Nic o nas bez nas – jak zarządzać zmianą i konsultować ją z pracownikami?

Ponad 70% inicjatyw, mających na celu zarządzanie zmianą w organizacji kończy się fiaskiem. A należy podkreślić, że są to dane zbierane jeszcze przed pandemią COVID-19, podczas której ilość i tempo zmian znacznie wzrosły. Ostatnie lata pokazały, jak ważnym czynnikiem sukcesu jest sprawne zarządzanie zmianą w organizacji. Bez względu na to, czy mówimy o drobnych modyfikacjach, czy wielopoziomowych i skomplikowanych zmianach, każda z nich powinna być zaplanowana, jasno umotywowana, podzielona na etapy i wdrażana w porozumieniu z pracownikami.

Dlaczego należy przygotowywać i angażować pracowników w proces zmiany?

Nawet niewielka zmiana może wpłynąć na sposób działania, procedury lub zakres obowiązków, a tym samym na komfort pracy i poziom stresu pracowników. Każda zmiana jest wysiłkiem dla naszego mózgu, który ma możliwość adaptowania się do ograniczonej ilości koncepcji jednocześnie. Zbyt gwałtowne lub niezrozumiałe dla pracowników zmiany będą skutkowały oporem, spadkiem zaufania i brakiem motywacji. Natomiast angażowanie pracowników w proces planowania i wprowadzania zmian znacznie go przyspieszy i przyniesie pozytywne skutki.

Badania McLean & Company z 2020 roku wykazały, że niski poziom poczucia wpływu pracowników na ich pracę jest jednym z 10 najważniejszych powodów rotacji w organizacjach. Tymczasem pracownicy, którzy uczestniczą w procesie podejmowania decyzji i mają bezpośredni wpływ na zmiany w firmie, dużo łatwiej adaptują się do nowych warunków funkcjonowania. Wzmacnia się również ich poczucie przynależności i tym samym efektywność pracy. Inne badania McLean & Company wykazały, że pracownicy, którzy poznali uzasadnienie decyzji podejmowanych w organizacji, są o 3,6 raza bardziej chętni do angażowania się w ich realizację. 

Zmiana modelu pracy w HCM Deck – jak to zrobiliśmy

Zmianą, przed którą staliśmy w HCM Deck, była konieczność opracowania oraz wdrożenia nowego i efektywnego modelu pracy hybrydowej. Przejście na taką formę pracy było dużym wyzwaniem i obejmowało praktycznie każdy aspekt funkcjonowania HCM Deck. Z tego powodu chcieliśmy, aby proces ten był jak najbardziej klarowny i budowany we współpracy z pracownikami. Przeprowadziliśmy badanie satysfakcji, w którym zapytaliśmy ich o oczekiwania i największe obawy związane z wprowadzeniem pracy hybrydowej. W kolejnym kroku zorganizowaliśmy warsztaty crossteamowe, podczas których pracownicy tworzyli efektywny i odpowiadający na ich potrzeby model pracy.

Dowiedz się więcej o naszych warsztatach. Pobierz nasz ebook: „Rozwój pracownika w parze z poczuciem przynależności”. 

Pobierz za darmo

Według McLean & Company, aby ułatwić zarządzanie zmianą w organizacji, należy zwrócić szczególną uwagę na 4 elementy: komunikację i współdziałanie (Inform & Interact), rozwijanie zdolności do adaptacji i odporności na zmiany (Develop & Train), odpowiednie planowanie i dopasowywanie rozwiązań do organizacji (Align & Plan), a także monitorowanie wyników i doskonalenie procesu (Measure & Iterate). Wszystkie te elementy udało nam się uwzględnić podczas zmiany modelu pracy w HCM Deck, wykorzystując w tym celu zróżnicowane narzędzia komunikacyjne oraz warsztaty dla pracowników. Poniżej znajdziesz przykłady zaimplementowania każdego z elementów ułatwiających zarządzanie zmianą.

• Inform & Interact – jasna komunikacja i zaproszenie pracowników do konsultacji

65% managerów uznaje, że otwarta i klarowna komunikacja z pracownikami jest decydującym aspektem przy wprowadzaniu zmian. Między innymi z tego powodu postawiliśmy na zasadę „Nic o Tobie bez Ciebie” i zaangażowaliśmy pracowników w proces zmiany modelu pracy już na etapie definiowania wyzwań. 

