HCM Deck
Czy promocja jest istotnym elementem procesu wprowadzania platformy rozwojowej do organizacji i ma wpływ na jego przebieg? Doświadczenia naszych Klientów pokazują, że różnica w efektywności wdrożenia platformy po upływie roku, w przypadku tych, które zostały odpowiednio promowane, w porównaniu do tych niepromowanych, może sięgać nawet 40%.
To dowód, że etap promocji wewnątrz organizacji ma wpływ nie tylko na samo zaangażowanie pracowników, ale także na ich nastawienie wobec tej zmiany. W konsekwencji rzutuje na to, jakie miejsce zajmie platforma rozwojowa w kulturze naszej organizacji. W tym artykule omówimy skuteczne strategie reklamowania wewnętrznych platform, które pomogą firmom efektywniej przeprowadzić ten proces i maksymalizować korzyści rozwoju pracowników.
Promocja platformy rozwojowej w organizacji – jak się przygotować?
Znajdź „What’s in It for Me” – klucz do skutecznej promocji
Kluczowym elementem promocji platformy rozwojowej jest zrozumienie i przekazanie pracownikom, jakie korzyści się z nią wiążą. Chodzi o znalezienie odpowiedzi na pytanie „What’s in It for Me?”, czyli „co będę z tego mieć” z perspektywy pracowników. Co da im zwiększony przepływ informacji oraz lepszy transfer wiedzy w ramach firmy. Jak stały dostęp do materiałów szkoleniowych i możliwość nauki w swoim tempie wpłynie na ich rozwój.
Po określeniu, co stanowi „What’s in it for Me?” w naszej organizacji, promocję platformy rozwojowej można oprzeć na konkretnych elementach. Pokazać pracownikom, jak może ona pomóc im w zdobyciu umiejętności, które są dla nich istotne. Komunikować, w jaki sposób korzystanie z platformy przyczyni się do osiągnięcia ich celów oraz jakie codzienne problemy rozwiązuje.
Jednak w analizie poprzedzającej promocję nie chodzi wyłącznie o określenie, jakie korzyści przyniesie pracownikom korzystanie z platformy, ale również o to, jak powinna ona wyglądać w chwili startu, aby odpowiedzieć na ich oczekiwania. Grupa Żywiec, w tym celu przeprowadza badanie potrzeb rozwojowych, tzw. People Plan. Managerowie zbierają informacje na temat obszarów, które są najbardziej palące dla pracowników i które stanowią źródło ich frustracji lub obszar do rozwoju. Wnioski przekazywane są do HR Business Partnera, który strukturyzuje te informacje i na ich podstawie specjaliści L&D mogą stworzyć atrakcyjne treści na platformie, odpowiadające na potrzeby pracowników.
Poznaj case study Grupy Żywiec.
Wyznacz KPIs wprowadzania platformy do organizacji
Przed przystąpieniem do promocji warto wyznaczyć KPIs, które pozwolą jasno określić, co chcemy osiągnąć, promując platformę rozwojową w organizacji. To pozwoli nam nie tylko mierzyć efektywność działań, ale także lepiej dostosować strategię promocyjną do założonych celów.
KPIs mogą obejmować różnorodne aspekty aktywności na platformie rozwojowej. Należy ocenić, czy bardziej zależy nam na liczbie logowań, czy może na zaangażowaniu pracowników i zrealizowaniu określonej liczbie aktywności szkoleniowych. Przykładowo PKP Energetyka obrała wskaźniki odsetka użytkowników, którzy wykonali minimum trzech aktywności szkoleniowe czy odsetka użytkowników, którzy oceniają funkcjonalności platformy jako użyteczne i przyjazne w obsłudze. Istotne jest, aby monitorować te wskaźniki regularnie i analizować, jak się zmieniają w czasie. Jeśli nasze cele biznesowe ulegają zmianie, warto dostosować KPIs związane z platformą do nowych wymagań.
Monitorowanie KPI-ów stanowi nie tylko sposób na ocenę efektywności naszych działań, ale także umożliwia nam identyfikację, które metody promocji przynoszą najlepsze rezultaty. Jeśli zauważamy, że pracownicy reagują pozytywnie na określone akcje promocyjne, możemy je wykorzystać jako wzorzec i wzmacniać te działania.
Metody promocji platformy rozwojowej w organizacji
Wersja pilotażowa i wyłonienie ambasadorów platformy
Pierwsze wrażenie odgrywa zasadniczą rolę w ocenie zmian wprowadzanych w organizacji. Pilotaż może być etapem, który umożliwia dostosowanie narzędzia do realnych potrzeb pracowników oraz identyfikację ewentualnych obszarów do poprawy przed pełnym wdrożeniem. Podczas pilotażu nie tylko testujemy funkcjonalności techniczne, ale także zbieramy cenne dane na temat doświadczeń użytkowników. To element promocji przydatny szczególnie w dużych i rozproszonych organizacjach, np. u przedstawicieli branży retail.
