Jak przekonać zarząd do wdrożenia platformy HR w organizacji?

Nowoczesna platforma HR jest jak dobrze dobrane obuwie sportowe. Czy jest konieczne? Nie, nawet w szpilkach dobiegniesz do mety. Tylko po co ryzykować pęcherzami lub kontuzją? Jeśli jednak zarząd Twojej firmy nadal nie jest przekonany, przedstawiamy 3 argumenty natury tych nie do odrzucenia. Gotowy do biegu?

Nie trzeba być sportowcem, aby dostrzegać potrzebę noszenia wygodnych i praktycznych butów sportowych. Podobnie, nie trzeba być HR-owcem, aby wiedzieć, że system dla działu HR przynosi korzyści całej organizacji. Dlaczego więc tak często decyzja o jego wdrożeniu jest odkładana i stoi na szarym końcu biznesowych priorytetów? Powód jest zazwyczaj jeden: finanse. Każdy nowy system w organizacji wiąże się z dodatkowymi kosztami. Jak przekonać zarząd do zmiany zdania? Przedstawiając szereg korzyści prowadzących do… oszczędności. Najważniejszymi z nich są: wzrost efektywności i zaangażowania pracowników, wzrost jakości usług, usprawnienie procesów i odciążenie managerów.

Wzrost efektywności i zaangażowania pracowników

Ten argument przemawia do wyobraźni każdego szefa. Nowoczesne systemy HR-owe dostarczają prostych i skutecznych narzędzi, które odpowiednio zastosowane, mogą nie tylko sprawdzać poziom zaangażowania, ale wpływać na jego wzrost. Ta zależność jest bowiem prosta – pracownik zaangażowany, to pracownik efektywny.

Platforma, która skutecznie pomaga pracownikowi w rozwoju

Sprawdź demo

Organizacja ucząca się kluczem do sukcesu

Przykładem takich narzędzi, dostępnych w większości platform, są moduły szkoleniowe. I nie chodzi tu jedynie o e-learning w dotychczasowym rozumieniu. Chodzi o możliwość stworzenia całej strategii, z uwzględnieniem potrzeb pracodawcy, ale także rozwoju i zainteresowań pracownika. Okazuje się bowiem, że idea organizacji uczącej się, choć doskonale znana[1], stanowi nadal wyzwanie. Na ciągłą naukę, monitorowanie postępów, wyciąganie wniosków i wdrażanie na ich podstawie odpowiednich działań, często brakuje czasu (i środków).

Dobrze dobrana platforma HR w organizacji pozwoli w stosunkowo łatwy sposób zarządzać procesem nauki. Jak? Umożliwia on m. in.:

• stworzenie szerokiej i ogólnodostępnej bazy wiedzy,
• regularne badanie potrzeb szkoleniowych,
• ujednolicenie zakresu wiedzy korporacyjnej (produkty, procedury),
• zarządzanie procesem onboardingu, dzięki czemu pracownik szybciej wdraża się w obowiązki,
• zarządzanie szkoleniami stacjonarnymi,
• stworzenie atrakcyjnych i skutecznych szkoleń e-learningowych.

Co zyskuje pracodawca? Skuteczny sposób na systematyczne podnoszenie kompetencji pracownika. W końcu odpowiednio wyszkolony i wyposażony w wiedzę pracownik, to zadowolony (z jego wyników) pracodawca.

Stałe podnoszenie jakości usług

W większości organizacji wysoka jakość usług jest kluczowa. Jednocześnie utrzymanie jej na odpowiednim, ujednoliconym poziomie spędza sen z powiek większości managerów. Jak system HR może ich w tym wspierać? Dostarczając odpowiednie narzędzia. Regularne szkolenia, szyte na miarę organizacji i jej potrzeb, to tak naprawdę tylko wstęp. Bo systematyczne dostarczanie wiedzy (np. produktowej lub z komunikacji z klientem) nie zamyka możliwości wpływania na jakość usług, a tym samym lepszy wynik finansowy firmy. Kolejne elementy to odpowiednia motywacja pracowników i komunikacja z nimi.

