O czym pamiętać tworząc szablon wdrożenia, czyli jakie elementy powinna zawierać efektywna checklista onboardingowa?

Checklistę onboardingową można porównać do tutorialu, który krok po kroku wprowadza użytkownika w nową rzeczywistość, pozwalając płynnie wejść do gry. Jasno określone kroki dają newbiemu poczucie kontroli nad procesem, a w przypadku pytań, zawsze wie, do kogo się zwrócić. Jak więc stworzyć checklistę, która będzie działać sprawnie i intuicyjnie? Oto kluczowe elementy, które powinna zawierać dobrze skonstruowana checklista wdrożenia pracowników.

Czym jest checklista onboardingowa i czy w ogóle jest potrzebna w procesie onboardingu?

Lista kontrolna wdrożenia to w istocie narzędzie strategiczne, które systematyzuje proces onboardingu. Nie tylko usprawnia wprowadzanie nowych pracowników w procesy firmowe, ale także pozwala monitorować postępy w pierwszych miesiącach pracy. Szablon checklist onboardingowych może przybierać różnorodne formy – od dokumentów tekstowych po cyfrowe rozwiązania dostępne na platformach rozwojowych. Taka lista kontrolna wdrożenia może być zaprezentowana jako tabela, arkusz kalkulacyjny lub interaktywna lista zadań, którą nowy pracownik odznacza po wykonaniu kolejnych kroków.

Przykładem dobrej zmiany w obszarze wdrożenia pracowników może być sieć Leroy Merlin Polska. Przed uruchomieniem platformy HCM Deck zbiory dokumentów onboardingowych przypominały obszerną książkę z dużą ilością informacji oraz długą listą zadań do zrealizowania. Automatyzacja procesów onboardingowych znacznie zwiększyła przyswajalność ważnych informacji i efektywność nowych pracowników, co w ciągu pierwszego roku zmniejszyło rotację osób zatrudnionych krócej niż rok o 9%.

Nowe obowiązki zawodowe mogą być trudniejsze do opanowania, niż może się wydawać

Potrzeba standaryzacji i wprowadzenia szablonu listy kontrolnej w firmach staje się coraz bardziej oczywista w miarę postępu digitalizacji środowiska organizacyjnego. Według najnowszych statystyk dotyczących onboardingu nadmiar informacji stanowi istotne wyzwanie w integracji nowego pracownika. Aż 81% osób przyznaje, że ich organizacje korzystają z co najmniej sześciu różnych aplikacji i narzędzi cyfrowych, a 33% używa ich nawet 11 lub więcej. W rezultacie 42% ankietowanych zgadza się, że informacje, dokumenty i formularze są rozproszone w zbyt wielu miejscach. Dodatkowo brak wyraźnego przywództwa czy mentoringu pogłębia te trudności, a 38% nowych pracowników przyznaje, że czuje się zagubionych i nie wie, do kogo zwrócić się po odpowiedzi. Dlatego tak istotne jest, aby nie tylko pierwszy dzień pracy, ale także kolejne tygodnie były starannie zaplanowane, umożliwiając zapoznanie nowego pracownika z najważniejszymi informacjami w logicznej i uporządkowanej formie.

Praktyczne wskazówki dotyczące pracy praktyka L&D co miesiąc w Twojej skrzynce. 

Zapisz się do newslettera

Zarządzanie procesem wdrażania – Jak przygotować szablon wdrożenia nowego pracownika, który ustandaryzuje onboarding?

Przygotowanie planu wdrożenia pozwala ustandaryzować cały proces. Dzięki temu zespół HR może pomóc nowym pracownikom przechodzić przez starannie zaplanowane etapy, w których każda informacja jest przekazywana we właściwym czasie. Dlatego przygotowanie planu wdrożenia staje się istotne już na etapie rekrutacji nowego pracownika, gwarantując efektywne i harmonijne wprowadzenie do firmy.

Onboarding krok 1. – co zawiera checklista standaryzująca proces wdrożenia?

