding, jeżeli jest przeprowadzony z odpowiednią dbałością, pozwala na podwyższenie retencji o kilkadziesiąt punktów procentowych – według danych ClearCompany jest to około 25%. Według statystyk Glassdoor odpowiedni program adaptacyjny pozwala na osiągnięcie wskaźnika retencji na poziomie 82%.

Ciekawie prezentuje się przykład firmy Leroy Merlin, która przez 5 lat prowadziła standardowy onboarding offline. Po dokładnej analizie uznano, że jego efektywność jest za niska zdecydowano się na przekształcenie trybu wdrażania nowych pracowników i lepsze dostosowanie się do rynkowych wymagań. Rozwiązaniem dotychczasowych problemów okazało się częściowe zdigitalizowanie procesu onboardingu. Takie działanie doprowadziło do zmniejszenia rotacji o 5%. Zainwestowanie w nowoczesne narzędzia, lepsze zrozumienie potrzeb i oczekiwań podwładnych, a także dostosowanie czasu wdrażania do stanowisk pracowników pozwoliło na duże oszczędności. Cały koszt onboardingu zwrócił się już po kilku miesiącach. Widać więc wyraźnie, że kluczem do poprawy retencji jest zaimplementowanie właściwego procesu adaptacyjnego.

Jakie znacznie ma onboarding dla organizacji?

Onboarding ma ogromne znaczenie zarówno dla organizacji, jak i jej pracowników. Najłatwiej zauważyć jego pozytywny wpływ na zwiększenie retencji w firmie. W tym miejscu warto przytoczyć statystyki.

Według danych Aberdeen Group  firmy, które zdecydowały się na standardowy onboarding nowo zatrudnionych osób, doświadczyły wzrostu retencji o 50%. Z kolei badania Glassdoor z 2015 roku podają jeszcze wyższy wskaźnik. Zgodnie z nimi przedsiębiorstwa z zaawansowanym programem wdrożeniowym poprawiły retencję nowych pracowników aż o 82%.

Onboarding wpływa też na podejście nowych pracowników do wykonywania obowiązków zawodowych. Zgodnie z informacjami z 2017 roku, przedstawionymi przez portal SHRM, 54% firm, które zainwestowały w programy wdrożeniowe, zauważyło znaczący wzrost zaangażowania podwładnych. Warto przy tym zaznaczyć, że przejście przez odpowiedni proces adaptacyjny może również zwiększyć produktywność nowo zatrudnionych nawet o 50%. Dodatkowo, zgodnie z danymi zaprezentowanymi przez UrbanBound, aż 77% podwładnych, którzy brali udział w oficjalnym wdrożeniu, bez problemu osiąga swój pierwszy założony cel dotyczący odpowiedniego poziomu wydajności.

Taka sytuacja pozytywnie oddziałuje nie tylko na motywację pracowników, lecz także na ich zadowolenie i ogólne samopoczucie. Warto pamiętać, że dobrze przeprowadzony onboarding ma pomóc im w nawiązaniu relacji ze współpracownikami. Współcześnie wydaje się to bardzo istotne. Jak pokazują badania przeprowadzone w Wielkiej Brytanii, aż 53,6% tamtejszych zatrudnionych doświadcza poczucia samotności w miejscu pracy. Właściwe programy onboardingowe mogą stanowić rozwiązanie tego problemu. Wynika z tego dodatkowa zaleta – jak podaje UrbanBound, 50% podwładnych, którzy mają przyjaciela w pracy, czuje większe przywiązanie do firmy.

Jak onboarding wpływa na wydajność pracownika?

Nie ulega wątpliwości, że osoby, które zostały zaznajomione z kulturą firmy, a także panującymi w niej procedurami oraz wymaganiami konkretnego stanowiska, o wiele lepiej wypełniają codzienne obowiązki zawodowe. Niestety dostarczanie odpowiednich informacji i onboarding jako taki nie są praktykowane we wszystkich przedsiębiorstwach.

Na problem ten wskazują wyniki ankiety Talmundo przeprowadzonej we współpracy z Vlerick Business School. Aż 64% respondentów będących nowymi pracownikami miało trudności z określeniem swojej roli w danej organizacji. Co więcej, aż 50% ankietowanych nie rozumiało wartości i misji firmy, nawet po przepracowaniu w niej 90 dni. W takiej sytuacji trudno mówić o wydajności czy efektywności pracy. Według danych Allied Workforce aż ⅓ pracowników nie spełnia oczekiwań pracodawców pod względem produktywności. Pokazuje to, jak istotne jest odpowiednie wprowadzenie nowych osób w strukturę przedsiębiorstwa. Aż połowa respondentów ankiety dla Talmundo stwierdziła, że onboarding skrócił i usprawnił proces ich nauki w miejscu pracy.

