Jak przygotować się na pierwszy dzień nowego pracownika – 5 zasad

Z tego artykułu dowiesz się, jak dobrze zaplanować i zorganizować pierwszy nowego dzień pracownika.

Efektywny onboarding ma ogromne znaczenie dla sukcesu nowego pracownika w organizacji. To od niego zależy, jak szybko się wdroży, nauczy nowych zadań, zrozumie biznes, pozna ludzi i procesy. Onboarding to ostatni etap procesu rekrutacji i pierwszy krok, aby zatrzymać pracownika na długo. Skutecznie zrealizowany sprzyja zaangażowaniu i większej satysfakcji z pracy. Poniżej kilka wskazówek, jak przeprowadzić efektywny onboarding.

Przed przyjściem pracownika do pracy:

1. Organizacja formalności i środowisko pracy

To absolutne podstawy. Zanim nowy pracownik przyjedzie do firmy, zadbaj o to, aby pierwszego dnia dostał umowę, niezbędne narzędzia pracy, miał przygotowane swoje stanowisko.

Kontakt przed rozpoczęciem pracy

Dobrą praktyką jest wykonanie telefonu do kandydata na 2-3 dni przed rozpoczęciem jego pracy i zapytanie o jego samopoczucie przed nowym wyzwaniem. Upewnij kandydata, że po stronie pracodawcy wszystko jest gotowe i z niecierpliwością czekacie na jego przyjście. W dobie szybkiej komunikacji możesz też wysłać krótkiego maila ze zdjęciem. np. o treści; „Hej, Kasia, już nie możemy się doczekać, kiedy do nas dołączysz, wszystko jest gotowe na Twoje przyjście, a oto Twoje biurko 🙂 Do zobaczenia!”

2. Wyznaczenie buddy’ego

Wyznacz buddy’go, a najlepiej zapytaj, kto chciałby nim być. Wtedy masz pewność, że opiekun będzie zaangażowany w swoją rolę i będzie stanowił realną pomoc dla nowego pracownika. To pierwszy punkt kontaktowy, będzie pomagał we wdrożeniu w nowe zadania i odpowiadał na wszystkie pytania nowicjusza.

Kiedy pracownik jest już w organizacji:

3. Organizacja czasu

Najgorsze, co można zrobić, to zostawić nowego pracownika bez zadań, bez opieki, samego sobie. Po godzinie patrzenia w ekran lub ścianę pracownik zadaje sobie pytanie: „Czy ja na pewno jestem tu potrzebny?”.

• Plan spotkań – najlepiej uczyć się nowego środowiska / biznesu poprzez „rozmawianie o”, obserwowanie. Pracownik jednocześnie zdobywa niezbędną wiedzą i poznaje ludzi, a to znacznie lepsze niż czytanie procedur. Zorganizuj spotkanie z osobami, z którymi nowy członek zespołu będzie pracował na co dzień. Jeśli pracownik zaczyna pracę w marketingu, niech w pierwszej kolejności pozna osoby ze swojego działu, a także tych, którzy pracują na rzecz przypisanych jemu projektów – mogą to być PM-owie, pracownicy działu IT, graficy, copywriterzy itp. Wrzuć spotkania w kalendarz, zarezerwuj salę, ustal, co poszczególni pracownicy mają przekazać nowej osobie.
• Spotkanie z managerem – nie zapomnij o tym. W czasie takiego spotkanie manager powinien przypomnieć lub doprecyzować, jakie są jego oczekiwania względem pracownika i czego od niego wymaga na koniec miesiąca lub na koniec okresu próbnego. Dzięki temu pracownik będzie wiedział dokładnie, czego potrzebuje jego przełożony i jakie cele ma zrealizować.
• Spotkanie z przedstawicielem działu HR – przekaż informacje na temat struktury i kultury organizacyjnej firmy, a także wartości, które są istotne. Powiedź czym się zajmujesz i z jakimi sprawami nowy pracownik może się do Ciebie zwrócić.

4. Welcome box

Welcome box to powitalny zestaw praktycznych gadżetów, słodkich upominków i przedmiotów, które mówią coś ważnego o firmie.

Może w Twojej organizacji ważna jest dbałość o środowisko i zdrowy styl życia? Daj pracownikowi ekologiczny notes z odzyskanego papieru (zamiast eleganckiego kalendarza ze skóry) i wejściówkę do parku linowego. A może ważne jest dla Was, aby Wasi pracownicy ciągle się rozwijali?

Do powitalnego pudełka dołóż ciekawą książkę z obszaru, w którym będzie pracował nowych członek zespołu. Na przykład o nowoczesnych trendach w marketingu lub książkę, którą powinni przeczytać wszyscy pracownicy bez względu na dział, w którym pracują. A jeśli w boksie znajdą się gadżety – długopisy, samoprzylepne karteczki, kubek z imieniem i tabliczkę czekolady, każdy pracownik poczuje się dobrze w nowym środowisku od samego początku.

5. Powitanie w pracy

Ważną rolę odgrywa e-mail napisany przez managera danej osoby do całego działu lub wszystkich działów, z którymi nowa osoba będzie blisko współpracować. Może to być informacja o tym, co ta osoba robiła wcześniej, gdzie pracowała, co ujęło Cię w niej podczas procesu rekrutacji, jakie ma pasje i czym będzie się zajmować w firmie.

Po takim mailu nie pozostaje nic innego, jak zrobić „the company tour”. Przejdź z nową osobą po pokojach i przedstaw nowego członka zespołu obecnym pracownikom. Nowy pracownik przestanie być anonimowy, poczuje się ważny i dobrze zaopiekowany, pozna pierwsze osoby, będzie wiedział, kto i w jakim pokoju pracuje i za co jest odpowiedzialny. Szybko zorientuje się, jak zbudowana jest firma.

Skuteczny onboarding pomaga szybciej zaaklimatyzować się nowemu pracownikowi i nawiązać pozytywne relacje z zespołem, przez co zwiększa się jego lojalność wobec pracodawcy. Efektywny onboarding może nawet pomóc przyciągnąć nowych pracowników. Wieść o tym, jak traktuje się nowych członków załogi szybko rozniesie się po rynku. Z kolei zadowoleni pracownicy będą najlepszym przykładem na dobrze przemyślany employer branding.

W przygotowaniu pierwszych dni pracownika w Twojej organizacji pomoże Ci moduł Onboarding i rozwój w HCM Deck.

Sprawdź  rozwiązania onboardingowe w HCM Deck

Rozwiązania wspierające onboarding i rozwój pracowników