Dbałość o detale sprawia, że żaden istotny element nie zostanie pominięty. To właśnie drobne aspekty, w tym programy orientacyjne i szkoleniowe, często decydują o pozytywnym doświadczeniu nowego pracownika i kształtują jego pierwsze wrażenie o firmie. Kluczowe jest, aby onboarding składał się z elementów takich jak lista zadań do wykonania (CO), harmonogram realizacji (KIEDY) oraz przypisanie odpowiedzialności poszczególnym osobom (KTO).

CO – jakie zadania i procesy firmowe powinien obejmować zoptymalizowany proces wdrażania?

Proces onboardingu nowego pracownika warto oprzeć na sprawdzonej koncepcji 4C, która obejmuje cztery obszary:

• Compliance – zapewnienie, że wdrożenie nowego pracownika jest zgodne z dokumentacją, przepisami i procedurami.
• Clarification – szkolenia informacyjne i jasne wyjaśnienie roli, oczekiwań oraz obowiązków nowego pracownika.
• Culture – przedstawienie newbiemu zasad kultury organizacyjnej oraz wartości firmy.
• Connection – wsparcie nowego pracownika w budowaniu relacji interpersonalnych m.in. poprzez integrację podczas wspólnych spotkań zespołowych.

Zastosowanie zarówno kluczowych etapów, jak i podejścia 4C, zapewnia solidne podstawy do płynnego rozpoczęcia pracy oraz szybkiej adaptacji pracownika w firmie. Koncepcję 4C szerzej omówiliśmy w artykule: Onboarding – wszystko, co chciałbyś wiedzieć

KIEDY – jaki okres powinna obejmować checklista wdrożenia pracowników?

Każdy kolejny krok wprowadzania nowych pracowników powinien być zaplanowany tak, aby przebiegał stopniowo, pozwalając na płynne wprowadzenie w nowe obowiązki i wewnętrzne procedury bez zbędnego stresu. Kluczowe jest podzielenie 90-dniowego planu na etapy, takie jak preonboarding (preboarding), pierwszy dzień pracy oraz kamienie milowe przypadające na 30., 60. i 90. dzień. Tworzenie szablonu listy kontrolnej rozłożonej w czasie pozwala spojrzeć na proces wdrożenia nowych pracowników z szerszej perspektywy. Dzięki temu można zidentyfikować kluczowe etapy, takie jak zadania przed rozpoczęciem pracy, przygotowanie stanowiska pracy czy efektywna komunikacja z nowym pracownikiem, i upewnić się, że są one realizowane skutecznie i w odpowiedniej kolejności.

KTO – jakie osoby powinny być zaangażowanie we wprowadzenie do firmy i wdrożenie nowej osoby?

Checklista wdrożenia pracowników powinna zawierać jasne przypisanie odpowiedzialności za poszczególne zadania do odpowiednich osób. Przydzielanie opiekuna nowozatrudnionej osobie nie tylko ułatwia jej integrację, ale także zwiększa poczucie bezpieczeństwa psychologicznego, przez co wzbogaca pozytywne doświadczenie nowego pracownika. Wprowadzenie szablonu checklisty onboardingowej eliminuje różnice w sposobie przeprowadzania wdrożenia przez różne osoby, zapewniając spójność i umożliwiając wszystkim zaangażowanym działanie według tych samych wytycznych.

Kluczowe role w tym procesie to m.in.:

• Hiring Manager, który koordynuje proces onboardingu nowego pracownika.
• Buddy gwarantujący wsparcie lub mentoring.
• Specjalista z działu kadr i płac odpowiedzialny za szkolenia informacyjne i dokumenty HR.
• Administrator IT, który dba o to, by pracownik miał dostęp do niezbędnych narzędzi i systemów.