Zgodnie z analizą Glassdoor odpowiedni onboarding może podnieść wskaźnik produktywności nawet do ponad 70%. Dane te znajdują odzwierciedlenie w praktyce. Warto przyjrzeć się sytuacji w polskich oddziałach przedsiębiorstwa Leroy Merlin. Wprowadzenie ulepszonego modelu onboardingowego z wykorzystaniem narzędzi online zaowocowało tam poprawieniem średniej miesięcznej produktywności podwładnych z 40 do 70%. Taki stan rzeczy pozwolił na uzyskanie 8 milionów samej marży. Onboarding umożliwił więc nie tylko poprawę funkcjonowania firmy, lecz także przyniósł jej korzyści finansowe.

Chcąc zwiększyć wydajność nowych podwładnych, warto więc zwrócić szczególną uwagę na ich odpowiednie wdrożenie. Należy przy tym pamiętać, że pełna produktywność jest osiągana przez pracowników w różnym czasie. Zależy to od pełnionego stanowiska oraz indywidualnych predyspozycji danej osoby.

PRAKTYCZNE INFORMACJE

Grafika ilustrująca rozdział "Wartość onboardingu". Przedstawia siedzącą przed komputerem, uśmiechniętą kobietę.

Jak wygląda onboarding?

Onboarding pracownika w firmie polega na efektywnej i skutecznej adaptacji nowo zatrudnionej osoby. Adaptacja opiera się na przekazaniu podwładnemu jak największej ilości potrzebnych informacji, które mogą dotyczyć pierwszych dni w miejscu zatrudnienia, przepisów BHP, regulaminów wewnętrznych przedsiębiorstwa, danych na temat firmy, a także benefitów i możliwości rozwojowych.

Proces onboardingu różni się w zależności od wielkości przedsiębiorstwa oraz liczby nowo zatrudnionych pracowników. W dużych korporacjach pierwsze dwa dni w miejscu pracy to szkolenia, warsztaty i rozmowy typu one-to-one z nowymi pracownikami. Wykłady i szkolenia mogą dotyczyć takich tematów jak:

  • opis przedsiębiorstwa, jego historia, informacje na temat osiągnięć w danej branży,
  • charakterystyka szczegółowa misji, celu, wizji i strategii firmy, a także kultury organizacyjnej,
  • informacje na temat przepisów i regulaminów w przedsiębiorstwie,
  • obowiązkowe szkolenie BHP,
  • charakterystyka specyfiki obiegu dokumentów w firmie oraz komunikacji (np. sposób porozumiewania się między pracownikami, z działem HR oraz z działem komunikacji),
  • przedstawienie najważniejszych informacji dotyczących świadczeń pozapłacowych, benefitów i tego, w jaki sposób należy skontaktować się z odpowiednimi działami odpowiedzialnymi np. za punkty kafeteryjne,
  • wyjaśnienie, w jaki sposób należy obsługiwać sprzęt firmowy zarówno w przestrzeni biurowej, jak i w kuchni, czyli pokazanie nowym pracownikom, jak obsługiwać drukarkę, ekspres do kawy itd. 

Onboarding zwykle rozpoczyna się od wykładów i szkoleń, choć trzeba pamiętać też o bardziej prozaicznych rzeczach, jak oprowadzenie pracowników po biurze zaprezentowaniu kuchni pracowniczej, jak i pokoju wspólnego. 

Jak przeprowadzić dobrze onboarding?

Jak pokazują raporty, 20% pracowników odchodzi z miejsca pracy po przepracowaniu zaledwie 45 dni, a 33% osób szuka nowej pracy po zaledwie 6 miesiącach od momentu podpisania umowy z firmą. Warto także wiedzieć, że zdaniem 17% podwładnych pierwszy dzień pracy w ogóle nie przygotował ich do pełnienia obowiązków w przedsiębiorstwie, a 24% pracowników przyznało, że pierwszego dnia zatrudnienia nie mogli liczyć na pomoc. Sposobem na zmniejszenie prawdopodobieństwa odejścia podwładnych, zminimalizowanie rotacji w firmie, a tym samym na zwiększenie satysfakcji z pracy, jest skutecznie przeprowadzony onboarding. Niewłaściwe zaplanowanie tego procesu sprawia, że firmy tracą wielu pracowników, z których wielu mogło być bardzo utalentowanych i przynieść zyski dla przedsiębiorstwa. Wszystkie obietnice składane kandydatom w trakcie rekrutacji są weryfikowane przez nowo zatrudnione osoby już w pierwszych dniach pracy. Wśród najważniejszych korzyści płynących z efektywnie przeprowadzonego onboardingu można wyróżnić to, że:

  • 69% nowo zatrudnionych chce związać się z firmą na dłużej,
  • produktywność nowych pracowników jest aż o 50% wyższa,
  • 58% pracowników, którzy przejdą przez cały proces onboardingowy, deklaruje, że zostanie w firmie przez okres przynajmniej 3 lat.