Jednym z ciekawszych pomysłów wykazała się sieć sklepów Biedronka, która wprowadzając platformę HCM Deck o nazwie EduAkcja, zdecydowała się przeprowadzić dwa rodzaje pilotażu. W ramach pilotażu technicznego, trwającego 5 tygodni, zaangażowanych zostało 110 testerów reprezentujących różne stanowiska w sklepach. Każdy z nich miał do zrealizowania konkretne zadanie, co pozwoliło dokładnie ocenić funkcjonalności platformy z różnych perspektyw, a także pozyskać pierwszych jej entuzjastów.
Poznaj EduAkcję – platformę rozwojową Biedronki.
Kolejnym etapem była realizacja pilotażu kompleksowego w trzech wybranych regionach. W każdym z nich działał specjalny zespół wsparcia, zbierając regularną opinię zwrotną od użytkowników. Ankiety i wywiady z pracownikami pomagały zrozumieć user experience oraz identyfikować obszary wymagające dalszych usprawnień. Dzięki temu Biedronka przed wprowadzeniem platformy w całej swojej sieci, miała okazję wyeliminować elementy, które mogłyby niekorzystnie wpłynąć na jej odbiór przez pracowników.
Faza testów pomaga wyłonić ambasadorów wśród pracowników, którzy jako pierwsi zaangażowali się w działania na platformie. Ci użytkownicy, którzy wykazują się aktywnością, mogą zostać poproszeni o pomoc i doradztwo innym osobom, szczególnie tym, którzy mają trudność z opanowaniem nowego narzędzia.
Managerowie to pierwsza linia wsparcia i promocji
Bardzo ważne jest także zaangażowanie managerów. Polecamy zadbać o ich edukację w zakresie użytkowania platformy na bardzo wczesnym etapie – jeszcze przed wdrożeniem. To manager, będący blisko pracownika pokaże, jak się zalogować, zarekomenduje materiały, z którymi warto według niego/niej się zapoznać, poprowadzi przez to, jak realizować daną ścieżkę, przydzieli pracownikowi zadania. Poza tym warto mocno postawić właśnie na promowanie platformy wśród liderów. Jeśli oni będą z niej dużo i chętnie korzystać, są duże szanse, że tak będzie też z ich zespołami. Niezaangażowany w promocję i w użytkowanie systemu manager może sprawić, że pracownicy nie będą zainteresowani rozwojem z wykorzystaniem platformy.
Przy promocji systemu wśród liderów jest też dużo miejsca na kreatywność. Jeden z naszych klientów wysyłał do managerów fizyczne kartki pocztowe w imieniu platformy! Na kartce widniał krótki tekst opisujący platformę i zachęcający do zalogowania się z dopiskiem „Czekam na Ciebie, Twój HCM Deck”.
Twórczych sposobów na promocję jest jeszcze więcej.
Komunikacja wieloma kanałami
Wiadomość o wprowadzeniu platformy do organizacji nie może ograniczać się do jednej wzmianki w firmowym biuletynie. Informacja o jej uruchomieniu powinna docierać do pracowników za pośrednictwem wielu kanałów. Mowa tu m.in. o kampanii mailingowej, umieszczeniu linków do platformy na firmowych komunikatorach czy o rzucających się w oczy banerach zawieszonych w intranecie lub na firmowych wygaszaczach.
Nie można zapominać także o kanałach offline. Skuteczne mogą okazać się np. materiały drukowane i plakaty z kodami QR, rozwieszone w strategicznych miejscach, takich jak firmowa kuchnia lub pokoje socjalne. Warto zastanowić się, jakimi kanałami dotarcia do pracowników dysponuje dana organizacja i jak może je wykorzystać.
Pomysłem, który także bardzo nam zaimponował podczas wdrożenia platformy w sieci Biedronka, było skorzystanie ze sklepowych głośników. To właśnie z nich po zamknięciu sklepów puszczane były zwiastuny nowej platformy, czytane charakterystycznym głosem Krystyny Czubówny. Tego typu promocja na pewno zapada w pamięć i wzbudza ciekawość pracowników. Nawet ciężarówki dostawcze Biedronki były oklejone brandingiem EduAkcji!
Kampania teaserowa
Promocja platformy rozwojowej w organizacji to nie tylko poinformowanie pracowników o jej istnieniu, ale także wzbudzenie zainteresowania i zachęcenie do korzystania. Z tego powodu firmy, które wdrażają to narzędzie, często decydują się na zorganizowanie eventu, który przykuje uwagę i nie pozwoli pracownikom przejść obojętnie wobec tej zmiany.
Ciekawym przykładem takiej inicjatywy może poszczycić się sieć drogerii Rossmann, która również wdrożyła platformę HCM Deck. Podczas wdrożenia Rossmann rozklejał naklejki z informacją o tym, że coś nowego się pojawi bez wzmianki o tym, co to będzie. Naklejki przylepiano w różnych miejscach, w których pojawiali się pracownicy. Nawet na lodówkach w ich pokojach!
Sieć drogerii przesyłała pracownikom także zwiastuny. U końca kampanii Rossmann zrealizował pokaz w kinie, w trakcie którego zaprezentował nową platformę szkoleniowo-rozwojową.