Motywacja poprzez ocenę

Managerowie, którzy potrafią zmotywować swojego pracownika – o takich marzą szefowie firm i pracownicy HR. Wiedza i doświadczenie w tym zakresie to jedno, odpowiednie narzędzie – to drugie. Jakie spełnia funkcje? Po pierwsze, pomaga zachować obiektywność. Po drugie, ukierunkowuje uwagę na pożądane przez organizację kompetencje na danym stanowisku. Taka ocena staje się wartościowym feedbackiem, nastawionym na rozwój, a nie jednostronną opinią i wytykaniem błędów. Niektóre narzędzia pozwalają połączyć ocenę z automatycznym zaplanowaniem ścieżki kariery pracownika, co stanowi dodatkowy element motywacyjny.

Szukasz platformy, która pozwoli Ci skutecznie zbierać feedback od pracowników? Poznaj HCM Deck!

Dowiedz się więcej

Komunikacja w służbie organizacji

Właściwy przepływ informacji w firmie ma znacznie. I bez względu na to, ile środków i narzędzi przeznaczymy na usprawnienie komunikacji wewnętrznej, prawie zawsze będzie to za mało. Ale warto wiedzieć, że dla zapewnienia wysokiej jakości usług i zaangażowania naszych pracowników, warto podjąć każdą próbę. Badania pokazują, że pracownicy chcą i potrzebują komunikować się nie tylko ze swoim przełożonym czy zarządem (!), ale także ze sobą nawzajem. Nowoczesny system HR wychodzi naprzeciw tym oczekiwaniom, m. in. dostarczając platformy intranetowe oraz wewnętrzne komunikatory i media społecznościowe.

Oszczędność czasu i środków

Dla wielu managerów kolejny system informatyczny do obsługi, to dodatkowe narzędzie, które kradnie im cenny czas. Niestety, procesy HR-owe są czasochłonne. I nie da się ich uniknąć. Warto więc im uświadomić, że platforma HR w organizacji to nie po prostu kolejne narzędzie, z którego muszą korzystać, a takim, które zastępuje wiele innych. Wnioski urlopowe i szkoleniowe, formularze oceny, delegowanie zadań, wnioski o nadanie uprawnień – to tylko czubek dokumentacyjnej góry lodowej. Czas managera jest cenny, a jeśli możemy go zaoszczędzić, to dlaczego nie?

A co z oszczędnościami budżetowymi? Mają one bezpośredni związek z oszczędnością czasu, ale nie tylko. Całość procesów obsługiwanych przez taki system ma na celu lepszy i szybszy rozwój organizacji, która przynosi coraz większe zyski. Nie da się tego osiągnąć z wyłączeniem procesów HR-owych, zarówno tych „twardych”, jak i „miękkich”. Zmotywowany, wyszkolony i zaangażowany pracownik i przełożony, który ma dla niego czas – oto składowe sukcesu firmy.

Ostatni argument – ekologia

Świadomość ekologiczna społeczeństw rośnie, więc nie można i nie warto bagatelizować tego trendu. Troska o środowisko staje się ważnym elementem budowania zaufania wśród klientów i pracowników. Wdrożenie nowoczesnych narzędzi HR-owych oznacza redukcję ogromnej ilości niepotrzebnych dokumentów. Może to być wstęp albo uzupełnienie pro-ekologicznych inicjatyw w organizacji, które wspierają działania employer brandingowe. Prowadzą też do znacznych oszczędności.

Przekonanie zarządu firmy do wprowadzenia nowego systemu, jakim jest platforma HR w organizacji może nie być proste. Język korzyści, z podkreśleniem oszczędności i wpływu na rozwój firmy, może być kluczem do sukcesu. Przygotowanie odpowiednich argumentów, poprzedzone dogłębną analizą potrzeb i dopasowaniem narzędzia, na pewno ułatwi to zadanie.

[1] Idea organizacji uczącej została rozpowszechniona w latach 90. przez Petera M. Senge.

Odkryj wszystkie korzyści z profesjonalnego narzędzia HR i buduj organizację uczącą się!