Relacje potencjalnych pracowników z firmą należy budować już na etapie rekrutacji, konieczne jest też dobre przygotowanie się do onboardingu. Dzięki temu zyska się pewność, że kandydat nie zmieni zdania i nie zdecyduje się na dalsze szukanie pracy lub zaakceptowanie oferty innej firmy. Efektywny onboarding nie tylko zwiększa zaangażowanie pracowników i ich zadowolenie z miejsca pracy, lecz także wpływa pozytywnie na poziom retencji oraz zmniejsza rotację w przedsiębiorstwie. 

Dobry onboarding zaczyna się przed pierwszym dniem pracy nowego pracownika. Zgodnie ze statystykami Enboarder najlepsze firmy w branży są o 53% bardziej skłonne do zapewnienia podwładnym takiego wstępnego wprowadzenia. Warto zatem pamiętać, by w onboardingu koniecznie zawrzeć poniższe punkty:

  • Skontaktować się z nowo zatrudnionym (np. mailowo lub telefonicznie), zanim ten pojawi się w firmie, zapewnić go wówczas, że cały zespół oczekuje jego przyjścia, a także pokrótce wyjaśnić, jak będzie wyglądał pierwszy dzień w przedsiębiorstwie. 
  • Pamiętać, że onboarding wiąże się z kwestiami technicznymi. Obowiązkiem jest więc przygotowanie stanowiska oraz narzędzi pracy nowej osoby.
  • Zanim podwładny pojawi się w firmie, powinno się wyznaczyć tzw. buddy’ego, czyli współpracownika, który na bieżąco będzie pomagał mu w zaaklimatyzowaniu się.
  • Gdy nowo zatrudniona osoba pojawi się w przedsiębiorstwie, należy przedstawić ją całemu zespołowi. Warto zrobić to nie tylko w mailu powitalnym, lecz także poprzez bezpośrednie spotkanie ze współpracownikami. To dobry moment na pierwsze zapoznanie podwładnego z charakterem poszczególnych działów firmy.
  • W pierwszych chwilach zatrudnienia należy też przedstawić pracownikowi konkretne zadania i odpowiednio go w nie wprowadzić.
  • W kolejnych dniach na bieżąco trzeba wdrażać podwładnego w strukturę przedsiębiorstwa, wykorzystując do tego odpowiednie narzędzia. – Uwaga! Choć według HCI onboarding w aż 58% firm skupia się na zagadnieniach dotyczących procedur i dokumentów, kwestie związane z socjalizacją i kulturą są równie istotne.
  • Proces należy ewaluować, co oznacza systematyczne sprawdzanie zdobywanej wiedzy oraz badanie poziomu zadowolenia nowego pracownika.

Jakie zadania uwzględnić w onboardingu?

Planowanie onboardingu to proces, w który należy włożyć sporo wysiłku. Konieczne jest też przemyślenie tego, jakie zadania powinny być uwzględnione w trakcie wdrażania w pracę nowego podwładnego. Osoby z zespołu HR oraz menedżerowie odpowiedzialni za konkretnych pracowników muszą doprecyzować zakres obowiązków nowo zatrudnionej osoby, ponieważ jedynie na tej podstawie możliwe jest wprowadzanie kolejnych etapów działania. Menedżer powinien skorzystać z opisu stanowiska pracy oraz z własnych doświadczeń dotyczących pracowników wcześniej zatrudnionych na tym samym stanowisku. Konieczne jest określenie celów podwładnego, jego codziennych zadań, a także specyficznych obowiązków, zakresu odpowiedzialności i planowanej ścieżki kariery. 

Skuteczny onboarding jest możliwy tylko wtedy, jeśli nowy pracownik zostanie dokładnie zapoznany ze swoimi obowiązkami.