Jak zaangażować pracowników do wymiany wiedzy? Odkryj kanały.
Z kolei inny z naszych klientów zdecydował się zwiększyć zaangażowanie i popularność platformy dzięki zorganizowaniu rozgrywek sprzedażowych. Pracownicy poszczególnych salonów mogą rywalizować między sobą, zdobywać punkty i wygrywać nagrody, takie jak wyjazd dla zwycięskiej drużyny. Tego typu inicjatywy nie tylko integrują zespół, ale także tworzą pozytywne skojarzenia z nową platformą, zachęcając do jej aktywnego używania.
Ale to nie koniec ciekawych pomysłów na kampanię teaserowe naszych klientów. Warto wspomnieć także o przypadku sieci Play, która, promując nową platformę w swoich strukturach, zdecydowała się zorganizować konkurs na nazwę. Dzięki temu pracownicy mogli zaangażować się w ten proces od początku, a także mieli realny wpływ na efekt końcowy. Ostatecznie wybrano nazwę Skillbox, która doskonale nawiązuje do produktów marki Play, a także jest spójna z możliwościami wzmacniania kompetencji, jakie oferuje platforma.
Projektując kampanię teaserową platformy rozwojowej warto zadbać o to, aby rzucała się w oczy i zachęcała pracowników do wypróbowania tego narzędzia. Może w tym celu wykorzystać konkursy, quizy lub wyzwania wykorzystujące grywalizację. W ramach promocji platformy można także zorganizować dedykowane eventy lub połączyć jej premierę z cyklicznym wydarzeniem firmowym, np. tygodniem tematycznym czy konferencją. Celem kampanii teaserowej powinno być nie tylko poinformowanie pracowników o nowym narzędziu, ale także zadbanie o dobre pierwsze wrażenie i budowanie pozytywnych doświadczeń związanych z platformą.
Help Desk i wsparcie użytkowników
Zapewnienie odpowiedniego wsparcia dla pracowników podczas pierwszych logowań to kluczowy element udanej promocji platformy rozwojowej. Celem jest zminimalizowanie frustracji i niepewności użytkowników związanych z korzystaniem z nowego narzędzia. Pierwszy krok to upewnienie się, że każdy pracownik wie, gdzie zgłosić się ze swoimi pytaniami, trudnościami lub wątpliwościami.
Ważne jest przygotowanie materiałów informacyjnych, które umożliwią użytkownikom samodzielne poszukiwanie informacji i poznawanie platformy. Mogą być to samouczki, specjalnie przygotowane kursy e-learningowe czy też filmy instruktażowe. Dostęp do klarownych i przystępnych materiałów edukacyjnych pozwoli pracownikom szybko opanować korzystanie z aplikacji, eliminując ewentualne bariery w procesie nauki i adaptacji do nowego narzędzia.
Za to zadanie świetnie zabrała się PKP Energetyka i ich Akademia MOCnego Składu budowana na platformie HCM Deck. Oprócz szerokiej kampanii teaserowej skupiono się także na zapewnieniu pracownikom kompleksowego wsparcia wdrożeniowego. Wszyscy managerowie zostali zapoznani z działaniem oraz funkcjami platformy, aby byli w stanie odpowiadać na pytania pracowników. Powołany został także Zespół Wsparcia Lokalnego, na bieżąco wspierający użytkowników. Ponadto w poszczególnych biurach zostały umieszczone instrukcje logowania. Pierwsze zadanie dla pracowników polegało na realizacji prostych kursów e-learningowych związanych z bezpieczeństwem w PKP Energetyka, dzięki którym mogli oni w praktyce poznać zasady działania platformy.
PKP Energetyka nie tylko zrealizowała KPIs, ale też przeskoczyła własne oczekiwania. Aż 83% pracowników grupy aktywnych na platformie w pierwszym roku.
Promocja platformy to nie jednorazowe działanie
Dobrze zaplanowana promocja platformy powinna przypominać efekt kuli śnieżnej, w której świadomość na temat tego narzędzia w firmie stale wzrasta. Nie jest to bowiem jednorazowe przedsięwzięcie, a proces, na który powinno się patrzeć w dłuższej perspektywie. Kiedy platforma staje się nieodłączną częścią życia organizacji, warto kontynuować działania promocyjne. Bowiem kolejne wyzwanie, które nas czeka to podtrzymanie zainteresowania, a następnie budowanie przyzwyczajenia, do czego przydadzą się niektóre z wymienionych inicjatyw.
Przydatnym narzędziem promocyjnym mogą być także case studies i opowieści o sukcesach pracowników związanych z platformą rozwojową. To dobry sposób na pokazanie, w jaki sposób pomogła ona konkretnym osobom osiągnąć swoje cele zawodowe. Między innymi dlatego na etapie wprowadzania platformy do organizacji warto wyróżniać pierwszych użytkowników i monitorować ich doświadczenia.
Alina Windyga-Lapinska
Alicja Pawliczak
Joanna Tymczyj
