Joanna Tymczyj
Mówiąc o szkoleniach w firmie, nie możemy pominąć tematu pomiaru ich efektywności. To właśnie informacje, które zbierzemy po działaniach rozwojowych pozwalają określić, czy były one skuteczne i opłacalne. Wciąż popularną metodą zbierania informacji poszkoleniowych od pracowników są ankiety. Nie ma w tym nic dziwnego – ankieta jest wdzięczną formą badania opinii. Z tego powodu specjaliści od L&D muszą być jednocześnie specjalistami od ankiet. Co można zrobić, aby zwiększyć ich response rate?
Czy istnieje idealny response rate?
Już sam wskaźnik udziału w ankiecie poszkoleniowej jest cenną informacją. Niska frekwencja w badaniu może wskazywać, że pracownicy nie widzą swojego realnego wpływu na kształtowanie działań rozwojowych w firmie. Mogą oni również nie dostrzegać sensu i wartości, w wypełnianiu ankiet poszkoleniowych. Wysoki wynik, ten bliski 100%, także może być czerwoną lampką ostrzegawczą. Szczególnie wtedy gdy wyniki ankiet wskazują, że pracownicy nie byli otwarci w swoich odpowiedziach. Może być to bowiem przejawem „zamordyzmu” w kulturze organizacyjnej.
Idealny wskaźnik udziału w ankietach zmienia się ze względu na ilość zatrudnionych pracowników. W firmach od 50 do 500 osób, wynosi około 80-90%. Dla firm zatrudniających od 500 do 1000 pracowników, idealny wskaźnik będzie zawierał się w przedziale 70-80%. Natomiast w firmach powyżej 1000 osób, zadowalającą próbą będzie wynik 65-80%. Trzeba jednak pamiętać, że podane widełki są orientacyjne, a specjaliści L&D powinni zwracać uwagę nie tylko na ilość udzielonych odpowiedzi, ale także na ich jakość.
Nikt nie wypełnia ankiet – gdzie leży przyczyna?
1. Treść i konstrukcja
Już sama treść może być powodem niskiej frekwencji lub niedokładnych wyników. Konstruując ankietę używaj prostego języka – unikaj branżowego żargonu. Chodzi o to, aby treść była jednoznaczna dla pracowników. Przed rozesłaniem ankiety do wszystkich uczestników szkolenia, możesz dać ją do wypełnienia mniejszej grupie. Poproś ich o informacje zwrotną nie tylko w temacie szkolenia, ale także samej ankiety. Czy wszystkie pytania były czytelne i zrozumiałe? Jakie elementy ankiety stanowiły trudność? Czy ankieta była odpowiedniej długości?
2. Długość ankiety
Obszerne i złożone ankiety sprawiają, że pracownicy niechętnie biorą w nich udział. Często w takich przypadkach udzielają losowych odpowiedzi lub zaznaczają najwyższe/najniższe punkty na skali bez zagłębiania się w pytania. Efekt jest taki, że nie otrzymujesz informacji, na których Ci zależało. Przeanalizuj swoją ankietę i sprawdź, czy możesz zmniejszyć liczbę pytań, ograniczając się tylko do tych, które uważasz za niezbędne.
3. Przypomnienia
Czasami niski response rate wynika z natłoku obowiązków. Pracownicy przekładają ankietę „na później”, a ostatecznie zapominają o jej wypełnieniu. Sposobem na rozwiązanie tego problemu jest kampania przypominająca o badaniu poszkoleniowym. Firma Nine zdecydowała się na zorganizowanie kampanii wideo promującej wypełnianie ankiet (w ich przypadku chodziło o ankiety zaangażowania). Dodatkowo stworzyli wygaszacze firmowych ekranów, na których pracownicy widzieli przypomnienie o wciąż trwającym badaniu. Ich wysiłki nie poszły na marne. Zależało im na 65% frekwencji, a udało im się osiągnąć wynik 73%.
4. Ułatwienia
Wprowadź elementy, które ułatwią pracownikom wyrażenie opinii i przejście przez ankietę poszkoleniową. We wstępie poinformuj pracowników z ilu pytań się składa lub ile trzeba poświęcić czasu na jej wypełnienie. Określ, jaki cel jej przyświeca. W przypadku ankiet online, takim ułatwieniem może być pasek postępu z informacją, ile pytań zostało do końca ankiety lub możliwość powrotu do poprzedniego pytania i edycji odpowiedzi.
5. Rola managerów
Niski response rate może mieć swoją przyczynę we wciąż żywej opinii że analityka L&D nie ma przełożenia na wskaźniki biznesowe, a ankiety to jedynie wymysł HR. Innym powodem może być brak wiary pracowników, że ich zdanie może przynieść jakikolwiek efekt. Aby przełamać te przekonania, zaangażuj managerów w proces zbierania wniosków poszkoleniowych. Pracownicy chętniej wezmą udział w ankietach, jeżeli zobaczą że przełożonym zależy na ich opiniach.
6. Pokazuj efekty
Przeanalizuj już zrealizowane ankiety i sprawdź, czy znajdują się w nich informacje, którymi możesz się pochwalić. Czy jakieś działania L&D zostały ulepszone w oparciu o opinie pracowników? Jakie wnioski zostały wyciągnięte z poprzednich badań i jak zostały wdrożone w życie? Jeżeli jeszcze nie dysponujesz takimi danymi, pamiętaj, aby zacząć je gromadzić. Będą one świetnym przykładem skuteczności i sensowności przeprowadzania ankiet poszkoleniowych w przyszłości.
7. Anonimowość
Ten warunek wydaje się być oczywisty i właśnie z tego powodu należy dwukrotnie upewnić się, że nasza ankieta go spełnia. Znam historie pracowników, którzy na wstępach wypełnianych ankiet czytali o ich anonimowości, a chwilę później byli proszeni o podanie płci, stanowiska, działu i stażu pracy. Często są to dane, które wystarczają, by jednoznacznie wskazać pracownika, który wypełnił ankietę. Nawet jeżeli są one zbierane wyłącznie do celów statystycznych, to obecność tak rozbudowanej metryczki może blokować pracowników przed otwartym wyrażaniem swoich opinii.
Nic na siłę
Niektóre firmy decydują się na nagrody dla pracowników, którzy wzięli udział w ankietach. Zdarzają się również praktyki, w których nagradzany jest manager, którego zespół osiągnął najwyższy response rate. Wtedy może dochodzić do wywierania presji na pracownikach. W obu przypadkach, frekwencja w badaniu wzrośnie, jednak odpowiedzi, które otrzymasz mogą nie być wiarygodne.
Wymuszone informacje nie będą oddawały rzeczywistości. Mogą one być zawyżone, jeżeli pracownicy będą bali się konsekwencji złych wyników. Z drugiej strony pracownicy mogą ocenić szkolenie negatywnie, jeżeli została wywarta na nich presja związana z wypełnieniem ankiety. W ostatecznym rozrachunku metody kija i marchewki przynoszą więcej problemów niż korzyści. Właśnie dlatego, oprócz dbania o response rate, specjaliści L&D powinni skupiać się na jakości odpowiedzi zebranych w ankietach poszkoleniowych.
Automatycznie wysyłaj ankiety poszkoleniowe i testy wiedzy do wszystkich w organizacji.
Alina Windyga-Lapinska
Alicja Pawliczak