 Osoby planujące onboarding powinny też uwzględnić dodatkowe zadania, takie jak:

  • przesyłanie maili do wszystkich nowych pracowników – wiadomości te dotyczą terminu rozpoczęcia pracy, godziny pierwszego szkolenia oraz informacji o okresie wdrożeniowym;
  • wybór odpowiednich osób do przeprowadzenia szkoleń i warsztatów oraz wyznaczenie mentora lub buddy’ego odpowiedzialnego za wyjaśnianie nowo zatrudnionemu pracownikowi niejasnych kwestii i pomaganie mu;
  • przygotowanie materiałów w formie papierowej lub elektronicznej dla wszystkich uczestników onboardingu,
  • stworzenie harmonogramu działań i schematu.

Warto pamiętać o tym, że każde przedsiębiorstwo może skorzystać ze specjalnego, dedykowanego programu onboardingowego, który usprawnia pracę działu HR i komunikacji, a także menedżerów. Taki program jest skuteczny i odciąża wielu pracowników organizacji. 

Jak rozpisać onboarding w checklistach?

Narzędziem, które ułatwia przeprowadzenie procesu onboardingu, jest checklista (lista kontrolna). W skład takiej listy powinno wejść kilka elementów:

  • Zadania, które trzeba wykonać przed planowanym onboardingiem.
  • Zadania dotyczące samego onboardingu i pierwszego dnia pracy nowych pracowników.
  • Zadania na pierwszy tydzień pracy.
  • Zadania na pierwszy miesiąc pracy i na późniejszy okres.

Warto pamiętać, że checklista musi zawierać elementy do wykonania przed pierwszym dniem pracy nowych osób, ponieważ bardzo ważne jest zaangażowanie kandydatów do pracy od razu po zaakceptowaniu proponowanej oferty zatrudnienia. 

Checklista onboardingowa powinna więc składać się z następujących punktów:

  1. Wysłanie spersonalizowanego e-maila do wszystkich kandydatów, którzy zaakceptowali ofertę pracy, a także przypomnienie im o nadchodzącym onboardingu i przesłanie im elektronicznych dokumentów zawierających informacje, które pozwolą przygotować się na pierwszy dzień.
  2. W trakcie onboardingu należy zapoznać pracowników z biurem oraz zespołem, a także przesłać harmonogram wszystkich szkoleń oraz innych działań.
  3. Przeprowadzenie szkoleń i warsztatów dla nowych pracowników, w których trakcie mogą oni poznać kulturę organizacyjną firmy, a także zaznajomić się z regułami panującymi w przedsiębiorstwie.
  4. Przesłanie planu na pierwszy tydzień oraz miesiąc pracy.
  5. Przeprowadzenie ankiety wśród nowych pracowników, w której mogą wypowiedzieć się na temat satysfakcji z onboardingu i efektywności tego procesu. Zalecane jest także, by w trakcie onboardingu prowadzić badania typu pulse check. 

Jakie formalności uwzględnić w procesie onboardingowym?

Przygotowując się do onboardingu w firmie, konieczne jest zwrócenie uwagi na kwestie formalne, do których można zakwalifikować:

  • przygotowanie stanowiska pracy, zadbanie o to, aby było ono funkcjonalne i dopasowane do obowiązków pracownika,
  • stworzenie umowy o pracę i przekazanie jej pracownikowi do podpisania przed rozpoczęciem pracy,
  • przygotowanie niezbędnych narzędzi do pracy, w tym laptopa lub komputera, a także haseł i loginów oraz innych pomocy systemowych,
  • zaplanowanie czasu na obowiązkowe szkolenie z zakresu BHP,
  • przesłanie lub przekazanie pracownikowi informacji o terminie badań lekarskich i zadbanie o to, żeby podwładny miał wystarczająco dużo czasu, aby dotrzeć na takie badanie przed rozpoczęciem pierwszego dnia pracy (ma to szczególne znaczenie w przypadku relokacji lub w sytuacji, gdy kandydat wciąż pracuje w poprzedniej firmie i nie ma czasu na badania),
  • stworzenie planu wdrożenia pracownika, czyli harmonogramu, który będzie przekazany menedżerowi, nowemu pracownikowi oraz innym osobom, np. mentorowi lub szkoleniowcom,
  • przekazanie pracownikowi przed pierwszym dniem pracy informacji dotyczących dress code’u w miejscu pracy, godziny rozpoczęcia szkoleń onboardingowych lub szkolenia BHP, a także innych danych, które mają znaczenie w danym przedsiębiorstwie. 

Formalnościami przed i w trakcie onboardingu zająć powinien się przede wszystkim dział HR lub rekruter współpracujący z danym kandydatem – przy oczywistym wsparciu jego przełożonego i buddy’ego (jeśli taki został wyznaczony).

