Prosty język w L&D

Zdarza się, że w kulturze korporacyjnej używa się skomplikowanego języka, ponieważ wydaje się, że stosowanie złożonej składni i wyszukanych terminów podnosi prestiż organizacji i buduje wizerunek profesjonalizmu. Jednak coraz więcej organizacji dostrzega, że używanie niezrozumiałego dla odbiorcy języka stwarza bariery komunikacyjne, co ma negatywny wpływ na osiąganie celów biznesowych także w L&D. Nawet najlepszy pod względem merytorycznym kurs online, nie zostanie dobrze przyjęty przez pracowników, jeśli użyto w nim niezrozumiałego języka.

Użycie prostego języka w organizacjach w Polsce

Biznesową wartość prostego języka doceniają największe firmy na polskim rynku, poważne inwestując w jego popularyzację. PZU powołało Biuro Prostego Języka, które udostępniło „Encyklopedię Prostej Polszczyzny”, mBank już w 2014 wprowadził mKanon, czyli zbiór zasad prostej komunikacji, BNP Paribas upraszcza swoje teksty, tak aby były krótsze nawet o 40%, a PKP Intercity jako pierwszy w Polsce przewoźnik wprowadził zasady prostego języka i otrzymał certyfikat „Językowego Znaku Jakości” Fundacji Języka Polskiego.

Czym jest prosty język?

To standard językowy, który zakłada, że treść powinna być zrozumiała, praktyczna i szybka w odbiorze (za Robert Leon Cooper (1989). Language Planning and Social Change).

Zasady prostego języka

Zobacz najważniejsze zasady prostego języka. Więcej przykładów znajdziesz np. na rządowej stronie związanej z prostym językiem. 

1. Unikaj skomplikowanych terminów

   • Zasada: Zamiast używać specjalistycznych terminów, użyj prostego słownictwa, które jest zrozumiałe dla każdego pracownika.
   • Przykład: Zamiast: „Implementacja procesów ergonomicznych”. Użyj: „Wprowadzenie wygodnych dla pracowników zmian w pracy”.

2. Stosuj krótkie i zwięzłe zdania

   • Zasada: Formułuj krótkie zdania, które są łatwe do przyswojenia i zapamiętania.
   • Przykład: Zamiast: „W wyniku kompleksowych analiz przeprowadzonych w trakcie ostatniego kwartału, doszliśmy do wniosku, że….” Użyj: „Analizując ostatni kwartał, stwierdziliśmy, że…”

3. Dostosuj poziom języka do odbiorcy

   • Zasada: Rozpoznaj poziom wiedzy i doświadczenia pracowników, dostosowując język do ich potrzeb.
   • Przykład: Użyj prostego języka podczas szkoleń dla nowych pracowników, unikając specjalistycznych terminów.

4. Używaj konkretnych przykładów

   • Zasada: Ilustruj abstrakcyjne pojęcia konkretnymi przykładami, aby ułatwić zrozumienie.
   • Przykład: Podczas szkolenia z zarządzania czasem, przedstaw konkretną sytuację, w której efektywne zarządzanie czasem przyniosło korzyści.

5. Podkreśl najważniejsze informacje

   • Zasada: Wyróżnij kluczowe punkty, aby uczestnicy mogli łatwiej zidentyfikować istotne treści.
   • Przykład: „Najważniejsze kroki w procesie rekrutacji”– nagłówek, pod którym znajdują się najważniejsze informacje dotyczące procesu rekrutacji.

6. Sprawdzaj zrozumienie

   • Zasada: Regularnie sprawdzaj, czy uczestnicy zrozumieli przekazywane treści, zadając pytania kontrolne lub proponując quizy.
   • Przykład: Po zakończeniu szkolenia poproś uczestników o podsumowanie najważniejszych punktów, aby upewnić się, że zrozumieli materiał.

7. Zachowaj spójność

   • Zasada: Utrzymuj spójność w użyciu języka i formy komunikacji, aby uniknąć niejasności.
   • Przykład: Wszystkie materiały szkoleniowe powinny być pisane w tym samym stylu i tonie.