Informacja o powodach nadchodzących zmian, a także zaproszenie do warsztatów crossteamowych zostały przekazane na wspólnym spotkaniu. W kolejnym kroku zorganizowaliśmy sesję informacyjną dla liderów, na której poznali wszystkie szczegóły i mogli rozwiać ewentualne wątpliwości. To właśnie oni byli odpowiedzialni za przekazanie szczegółowych informacji osobom w swoich zespołach. Zależało nam na transparentności komunikacyjnej, dlatego dbaliśmy o zróżnicowanie kanałów przekazu i o to, by komunikacja odbywała się zarówno na forum firmy, jak i na poziomie samych zespołów.

• Develop & Train – wspieranie adaptacyjności i odporności na zmiany 

Do warsztatów zaprosiliśmy minimum jednego pracownika z każdego działu. Dorocie Piotrowskiej, VP of People and Organization Development, a także organizatorce warsztatów bardzo zależało na tym, aby wzięli w nich udział przedstawiciele wszystkich działów HCM Deck. 

Dzięki temu wymyślanie rozwiązań w aspekcie pracy hybrydowej uwzględniało perspektywę całej organizacji. Drugim powodem było to, że pracownicy, którzy wzięli udział w warsztatach, stawali się ambasadorami tej zmiany. Reprezentowali oni swój dział podczas konsultacji, a także kwestionowali niektóre pomysły na podstawie opinii zwrotnej od zespołu. Taka zmiana to duże wyzwanie, dlatego pracownicy musieli znać i rozumieć jej powody, mieć pewność, że mają realny wpływ na to, co dzieje się w HCM Deck, a także wiedzieć, że opracowywane rozwiązania uwzględniają ich perspektywę.

• Align & Plan – opracowanie planu dopasowanego do organizacji

Warsztaty zostały przeprowadzone w oparciu o metodę design thinking. W pierwszym kroku określiliśmy obawy, oczekiwania i potrzeby osób chcących pracować z biura, z domu oraz tych, którzy chcą łączyć obie te formy. Później tworzyliśmy rozwiązania i dobre praktyki związane z przestrzenią biurową, zorganizowaniem pracy w biurach i w home office, stworzeniem zasad komunikacji i współpracy, reguł, które będą budowały przynależność i spajały społeczność HCM Deck, a także rozwiązań na rzecz dbania o dobre samopoczucie i wellbeing pracowników. 

Dla przykładu, w obszarze budowania i wzmacniania poczucia przynależności udało się wypracować m.in. umożliwienie pracownikom, preferującym pracę z biura zaaranżowanie przestrzeni zgodnie z zasadami activity-based workplace. A także organizowanie cyklicznych sesji collaborative learning, które staną się elementem integrującym.

• Measure & Iterate – podtrzymywanie zmian i mierzenie wyników 

Pracownicy, którzy wzięli udział w warsztacie, zostali poproszeni o to, aby monitorowali proces wprowadzania zmian w swoich zespołach. Już na etapie tworzenia i konsultowania nowych rozwiązań związanych z hybrydowym modelem pracy pojawiło się kilka wniosków, które pozwoliły nam opracować wskaźniki wprowadzania zmiany. Na początku planowania projektu ustalony został okres, po którym nastąpi ewaluacja, podsumowanie i warsztaty retrospektywne. 

Miej wgląd w to, jak sprawdza się Twoja oferta rozwojowa i jak efektywni są dostawcy. 

Poznaj HCM Deck

Na bieżąco zbieraliśmy informacje zwrotne od pracowników na temat całego procesu, a także poszczególnych jego etapów. Dzięki temu możemy ocenić, na ile skutecznie udało się nam przeprowadzić firmę przez zmianę i jak ulepszyć ten proces w przyszłości. W pytaniu o to, jak bardzo udział w warsztatach przyczynił się do poczucia wpływu na proponowaną zmianę, średnia udzielonych ocen w skali od 0 do 10 wyniosła 7,4. Pracownicy zwrócili również uwagę na to, że warsztaty pozwoliły im przełamać pierwsze lody i lepiej poznać współpracowników z innych działów, co na pewno usprawni komunikację i wprowadzanie zmian w przyszłości.