Jakie dokumenty uwzględnić w procesie onboardingowym?

W trakcie całego procesu konieczne jest uwzględnienie dwóch grup dokumentów, tj. tych przeznaczonych dla nowego pracownika, oraz takich, na których pracują osoby odpowiedzialne za onboarding, np. specjaliści z działu HR lub szkoleń. Do pierwszej grupy można zakwalifikować takie dokumenty jak:

  • umowa o pracę, 
  • NDA, czyli umowa poufności, 
  • formularz do Urzędu Skarbowego, 
  • dokument umożliwiający dopisanie do ubezpieczenia zdrowotnego małżonka lub dziecka pracownika,
  • regulamin wewnętrzny w firmie,
  • dodatkowe regulaminy dotyczące np. przyznawania premii lub bonusów rocznych, jeśli informacje te nie zostały zawarte w umowie,
  • hasła do laptopa, szafki pracowniczej,
  • dokument potwierdzający odbycie szkolenia BHP,
  • dokument przekazania komputera służbowego, telefonu lub samochodu. 

Warto także pamiętać, że:

  • na kilka lub kilkanaście dni przed rozpoczęciem pracy trzeba przekazać pracownikowi w formie papierowej albo elektronicznej skierowanie na badania medycyny pracy. 
  • umowę z nowym podwładnym należy podpisać najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy, np. przed pierwszym szkoleniem lub zapoznaniem się pracownika ze stanowiskiem,
  • przed rozpoczęciem procesu onboardingu konieczne jest przygotowanie dokumentów dla osób z działu kadr lub szkoleń, a także dla managera – wyróżnić tutaj można:
    • program szkoleń i harmonogram podwładnego,
    • formularz ewaluacji postępów, 
    • formularz oceny pracownika,
    • ankietę po zakończonym onboardingu. 

Jakie formularze powinny się znaleźć w onboardingu?

Przed rozpoczęciem procesu onboardingu bardzo ważne jest przygotowanie odpowiednich formularzy dla nowo zatrudnionych pracowników, managerów, a także osób oceniających cały proces. 

  1. Należy stworzyć formularze KPI, w których wyszczególnione zostaną różne wskaźniki, takie jak:
    1. poziom rotacji pracowników, 
    2. wskaźnik retencji, 
    3. poziom satysfakcji pracowników z procesu adaptacji, 
    4. stopień zadowolenia managerów z tego, jak nowi podwładni zostali przygotowani do pracy i poziom zaangażowania w wykonywane obowiązki,
    5. efektywność nowych pracowników, jeśli jest możliwość obiektywnego ich mierzenia.
  2. Kolejnym formularzem jest ocena wstępna nowo zatrudnionej osoby, która później, kilka miesięcy po rozpoczęciu pracy, może być porównana z oceną pracowniczą. Wstępna ewaluacja kompetencji i wiedzy pracownika umożliwia stwierdzenie, czy rozwinął się on zawodowo przez pół roku lub rok pracy w firmie.
  3. Warto przygotować także formularz w formie ankiety dla osób biorących udział w onboardingu. W ankiecie podwładni mogą ocenić poziom szkoleń, kursów i warsztatów, współpracę z managerem i współpracownikami w pierwszych tygodniach lub miesiącach zatrudnienia. Najlepiej jest zadawać im szczegółowe pytania dotyczące różnych sfer, np. przygotowania stanowiska pracy, szkoleń, wsparcia ze strony mentora lub buddy’ego oraz tego, czy w pierwszych dniach pracy pojawiły się informacje dotyczące obowiązków, urlopów, nadgodzin, kwestii formalnych. Ankietę można zrobić od razu po szkoleniach wstępnych, czyli po pierwszym tygodniu pracy, a następnie powtórzyć ją po miesiącu lub dłuższym czasie. 

Warto pamiętać, że tylko skutecznie przeprowadzony onboarding sprawia, że więcej pracowników pozostaje na dłużej z danym przedsiębiorstwem i jest zaangażowanych w swoje obowiązki. Formularze i ankiety pozwalają ocenić, czy onboarding jest efektywny oraz czy spełnia swoje cele i funkcje. 

Jakie dodatkowe materiały uwzględnić w procesie onboardingowym?

Pracownicy uczestniczący w procesie onboardingu powinni otrzymać różne materiały, które pomogą im w zapamiętaniu najważniejszych informacji z pierwszych dni, a nawet tygodni pracy. 