Jak przeprowadzić onboarding? Upewnij się, że twoja lista wdrożenia nowego pracownika uwzględnia takie elementy jak:

Preboarding: welcome pack i dopięcie wszystkiego, zanim nowa osoba pojawi się w firmie

• Ustal datę rozpoczęcia pracy i poinformuj o niej wszystkie zainteresowane działy, aby zapewnić niezbędne dokumenty HR i płynne zatrudnienie nowego pracownika.
• Przekaż agendę pierwszego dnia pracy z wyprzedzeniem. Informacja o tym, jak będzie wyglądał pierwszy dzień, zmniejsza niepewność i pomoże newbiemu lepiej się przygotować.
• Przydzielanie opiekuna przez Hiring Managera. Wyznaczenie Buddy’ego, który zadba o komfort nowego pracownika podczas procesu wdrożenia.
• Sprawdź, czy przygotowane stanowisko pracy będzie kompletne i gotowe na przybycie nowego pracownika. Zadbaj o przygotowanie sprzętu firmowego oraz aspekty techniczne, takie jak loginy do systemów, e-mail oraz dostęp do VPN.
• Powiadom zespół o przybyciu nowego pracownika i zapewnij dostępność osób sprawujących mentoring w kluczowych dniach, aby ułatwić integrację zespołu.
• Przekaż materiały wdrożeniowe, np. na platformie rozwojowej. Gdy nowy pracownik zapoznaje się z informacjami na temat firmy, zanim pojawi się pierwszy raz w pracy, odczuwa mniejszy stres związany ze zmianą.
• Zorganizuj i wyślij welcome pack, który może zawierać firmowe gadżety, informatory oraz materiały edukacyjne. Welcome pack wzmocni pierwsze wrażenie i pozytywne doświadczenie nowego pracownika. Ustaw zautomatyzowane wiadomości powitalne w firmowych systemach.

Pamiętaj, że to jedynie przykładowe punkty, jakie może mieć checklista wdrożenia pracowników. Jeżeli chcesz usystematyzować onboarding nowego pracownika w swojej firmie, możesz skorzystać z zestawu gotowych szablonów onboardingowych od HCM Deck do pobrania.

Pobierz

Działania na pierwszy dzień pracy: Buddy, dostęp do technologii i poznanie firmy

• Zadbaj o komfort nowego pracownika. Upewnij się, że pierwszego dnia bez problemu dostanie się do biura. Na przykład poprzez wprowadzenie do firmy przez innego pracownika lub zapewnienie karty wstępu. Zadbaj również o ciepłe powitanie przez Buddy’ego lub przełożonego, dzięki któremu nowy pracownik poczuje się mile widziany.
• Ułatw nowemu pracownikowi zapoznanie się z zespołem i firmą, organizując wirtualne spotkania z kluczowymi osobami.
• Przeprowadź szkolenie informacyjne z zakresu polityki bezpieczeństwa danych i regulacji prawnych.
• Przygotowanie miejsca pracy to także przedstawienie newbiemu narzędzi pracy i aplikacji, takich jak system CRM, wewnętrzne systemy czy komunikatory (np. Teams, Slack).
• Upewnij się, że nowo zatrudniona osoba ma dostęp do bazy wiedzy, e-learningu i materiałów wdrożeniowych, w tym informacji o wizji, misji, wartościach firmy, strukturze organizacyjnej oraz zasadach współpracy.
• Zaprezentuj harmonogram wdrożenia oraz obowiązki nowego pracownika, aby mógł odpowiednio przygotować się do kolejnych etapów onboardingu.

Pierwszy miesiąc pracy: Budowanie fundamentów, przekazywanie wiedzy i stały feedback

• Monitoruj czy proces onboardingu nowego pracownika przebiega zgodnie z zamysłem i listą kontrolną wdrożenia – aktualizuj założenia i przeprowadzaj ewaluację onboardingu, jeżeli sytuacja tego wymaga.
• Planowanie cotygodniowych spotkań z przełożonym, aby omówić aktualne działania. Feedback z regularnych spotkań pomoże ustalić kolejne kroki w procesie onboardingu.
• Przygotowanie planu wdrożenia na kolejne miesiące. Określenie celów długoterminowych i zadań, które pozwolą na stopniowe zwiększanie odpowiedzialności w adaptacji pracownika oraz szkoleń on the job.
• Wspieranie integracji zespołu, poprzez zapraszanie udziału w projektach oraz wydarzeniach firmowych.
• Zachęcanie do udziału w spotkaniach 1:1 z członkami zespołu, aby pomóc nowym pracownikom nawiązać relacje i przekazywać wzajemny feedback.
• Stwórz ankietę adaptacji, w której newbie może podzielić się swoimi doświadczeniami związanymi z procesem wdrożenia.