8. Użyj języka obrazów

   • Zasada: Wykorzystaj grafiki, diagramy i inne narzędzia wizualne, aby ułatwić zrozumienie przekazywanych treści.
   • Przykład: Zamiast długiego opisu procesu, przedstaw go za pomocą schematu lub infografiki.

Przykłady prostego języka w treściach L&D

Aby pomóc ci zrozumieć jak działają zasady w praktyce, przygotowaliśmy kilkanaście przykładowych tekstów w wersji przed i po zastosowaniu zasad prostego języka. 

Zamiast: Implementacja strategii rozwoju kompetencji.

Użyj: Rozwijanie umiejętności, które pomagają w codziennej pracy.

Zamiast: Ewaluacja skuteczności kształcenia.

Użyj: Sprawdzamy, jak dobrze działało twoje szkolenie.

Zamiast: Wzrost kompetencji menedżerskich.

Użyj: Rozwijanie umiejętności potrzebnych do zarządzania zespołem.

Zamiast: Kształcenie kontekstowe.

Użyj: Szkolenie dostosowane do twoich potrzeb i sytuacji.

Zamiast: Rozwój lidera organizacyjnego.

Użyj: Wsparcie dla osób, które chcą być lepszymi liderami w firmie.

Zamiast: Doskonalenie umiejętności interpersonalnych.

Użyj: Poprawa umiejętności współpracy i komunikacji z innymi.

Zamiast: Optymalizacja procesów operacyjnych.

Użyj: Usprawnianie codziennych działań firmy.

Zamiast: Aktywacja potencjału pracownika.

Użyj: Wykorzystywanie istniejącej wiedzy i talentów każdego pracownika.

Zamiast: Ewaluacja wyników kształcenia online.

Użyj: Ocena efektów szkoleń przeprowadzanych online.

Zamiast: Kreowanie środowiska przyjaznego dla innowacji.

Użyj: Tworzenie miejsca, gdzie pomysły są mile widziane.

Zamiast: Rozwój umiejętności analitycznych.

Użyj: Nauka, jak zrozumieć i interpretować dane.

Zamiast: Wdrażanie nowoczesnych technologii w procesach rekrutacyjnych.

Użyj: Ulepszanie sposobu, w jaki rekrutujemy nowych pracowników.

Oczywiście warto pamiętać, że w zależności od grupy docelowej, używanie żargonu branżowego może ułatwić komunikację, np. pracownicy biurowi, którzy na co dzień używają programów do analizy danych, wiedzą czym jest BI czy Tableau, natomiast dla pracownika, który na co dzień zajmuje się obsługą klienta, te nazwy będą wymagały wyjaśnienia. 

Dlaczego warto stosować prosty język w L&D?

1. Zwiększa rozumienie i przyswajanie wiedzy

   Używanie prostego języka pomaga pracownikom łatwiej zrozumieć przekazywane informacje i szybciej przyswoić nowe umiejętności. Eliminuje bariery związane z trudnymi terminami i skomplikowanymi pojęciami, co prowadzi do efektywniejszego procesu nauki.

2. Poprawia zaangażowanie pracowników

   Klarowna komunikacja zwiększa zaangażowanie pracowników w procesach L&D. Osoby uczące się są bardziej skłonne poświęcić czas na rozwój swoich umiejętności, gdy czują się komfortowo i pewnie w zrozumieniu materiału.

3. Oszczędza czas i skraca proces szkoleniowy

   Użycie prostego języka przyspiesza przyswajanie wiedzy, redukuje potrzebę powtarzania materiału, skraca czas wykonania zadań i zwiększa efektywność szkoleń, co w rezultacie prowadzi do oszczędzania czasu w całym procesie L&D.

W jakich obszarach L&D warto używać prostego języka?

Oto kilka konkretnych materiałów i obszarów, w których warto zastosować prosty język.

• Prezentacje i slajdy szkoleniowe

Klarowne wyjaśnienia, proste grafiki i konkretne przykłady pomagają w przyswajaniu nowej wiedzy.