Zwykle pierwszy element onboardingu stanowią szkolenia, które też obejmują przekazanie informacji dotyczących firmy, zasad w niej panujących oraz kultury organizacyjnej. Wszystkie te dane można zaprezentować w formie graficznej na prezentacji, a materiały wydrukować i przekazać pracownikom lub przesłać im w formie elektronicznej na skrzynki mailowe.

W materiałach należy też zawrzeć dane typowo HR-owe, a więc dotyczące urlopów, nadgodzin, okresu wypowiedzenia, imprez integracyjnych itd. 

Nowo zatrudniona osoba powinna też otrzymać książeczkę powitalną, czyli tzw. welcome book, która wchodzi w skład pakunku powitalnego. Welcome pack składa się zwykle z różnych gadżetów dla nowych pracowników, np. kubka, koszulki, materiałowej torby na zakupy z logo firmy. 

Warto skorzystać z możliwości, jakie dają obecnie platformy e-learningowe. Na takich platformach można prowadzić szkolenia w formie zdalnej, a także upubliczniać przeznaczone dla podwładnych ważne informacje na temat firmy, np. wewnętrzne regulaminy i przepisy, dane dotyczące nadchodzących kursów kompetencji. 

Warto również przygotować dla pracowników dużych przedsiębiorstw plan z informacją, gdzie znajduje się dany dział i jak dotrzeć do kuchni, toalet, pokoju gier i zabaw, restauracji oraz innych ważnych miejsc

Wszystkie materiały, które są przekazywane podwładnemu, powinny być skonstruowane w taki sposób, aby przekazywać nowo zatrudnionej osobie informacje o strukturze organizacji, celach firmy, jej misji i wizji, a także kulturze organizacyjnej. 

Ile kosztuje onboarding?

Wcielenie efektywnego onboardingu w struktury przedsiębiorstwa wiąże się z wydatkami po stronie firmy. Ich wysokość uwarunkowana jest wieloma czynnikami. Koszt wprowadzenia nowego pracownika może zależeć m.in. od wielkości i rodzaju działalności przedsiębiorstwa, obsadzanego stanowiska, czasu trwania wdrożenia oraz narzędzi wykorzystywanych w całym procesie. Ustalając strategię adaptacji nowo zatrudnionych, warto przeprowadzić odpowiednie kalkulacje. Taka symulacja kosztów nie tylko umożliwi zoptymalizowanie programu, lecz także pozwoli zauważyć płynące z niego korzyści, również te finansowe.

Zgodnie z artykułem Briana de Haaff’a opublikowanym w serwisie LinkedIn średni koszt onboardingu pracownika w Stanach Zjednoczonych wynosi 3000$. Choć na polskim rynku wartość ta jest niższa, przedsiębiorcy wciąż muszą być gotowi na odpowiednie inwestycje. W dłuższej perspektywie takie wydatki mogą się bardzo opłacić. Jak pokazuje przykład firmy Leroy Merlin, koszt wprowadzenia zaawansowanego procesu onboardingowego w jej struktury zwrócił się już po kilku miesiącach. Wszystko dlatego, że zatrzymanie podwładnych w przedsiębiorstwie na dłużej jest o wiele tańsze od ciągłego zatrudniania nowych osób. Jak pokazuje artykuł opublikowany na łamach portalu CBS MoneyWatch, średni koszt zastąpienia podwładnego to 16–20% jego wynagrodzenia. Raport Great Digital i Hudson prezentuje jeszcze bardziej szokujące dane. Koszt zrekrutowania nowego managera może wynieść aż 213% jego pensji.

To jednak nie wszystko. Duża rotacja wpływa też negatywnie na produktywność i płynność funkcjonowania firmy, ponieważ nowo zatrudnione osoby początkowo nie są odpowiednio wydajne. Według UrbanBound taki stan rzeczy prowadzi do tego, że przedsiębiorstwo traci 1–2,5% przychodów. Zainwestowanie w efektywny onboarding zmniejsza ryzyko takiej sytuacji.

Chcesz się dowiedzieć, ile może  kosztować onboarding HCM Deck w Twojej firmie? Skontaktuj się z nami.

Jak długi powinien być onboarding?

Trudno jednoznacznie stwierdzić, ile powinien trwać proces onboardingu, ponieważ zależy to od danego przedsiębiorstwa, stanowiska pracy, kultury organizacyjnej, a także obowiązków nowego pracownika. Można stwierdzić, że onboarding trwa średnio 2–3 miesiące, zdarza się jednak, że proces ten zajmuje tylko miesiąc albo trwa 6–8 miesięcy

Onboarding rozpoczyna się już pod koniec rozmowy rekrutacyjnej, gdy rekruter lub manager opowiada kandydatowi o firmie, jej klimacie organizacyjnym, misji, wizji, celach i strategii, a także o kulturze pracy. Rekruter powinien w skrócie opowiedzieć nie tylko o codziennych zadaniach pracownika, lecz również o strukturze organizacyjnej oraz komunikacji w przedsiębiorstwie. Następne etapy onboardingu to czas przed rozpoczęciem pracy, czyli okres, gdy nowo zatrudniona osoba zdobywa informacje o firmie, bierze udział w badaniach lekarskich i podpisuje umowę. 