30-60 dni: Utrwalanie wiedzy i budowanie relacji interpersonalnych

• Checklista wdrożenia pracowników na tym etapie może obejmować regularne przeglądanie działań z przełożonym, aby na bieżąco dostosowywać cele i zadania onboardingu.
• Pełne włączenie nowej osoby do zespołowych projektów, co pomoże mu lepiej zrozumieć dynamikę pracy w firmie i wspiera adaptację pracownika.
• Zapewnienie możliwości uczestnictwa w bardziej zaawansowanych szkoleniach, aby rozwijać umiejętności zawodowe i zapewnić nowym pracownikom niezbędne wsparcie rozwojowe.
• Proces onboardingu nowego pracownika, to także utrzymywanie bieżących konsultacji i check-inów z buddym oraz w ramach mentoringu. Upewnij się, że lista kontrolna wdrożenia uwzględnia ten element.
• Sprawdzanie i weryfikowanie wiedzy, np. przez testy i monitoring postępów na platformie rozwojowej.

Pierwszy kwartał: Skuteczny onboarding to przygotowanie do samodzielności

• Przeprowadzenie pełnej oceny 90-dniowej, analizując wyniki, postępy w projektach oraz adaptację pracownika w firmie.
• Analiza integracji nowego pracownika z zespołem i kulturą organizacyjną, aby dostosować strategię wdrażania pracowników w przyszłości.
• Zbieranie feedbacku na temat postępów nowego pracownika, w tym przeprowadzanie ankiet satysfakcji po 6 i 12 tygodniach.
• Podjęcie decyzji o przedłużeniu lub nieprzedłużeniu umowy na określony czas przed końcem wdrożenia pracownika i odpowiednia komunikacja tej decyzji.

Czy ujednolicony proces wdrożenia oparty o listę kontrolną rzeczywiście wspiera onboarding pracownika?

Przykładem efektywnego zastosowania zautomatyzowanego procesu onboardingu jest firma CRIDO, która wykorzystała platformę HCM Deck do usprawnienia wdrażania nowych pracowników. Uruchomiono zdalny onboarding, czyli uniwersalny, 90-dniowy program dostępny dla każdego newbiego, niezależnie od stanowiska czy terminu dołączenia do firmy. Platforma rozwojowa umożliwiła CRIDO prezentację materiałów w angażujący sposób: poprzez zadania wprowadzające, filmy wideo, dokumenty PDF oraz krótkie testy sprawdzające wiedzę. 

Dzięki temu nowi pracownicy mogą samodzielnie i w swoim tempie poznawać firmę, jej systemy i procedury. Przygotowanie planu wdrożenia i automatyzacja sprawiają, że nowe osoby szybciej stają się samodzielne, co zmniejsza liczbę pytań zadawanych starszym pracownikom, a proces onboardingu przebiega bardziej efektywnie. Dzięki platformie każdy nowy członek zespołu może od razu poczuć się częścią organizacji, mając dostęp do bazy wiedzy, dokumentacji, wszystkich niezbędnych informacji i narzędzi. CRIDO zauważyło również wzrost satysfakcji pracowników oraz większe zaangażowanie w proces wdrożenia, co przekłada się na szybszą adaptację i efektywność w pierwszych miesiącach pracy.

Zobacz, jak wygląda od środka HCM Deck. Platforma rozwojowa, z którą udostępnisz rozbudowane programy rozwojowe, i która pomoże Ci je promować, aby docierać do tysięcy pracowników. 

Zobacz demo