Digitalizacja onboardingu – 5 kroków, dzięki którym unikniesz błędów

Organizacje nadają digitalizacji najważniejszych procesów coraz wyższy priorytet. Zatem przeniesienie ich do przestrzeni cyfrowej jest nieuchronne. Z naszego doświadczenia w obszarze L&D na pierwszy ogień zazwyczaj idzie onboarding. Trudno się dziwić – to proces, który ma niemałe znaczenie zarówno dla sprawności operacyjnej firmy, jak i dla samego pracownika.  Jak sprawić, aby digitalizacja onboardingu była płynna i przynosiła korzyści dla organizacji? Oto kluczowe informacje z naszego doświadczenia w pigułce.

Wartość dodana

Badania Aberdeen Group wykazują, że 62% osób, które przeszły odpowiednio zaprojektowany proces onboardingu, osiąga najbardziej optymalną efektywność w ciągu pierwszego roku pracy w danej firmie. W grupie pracowników, którym nie zapewniono profesjonalnego procesu wdrożenia, odsetek ten wynosi jedynie 17%. 

Mamy zatem wiele do stracenia, jeśli zdigitalizowany onboarding nie będzie przynajmniej równie dobry, co poprzedni/e proces/y offline. Co ciekawe odpowiednią transformacją nie tylko unikniemy pułapek, ale wzmocnimy wskaźniki biznesowe i doświadczenie pracownika. Wszystko za sprawą standaryzacji procesu w całej organizacji, której nie sposób osiągnąć przeprowadzając go stacjonarnie.

Uspójnienie onboardingu może prowadzić do zwiększenia produktywności o nawet 50% według badań UrbanBound.

Kluczem jest odpowiednie przygotowanie. Czas obeznania warto podzielić na pięć etapów.

Etap 1. – Zweryfikowanie aktualnego sposobu wdrażania pracowników

Musimy wiedzieć, co działa, a co nie do końca się sprawdza w dotychczasowym onboardingu, zidentyfikować jego mocne i słabe strony. Dobrą praktyką będzie przeprowadzenie audytu wszystkich procesów wdrożenia wykorzystywanych w organizacji. Źródłem wiedzy będą tu managerowie regionalni, a jeśli jest taka możliwość, warto dotrzeć bezpośrednio do pracowników. 

To właśnie pracownicy są najlepszym źródłem informacji na temat tego, co było mocną, a co słabą stroną onboardingu. Jakie informacje lub działania były wartościowe, a czego zabrakło w pierwszych miesiącach ich pracy. Tutaj kluczowe są dane i opinie zebrane w cyklicznych badaniach satysfakcji czy ankietach poonboardingowych i offboardingowych. Jeżeli dotychczas Twoja organizacja nie zbierała takich danych, wówczas można przeprowadzić dedykowane badanie pod tym kątem lub przeanalizować i wyciągnąć wnioski z innych wskaźników organizacyjnych. Takim dodatkowym źródłem wiedzy może być np. poziom ukończenia szkoleń i kursów (jeżeli możesz uzyskać takie dane np. z rozsianych wcześniej po organizacji narzędzi), ocena obecnej długości procesu onboardingu w przełożeniu na czas osiągnięcia optymalnej efektywności lub porównanie wskaźników zaangażowania pracowników o różnym stażu pracy.

Po tym etapie powinno stać się jasne co warto powtórzyć, a czego nie powielać w uspójnionym procesie onboardingowym. Te elementy wraz z wiedzą, postawami, umiejętnością i kulturą, które chcesz przekazać pracownikom będą fundamentem Twojego organizacyjnego procesu.

Etap 2. – Wprowadzenie jednej platformy

Jeżeli jeszcze nie dysponujesz jednym rozwiązaniem technologicznym, które może być wykorzystywane w całej organizacji, to jest moment na rozpoczęcie poszukiwań. Zebrane wcześniej potrzeby pracowników w zakresie dobrych aspektów onboardingu posłużą Ci za wskazówkę do wytyczenia wymagań funkcjonalnych. Pamiętaj jednak, aby myśleć o innych procesach rozwoju niż sam onboarding w firmie. Od niego rozwój powinien dopiero się zaczynać.