Następnie rozpoczyna się etap właściwy, w którym pracownik szkoli się, uczy i rozwija, bierze udział w szkoleniach i warsztatach, poznaje miejsce pracy, swoich współpracowników oraz otrzymuje wsparcie od mentora. 

Ostatnim etapem onboardingu jest ocena całego procesu, przeprowadzona np. za pomocą ankiety i ewaluacja. Warto zaznaczyć, że proces onboardingu nie może być za krótki, ponieważ nowy podwładny nie powinien otrzymywać zbyt dużej ilości informacji ani mieć na głowie ogromu obowiązków. Konieczne jest stopniowe wprowadzanie nowych zadań, aby pracownik nie czuł się przytłoczony, tylko zaopiekowany. 

Należy pamiętać, że to, po jakim czasie podwładny zacznie czuć się zupełnie swobodnie na danym stanowisku, zależy w dużej mierze nie tylko od onboardingu, lecz także od osobowości danej jednostki. Przygotowując proces onboardingu, należy więc mieć na uwadze zmienne indywidualne. 

Jak zakończyć proces onboardingowy?

Onboarding jest jednym z ważniejszych procesów w firmie, a znaczenie ma nie tylko jego przebieg, lecz także zwieńczenie. Ostatni etap stanowi przeprowadzenie ewaluacji, czyli sprawdzenie, w jakim stopniu podjęte przez przedsiębiorstwo działania umożliwiły pracownikowi efektywną adaptację. Po zakończeniu wszystkich szkoleń warto przekazać podwładnym ankiety i dokładnie je przeanalizować. 

Drugim ważnym elementem jest ocena nowo zatrudnionej osoby, np. na podstawie oceny pracowniczej. Dzięki takiej okresowej ocenie manager śledzi postępy pracownika od momentu zatrudnienia aż do końca procesu onboardingu. Dodatkowo podwładny sam może ocenić siebie, swoje kompetencje i nowe umiejętności, które zdobył w procesie adaptacji.

W kontekście onboardingu szczególne znaczenie mają wszystkie informacje zwrotne od pracownika do pracodawcy dotyczące tego, jak przebiegał cały proces. Nowo zatrudniona osoba może też jasno określić niedociągnięcia aktualnego procesu onboardingu, a także stwierdzić, czy chce pozostać w firmie oraz czy jest zadowolona z tego miejsca zatrudnienia. Aby możliwe stało się wprowadzenie zmian, konieczna będzie dokładna analiza wszystkich danych z ankiet

Jak przeprowadzić onboarding zdalnie?

Praca zdalna nieprzerwanie zdobywa coraz większą popularność. Badania przeprowadzone przez firmę Michael Page, wykazują, że aż 60% polskich pracowników i aż 69% menedżerów, deklaruje, że ma możliwość wykonywania swoich obowiązków za jej pośrednictwem. Trzeba przy tym pamiętać, że zdarzają się też sytuacja kryzysowe (jak przy ostatnim globalnym zagrożeniu epidemiologicznym), gdy praca zdalna staje się koniecznością dla całych działów i, jak wiemy, wymaga skoordynowania. Jak przeprowadzić onboarding z pracownikiem w takich warunkach?

Dobrze przeprowadzony onboarding zdalny nie obędzie się bez korzystania z nowych technologii i z przynajmniej częściowej, szczególnie w przypadku większych organizacji, automatyzacji procesu.

Onboarding zdalny standardowo powinien składać się z tych samych elementów, co stacjonarny. Niemniej jego forma musi być dostosowana do bezpiecznego opublikowania i odtwarzania online.

Wiedzę, wcześniej przygotowaną, można zaimplementować na dedykowanej platformie dla pracowników. Nie muszą na niej znaleźć się suche dokument. Zdecydowanie lepiej postawić na multimedialne e-learningi (które dodatkowo można genialnie gamifikować) – graficznie atrakcyjne, czytane przez lektora, z atrakcyjnymi materiałami wideo. Dobra platforma powinna posiadać też funkcje umożliwiające robienie:

  • testów – co daje możliwość zautomatyzowanego sprawdzenie zdobytej wiedzy oraz raportowania postępów procesu,
  • oraz ankiet – pozwalających na badania typu pulse check i całościową ocenę procesu onboardingowego przez użytkownika. 