• Instrukcje i procedury

Jasne i zrozumiałe instrukcje ułatwiają pracownikom wykonywanie zadań bez zbędnych błędów i niejasności.

• Kursy online

W przypadku kursów online użyj prostego języka, aby ułatwić uczestnikom przyswajanie wiedzy zdalnie, bez wsparcia trenera.

• E-booki i podręczniki

Jeśli twoja organizacja wydaje e-booki lub podręczniki, warto pisać je w prostym języku, aby ułatwić pracownikom korzystanie z tych materiałów jako dodatkowego źródła wiedzy.

• Formularze i ankiety

Formularze, ankiety oraz inne dokumenty związane z procesami L&D powinny być sformułowane w prostym języku, ponieważ nie tylko ułatwią wypełnianie, ale mogą też zwiększyć trafność wyników. Gdy wszyscy tak samo rozumieją zadane pytania, zwiększa się szansa, że odpowiedzi w ankietach wyrażają prawdziwe uczucia pracowników.

• Materiały promocyjne

W przypadku promowania programów szkoleniowych warto używać prostego języka w materiałach promocyjnych, takich jak plakaty, ulotki czy broszury, aby przekazać pracownikom istotne informacje o szkoleniach w sposób łatwy do zrozumienia.

• Komunikaty i informacje

Wszelkie komunikaty i informacje przekazywane pracownikom dotyczące procesów L&D, takie jak powiadomienia o nowych szkoleniach czy aktualizacjach w materiałach, powinny być formułowane w prostym języku, aby uniknąć nieporozumień i błędów.

Jak możesz użyć prostego języka w platformie szkoleniowo-rozwojowej?

Jeśli udostępniasz treści rozwojowe za pomocą takiej platformy jak HCM Deck, zadbaj o prosty język także w tym miejscu. 

• Nazwy i opisy szkoleń, kursów, plików, zadań

Krótkie nazwy i precyzyjne opisy pomogą pracownikom w decyzji o tym czy dany obiekt edukacyjny jest dla nich interesujący, a w przypadku obowiązkowych treści pomogą szybciej przyswoić wiedzę lub wykonać zadanie. 

• Nazwa i struktura kategorii edukacyjnych

Prosta i krótka nazwa kategorii pomoże szybciej odnaleźć wybraną tematykę niż dłuższe i bardziej skomplikowane nazwy. Porównaj proste „Obsługa klienta” czy „Efektywna sprzedaż” z „Superbohater sprzedaży”.

• Nazwa i kolejność kafelków 

Krótkie i proste nazwy kafelków pomogą w szybkiej nawigacji, a jeśli najważniejsze elementy umieścisz na górze, zwiększysz szansę, że zostaną zauważone. W duchu prostego języka nazywamy również stałe kafelki „Katalog szkoleń” i „Do zrobienia”.

• Nazwy dashboardów i raportów

Krótkie nazwy pomogą w nawigacji nawet gdy na liście znajdzie się kilkadziesiąt dashboardów. Możesz pomóc sobie znakami interpunkcyjnymi, aby jeszcze bardziej uprościć szukanie. Możesz użyć nawiasu kwadratowego do podkreślenia najważniejszej informacji np. [Onboarding managera] Realizacja programu czy [Wielkopolskie] Realizacja programu „Onboarding managera”. 

Od czego zacząć wdrażanie prostego języka w L&D?

Jeśli nie masz na pokładzie specjalisty od prostego języka, warto zacząć od małych kroków. Pomyśl, który dokument jest najczęściej dzielony z pracownikami i spróbuj go edytować zgodnie z zasadami prostego języka. Możesz też wybrać dokument, do którego pracownicy mają najwięcej pytań, wtedy po uproszczeniu możesz zobaczyć czy pojawia się mniej pytań w tym temacie. Stopniowo coraz więcej treści będzie przystępniejsze dla pracowników, a w ramach tego procesu możesz podzielić się wiedzą na temat prostego języka ze swoimi współpracownikami.

Coraz lepsze L&D w Twojej organizacji. Co miesiąc w skrzynce znajdziesz materiały, które pomogą uprawnić Twoją pracę. 

Zapisz się do newslettera