HCM Deck | Blog

Program do zarządzania zadaniami pracowników – jak może Ci pomóc w delegowaniu zadań ?

Umiejętność zarządzania zadaniami w firmie to jeden z codziennych obowiązków każdego managera, kierownika oraz team leadera. Jak robić to efektywnie, jednocześnie motywując i angażując pracownika? Czy program do zarządzania zadaniami pracowników może Ci w tym pomóc?

Program do zarządzania zadaniami pracowników? Najpierw zmień swoje nastawienie do delegowania zadań

Zdarza się, że osoby, które dopiero niedawno otrzymały awans na stanowisko team leadera czy managera mają niemały problem z delegowaniem zadań. Dlaczego tak jest? Do tej pory były odpowiedzialne za działania, które zostały im przydzielone i to one zajmowały się ich realizacją. Miały więc przekonanie, że po pierwsze – same muszą wykonać tę pracę, a po drugie – zrobią to najlepiej.

Będąc na wyższym stanowisku, zmienia się specyfika Twojej pracy. Zadań przybywa, jednak nikt nie oczekuje, że wszystkie będzie realizować jedna osoba. Wręcz przeciwnie – rolą osoby zarządzającej jest skuteczne delegowanie zadań, ich egzekwowanie i monitorowanie realizacji przez podwładnych. Umiejętność delegowania zadań pracownikom jest absolutnie niezbędna!

Na początku świeżo upieczony team leader czy manager może mieć pewne wątpliwości odnośnie tego, czy na pewno inny pracownik wykona równie dobrze co on dane zadanie. Jednak warto przezwyciężyć te opory i zaufać swojemu zespołowi. Skorzystają na tym wszyscy. Tego nie nauczy Cię żaden program do zarządzania zadaniami pracowników – zmiana musi nastąpić przede wszystkim w Twoim podejściu i myśleniu. Odpowiedni program do zarządzania zadaniami pracowników może Ci jedynie w tym pomóc.

Dlaczego skuteczne delegowanie zadań jest tak istotne?

  • Pozwala efektywniej wykorzystać czas przełożonego.
  • Rozwija kompetencje podwładnych, co może przybliżyć ich np. do awansu.
  • Pozwala skupić się przełożonemu na bardziej złożonych zadaniach.
  • Pozwala dzielić się wiedzą i umiejętnościami wewnątrz zespołu.
  • Przeprowadzone umiejętnie – wzmacnia relacje i buduje zaufanie pomiędzy przełożonym a pracownikiem.

Delegować czy nie delegować? Oto jest pytanie!

Jak zdobyć umiejętność delegowania czy zarządzania zadaniami pracowników? Przede wszystkim warto zastanowić się nad tym, co możesz i powinieneś delegować innym pracownikom, co natomiast musi zostać Twoim obowiązkiem. Przede wszystkim każde zadanie powinno być dostosowane do poziomu rozwoju danej osoby, jej umiejętności i predyspozycji. Jeśli będzie zbyt skomplikowane, nie zostanie zrobione lub jego wykonanie będzie nieprawidłowe.

Z drugiej strony, częste powierzanie bardzo prostych czynności specjalistom z dużym doświadczeniem może obniżyć motywację takiej osoby i wywołać jej frustrację. Dlaczego? Ponieważ będzie miała poczucie, że się nie rozwija, przez co z większym prawdopodobieństwem zacznie szukać innej pracy. W takim przypadku lepiej postawić większe wyzwanie przed taką osobą, podkreślając, że jej kompetencje pozwolą jej najlepiej mu podołać.

Jeśli projekt powierzasz osobie z dużym doświadczeniem, z pewnością nie będzie ona zachwycona tłumaczeniem i opisywaniem jej krok po kroku co i w jaki sposób ma postępować. Z kolei osoba, która robi coś po raz pierwszy, takich bardzo dokładnych wskazówek będzie oczekiwać i pomogą jej one w realizacji zadania.

Oczywiście, nie każde zadanie należy do tych najbardziej lubianych – a mimo wszystko muszą być zrobione. W takim sytuacjach dobrze będzie, jeśli wytłumaczysz podwładnemu szerszy kontekst, celowość tego na pozór niepotrzebnego zadania albo jego znaczenie w kontekście realizacji celów rozwojowych pracownika (o zarządzaniu przez cele pisaliśmy tutaj).

Delegując zadanie pracownikom, weź pod uwagę:

  • określenie i przekazanie jasnego celu zadania,
  • jasne wytłumaczenie, na czym polega zadanie, a jeśli jest taka konieczność – jak krok po kroku je wykonać,
  • doświadczenie, zdolności i predyspozycje poszczególnych osób w zespole,
  •  czas potrzebny do wykonania zadania,
  • „bufor” czasowy, czyli czas pomiędzy zakończeniem realizacji zadania przez pracownika a terminem ostatecznym (czas ten będzie Ci potrzebny do sprawdzenia zadania, przekazania informacji zwrotnej pracownikowi i wprowadzenia ewentualnych poprawek),
  • liczbę i rodzaj zadań, które aktualnie wykonują poszczególne osoby.

Delegowanie zadań najlepiej zacząć od tych najprostszych i powtarzalnych. Stopniowo przekazuj realizację również bardziej złożonych oraz wymagających projektów. Czego z pewnością nie oddawać w ręce innych osób?

  • Projektów o znaczeniu strategicznym.
  • Zadań o charakterze poufnym, wymagających dostępu do tajnych informacji oraz danych.
  • Kwestii nietypowych, wymagających podjęcia natychmiastowej decyzji lub/i o dużym stopniu ryzyka.

Program do zarządzania zadaniami pracowników zadań pracownikom: to Ci się przyda

Aby uporządkować kwestię delegowania zadań, warto wspomóc się odpowiednimi narzędziami – przyda się program do zarządzania zadaniami pracowników. Dzięki profesjonalnej platformie wszystkie zlecone przez Ciebie zadania znajdują się w jednym miejscu i masz do nich łatwy dostęp. Łatwo sprawdzisz też, które z nich zostały już zakończone, a które wciąż są realizowane. Oszczędzi to nie tylko Twój czas, ale też zwiększy komfort osoby przydzielonej do zadania, która nie będzie czuła się kontrolowana i bombardowana telefonami czy wiadomościami e-mail.

Kompleksowa platforma umożliwia dodanie dodatkowych załączników w postaci różnego rodzaju plików, które są potrzebne do wykonania zadania. W jednym miejscu można zebrać również całą komunikację dotyczącą konkretnego projektu, przez co w każdej chwili pracownik może do niej wrócić i potwierdzić informacje bez ponownego angażowania dodatkowych pracowników. Komentarze mogą dotyczyć również oceny końcowej zadania.

Po dobrym wykonaniu zadania niezbędne jest docenienie i podziękowanie pracownikowi za jego pracę. Możesz zrobić to ustnie lub mailowo, jednak jeśli akurat nie masz takiej możliwości skorzystaj z opcji oceny dostępnej na platformie. Nawet kliknięcie kciuka w górę przy zakończonym zadaniu będzie dla pracownika znakiem, że go doceniasz i widzisz, że zakończył dany projekt czy zadanie.

Szukasz dobrego program do zarządzania zadaniami pracowników? Wypróbuj bezpłatnie HCM Deck i sprawdź, jak HCM Deck może pomóc Tobie, Twojemu zespołowi oraz firmie w codziennej pracy.

Program do zarządzania zadaniami pracowników – jak może Ci pomóc w delegowaniu zadań ?
5 (100%) 5 vote[s]