Platformy tego typu mają ponadto tę zaletę, że umożliwiają kontrolę całego procesu wybranym menedżerom, jak i pracownikom działów HR w niemal najmniejszym stopniu (oraz jego raportowania). W ten sposób dają one możliwość reagowania jeszcze w trakcie onboardingu, kiedy np. odbywa się on za wolno lub jest zagrożony z innego powodu.

Są także informacje, do których pracownik, szczególnie nowy, zawsze powinien mieć dostęp (procedury firmowe, materiały poszkoleniowe, aktualna oferta, opisy produktowe, Q&A itp.). Można je osadzić na platformie w postaci bazy wiedzy, do której członkowie firmy zawsze mają dostęp.

Onboardingowany pracownik zdalny także powinien mieć osobę (menadżera, opiekuna, buddy’ego), do którego zawsze może się zgłosić z pytaniami i który będzie monitorować proces jego wdrażania. Niestety rzadko kiedy opiekun lub menedżer może natychmiast odpowiadać nowemu pracownikowi na jego pytania. Z tego powodu skoncentrowaniu się na rozmowach telefonicznych może zaowocować tym, że opiekun zmuszony będzie odrzucać połączenia przychodzące od nowego pracownika, co zaowocuje jego frustracją. Znacznie praktyczniejsze są firmowe komunikatory, na których dodatkowo każdy może ustawić status opisujący, czy jest teraz na spotkaniu, posiłku, czy musi się skupić bądź nad pilnym zadaniem czy jest dostępny. Dzięki temu zarówno nowy pracownik, jak i jego opiekun mają świadomość, kiedy najłatwiej mogą się szybko ze sobą skomunikować.

Pytania zadawane przez nowych pracowników warto zachować. Pozwolą one nie tylko ulepszyć proces onboardingowy, ale też te najczęściej pojawiające się można zebrać w postaci publikacji typu Q&A, a następnie publikować i aktualizować ją w firmowej bazie wiedzy. Odciąży to w przyszłości opiekunów od odpowiadania wciąż na te same pytania.

Komunikator firmowy, szczególnie umożliwiający konwersacje grupowe, daje także możliwość zapoznania się nowego pracownika zdalnego z resztą zespołu. Do tej funkcji świetnie się też sprawdza forum firmowe (które w nowoczesnym kształcie może swoim wyglądem przypominać popularne portale społecznościowe) i wideokonferencje.

Nie wszystkie szkolenia trzeba też przeprowadzać w formie e-learningów (choć przy dużej ilości pracowników jest to z pewnością wygodniejsze, tańsze i bardziej efektywne). Niektóre, też te związane z poznawaniem innych działów firmowych, podczas których chcemy przedstawić nowemu pracowników innych kolegów z firmy, mogą zostać przeprowadzone w formie wideokonferencji. Należy pamiętać wybierając dostawcę oprogramowania do ich przeprowadzania, że powinien on umożliwić otwieranie je na jak najliczniejszych typach urządzeń – komputerach, tabletach, smartfonach – z założeniem, że mogą one mieć np. różne systemy operacyjne. Zdecydowanie wygrywają tu usługodawcy z rozwiązaniami SaaS-owymi, które można uruchamiać z poziomu przeglądarki. Inną nader istotną funkcją jest współdzielenie ekranu, dzięki któremu pracownicy mogą pokazywać ekrany swoich komputerów. Dobrymi rozwiązaniami są programy Zoom i Hanghout (ten pierwszy jest obecnie zdecydowanie mniej zawodny).

Do szkoleń z trenerem, szczególnie tych, w których bierze udział większa ilość osób, dobrze wykorzystać platformy webinarowe. Trzeba ponownie pamiętać, że kryterium wyboru odpowiedniego usługodawcy powinno się opierać na możliwości otworzenia ich na jak najliczniejszych typach urządzeń. Najpopularniejszymi obecnie dostawcami tej usługi jest Livestorm i Clickmeeting.

Choć onboarding zdalny początkowo może wydawać się wyzwaniem, to jego elementy można także z powodzeniem i korzyścią dla firmy wykorzystać także podczas onoboardingu stacjonarnego.

***

Mało? Chcesz wiedzieć jeszcze więcej o onboardingu? Pobierz nasze kompendium Onboarding pracownika. Wszystko, co powinieneś wiedzieć i o co chciałbyś zapytać.