Karolina Gruza
Ostatnie miesiące wielu pracownikom upłynęły pod znakiem pracy zdalnej. Dla jednych rozwiązanie to było mocno kłopotliwe, inni je wprost pokochali. Aktualnie sporo firm decyduje się na wielki coming back – czyli powrót do biura. Jak pomóc pracownikom w zmianie? Poznaj nasze wskazówki.
Wyzwanie organizacyjne
Całkiem niedawno organizacje stanęły przed ogromnym wyzwaniem – przeniesieniem pracy biurowej w tryb home office. Wymagało to wdrożenia specjalnych narzędzi komunikacyjnych, przeszkolenia zespołu z zakresu korzystania z tych rozwiązań, doposażenia pracowników w niezbędny sprzęt. Ledwo zespoły przywykły do nowej rzeczywistości, a sytuacja ponownie zaczęła się zmieniać. Jedni na samą myśl o powrocie do biura zacierają ręce, bo praca zdalna przyniosła mnóstwo ograniczeń, inni w związku z tym odczuwają silne napięcie. Badania pokazują, że nawet 44% zatrudnionych może odczuwać obawy związane z powrotem do stacjonarnego trybu pracy. Sprawne przeprowadzenie kolejnej dużej zmiany to dla organizacji ogromne wyzwanie zarówno organizacyjne, jak i komunikacyjne. Jak zatem przygotować pracowników na nowy rozdział i jak zakomunikować tę zmianę?
Sprawdź nastroje panujące w zespołach
Pandemia pokazała, że choć do niedawna wydawało nam się, że obecność pracowników w biurze jest kluczowa dla dobrego funkcjonowania przedsiębiorstwa, to praca w trybie zdalnym udowodniła, że wcale nie musi tak być. Jeżeli sytuacja na to pozwala, dobrze byłoby dać samym zatrudnionym zdecydować czy chcą wrócić do biura już teraz, w odroczonym terminie, czy może chcą spróbować trybu hybrydowego – elastycznie łącząc godziny biurowe z trybem home office. Wielu pracowników marzy dziś o tym, by ponownie móc wrócić do biura – może tak być szczególnie w przypadku osób mieszkających samodzielnie, dla których brak kontaktów towarzyskich w miejscu pracy mocno odbił się na samopoczuciu. Z kolei dla rodziców małych dzieci tryb zdalny mógł okazać się dużym udogodnieniem, pozwalającym na komfortowe łączenie obowiązków pracowniczych i rodzicielskich. Warto wziąć pod uwagę potrzeby wszystkich zatrudnionych, tak by okres powrotu do biura nie kojarzył się z przykrą koniecznością. By zmierzyć nastroje panujące w zespole można skorzystać np. z ankiet pulse check, które pomogą zorientować się jaką gotowość do powrotu do biura prezentują pracownicy w poszczególnych zespołach.
Przygotuj zespół do powrotu
Kiedy najlepiej powiadomić pracowników o powrocie do biura? Im wcześniej tym lepiej. Nie zostawiajmy takiej informacji na ostatnią chwilę.Pracownicy przez kilka miesięcy zdążyli już wyrobić sobie nową rutynę, często też inaczej podzielili się opieką nad dziećmi czy starszymi członkami rodziny. Zaburzenie tej harmonii z dnia na dzień może mocno odbić się na zespole. Optymalnym czasem poinformowania pracowników o przewidywanej zmianie są 2 tygodnie, ale jeśli wyślemy taką informację nawet 3 czy 4 tygodnie wcześniej, tym większa szansa na to, że start w nowej rzeczywistości przebiegnie łagodniej.
Nie bój się pytać o zdanie
Z pracownikami warto rozmawiać dwuetapowo – jeszcze zanim będziemy wiedzieć, że firma wraca do pracy biurowej – by poznać ich opinię, nastroje i gotowość do tego kroku. A także już po oficjalnym poinformowaniu zespołu o przewidywanym terminie wprowadzenia zmian. Dzięki temu pracownicy będą mieli świadomość, że są brani pod uwagę, że ich zdanie się liczy, że firma czeka na ich powrót. Takie działanie pomoże zredukować stres związany ze zmianą i wzmocni morale zespołu.
Regularnie mierz nastroje pracowników za pomocą ankiet. Zbierz wyniki w jednym miejscu.
Wyjaśnij, jak będzie wyglądał powrót do biura
Wielu pracowników wciąż może obawiać się o zdrowie swoje i swoich najbliższych – dlatego tak ważna jest otwarta i autentyczna komunikacja w okresie przejściowym. Warto informować pracowników o tym, w jaki sposób biuro zostało przygotowane na ich powrót (wydzielenie przestrzeni pozwalającej zachować odległości między stanowiskami, regularna dezynfekcja biurek i sprzętów biurowych, udostępnienie płynów do dezynfekcji rąk, badanie temperatury przy wejściu do budynku itp.). Dobrze jest przy tej okazji zapewnić wszystkich, że zdrowie i bezpieczeństwo jest najważniejsze.
Okres przejściowy
Zamiast ogłaszać huczny powrót do biura całego zespołu tego samego dnia, może lepszym rozwiązaniem będzie wyznaczenie kilku terminów dla powrotu kolejnych działów? Takie podejście pozwoli uniknąć chaosu organizacyjnego i da pracownikom czas na lepsze dopasowanie się do nowych zasad.
Informuj o sytuacji na rynku
Pierwsze miesiące pandemii, wywołały w większości środowisk niepokój. Działalność niektórych firm stanęła pod znakiem zapytania, prognozy całego rynku wyglądały mało optymistycznie. I choć dzisiaj, aż 83% pracowników twierdzi, że praca zdalna okazała się sukcesem w ich firmie, to stres związany z obawą o utratę pracy w wielu środowiskach nie minął. Przy okazji powrotu do trybu stacjonarnego lub przejścia na tryb hybrydowy warto zatem poinformować pracowników o tym, jak wygląda aktualnie sytuacja firmy, jakie są plany na najbliższą przyszłość, czego mogą się spodziewać. Transparentna komunikacja pozwoli zespołom na nowo poczuć się pewnie w swoim środowisku pracy.
Zapewnij wsparcie
Warto informować pracowników o tym, że mogą liczyć na Twoje wsparcie. Działy HR powinny w okresie przejściowym otoczyć pracowników szczególną opieką. Regularne spotkania, rozmowy, ankiety badające samopoczucie to bardzo dobry pomysł – dzięki nim pracownicy zyskają poczucie wspólnoty. Dobrym rozwiązaniem może być też wskazanie pracownikom, gdzie mogą udać się po wsparcie psychologiczne – w okresie pandemii wiele podmiotów oferuje bezpłatne konsultacje dla osób, których samopoczucie uległo wyraźnemu pogorszeniu.
Powrót pracowników do biura to duże wyzwanie dla obu stron. Jak rozsądnie rozplanować ten proces? Kluczem do sukcesu może okazać się się szyta na miarę komunikacja. Zanim przeorganizujemy pracę firmy, nie bójmy się zapytać pracowników jakie mają zdanie na ten temat i kiedy chcieliby rzeczywiście wrócić do swoich dawnych biurek. Zamiast pośpiechu empatia, zamiast sztywnych reguł elastyczność i zrozumienie. Tych elementów potrzebuje dziś każdy z nas.
Alina Windyga-Lapinska
HCM Deck