Dowiedz się więcej o tym, jak wybrać platformę rozwojową dla Twojej organizacji.

Pobierz przewodnik

Jeśli onboarding jest pierwszym procesem L&D, który będziesz digitalizować za pomocą jednego rozwiązania polecamy razem z dostawcą zaplanować i rozpisać poszczególne etapy wprowadzenia platformy rozwojowej do procesu onboardingu w firmie. Taki plan działania pozwoli sprawnie realizować kroki, ustalić mierniki, po których można oszacować, czy proces digitalowego onboardingu spełnia oczekiwania oraz określić czas niezbędny do przeprowadzenia wdrożenia.

Etap 3. – Cyfryzacja materiałów

Następnie należy przeprowadzić kontrolę jakości materiałów wykorzystywanych do tej pory w onboardingu. Na ich podstawie będzie można przygotować atrakcyjne i praktyczne treści oraz zadania na platformie. Mowa tu m.in. o dokumentach, które zasilą bazę wiedzy, ankietach i testach oraz dobrych praktykach, wykorzystywanych dotychczas na stanowiskach. Ważne, aby w tym etapie brali udział trenerzy regionalni, którzy pomogą przekształcać treści na formę digitalową. Dodatkowe materiały mogą być tworzone również przez managerów sklepów oraz innych pracowników.

Ten etap może wydawać się najtrudniejszy ze względu na konieczność zaangażowania wielu ekspertów wewnętrznych. Ich zaangażowanie może Cię jednak zaskoczyć – przekształcenie materiałów własnego autorstwa traktują często jako kreatywne wyzwanie, które dodatkowo wzmacnia chęć dzielenia się wiedzą.

Etap 4. – Automatyzacja

Kolejny krok to zaplanowanie sekwencji działań dla onboardingu konkretnych stanowisk. Szyte na miarę dużych organizacji rozwiązanie pozwoli tworzyć zautomatyzowane programy i ścieżki edukacyjne, w których pracownik zapoznaje się z kolejnymi treściami w zaplanowanej kolejności. Każde stanowisko może mieć rozpisaną indywidualną drogę onboardingu, w której zaliczenie testu wiedzy z danego modułu odkrywa przed pracownikiem dalsze etapy nauki. Choć z pozoru może to wydawać się żmudną pracą, w rzeczywistości raz zaprojektowana ścieżka może być stale optymalizowana i powielana wśród nowych pracowników.

Etap 5. – Optymalizacja

Etapem, który kończy wdrożenie platformy rozwojowej w proces onboardingu, jest przeprowadzenie testów wśród pracowników i wprowadzenie usprawnień w oparciu o zebrane informacje zwrotne. To również czas, w którym możemy zweryfikować, czy udało się osiągnąć wcześniej ustalone wskaźniki na oczekiwanym poziomie. Dashboard pozwala na bieżąco monitorować przeprowadzane wdrożenia oraz porównywać ich jakość między poszczególnymi lokalizacjami. Dzięki temu organizacja uzyskuje większą kontrolę nad procesem onboardingowym i może łatwiej nimi zarządzać. Tak wygląda to w platformie HCM Deck:

Podsumowanie

Digitalizacja onboardingu w złożonej organizacji to zadanie obciążone sporą presją. Oczekiwania firmy i (nowych) pracowników w tej kwestii potrafią być bardzo wysokie. Co więcej, każdy z powyższych etapów jest złożony i wymaga skutecznego zaangażowania innych osób w organizacji. Jednak z pomocą otwarcie komunikującego się zespołu skoncentrowanego na skutecznej realizacji każdego z kroków zauważysz (i będziesz skutecznie mierzyć) efekty w postaci zwiększonej produktywności i większej satysfakcji nowego pracownika.

Zobacz, jakie możliwości w zakresie digitalowego onboardingu daje HCM Deck.

Dowiedz się więcej