Anna Szatan
Offboarding pracownika to proces, który wpływa nie tylko na osobę odchodzącą z firmy, ale również na zespół, ciągłość projektów i przepływ wiedzy w organizacji. Dobrze zaplanowany offboarding pomaga ograniczyć chaos operacyjny, uporządkować przekazanie obowiązków i zadbać o employee experience także na etapie zakończenia współpracy. W artykule pokazujemy najczęstsze błędy oraz sposoby ich unikania.
Brak komunikacji z zespołem podczas onboardingu i offboardingu
Dobrze przeprowadzony offboarding to taki, który opiera się na świadomości i nie chodzi tu tylko o świadomość dyrekcji i osoby odchodzącej z firmy, ale całego zespołu. Pracownik, który dostaje wypowiedzenie lub sam je wręcza, z pewnością współtworzył różne projekty, miał zadania do wykonania. Zespół musi wiedzieć, czy te zadania zostaną wykonane. Po drugie – musi mieć czas na przeorganizowanie sobie pracy. Nie może dojść do sytuacji, w której zespół odpowiedzialny za konkretny projekt, nagle będzie niekompletny. Niedoinformowanie rzutuje przede wszystkim na brak możliwości przeorganizowania pracy przy konkretnym projekcie. Co więcej, może ono też powodować opóźnienia w jego realizacji. Nie możemy też zapomnieć o kwestiach związanych z wydajnością pracowników. W sytuacji, kiedy zadania osób zwolnionych przejdą na inne, które już mają powierzone zadania, pracownicy mogą być nie tylko sfrustrowani ale też mniej wydajni. Najlepiej jeśli lider zespołu odpowiednio wcześniej poinformuje pozostałych członków o zmianach kadrowych. Powinno być to zrobione w sposób neutralny.
Chaos informacyjny i brak jasnego przekazania obowiązków
Kiedy przekazujemy informację o odejściu danego pracownika z firmy, zadbajmy o to, aby była to informacja wyczerpująca, rzetelna i transparentna. Niedoinformowanie pracowników, pomijanie kluczowych kwestii, może skutkować plotkami, a te z kolei świetnie wspomagają powstawanie chaosu. Co więcej, dementowanie plotek to proces żmudny, trudny i prawie nigdy nie jest on skuteczny. Tym samym, rzetelne poinformowanie o tym, kiedy dana osoba lub osoby odchodzą oraz jak dokładnie zostanie rozwiązany proces przekazywania jej obowiązków, to podstawa. Plotki to zło i należy zapobiegać ich powstawaniu.
Niedopasowany lub pomijany proces outplacementu
Zdarza się, że w danym przedsiębiorstwie mają miejsca zwolnienia grupowe. Prawo w Polsce stanowi, że pracodawca, który zwalnia więcej niż 50 pracowników w okresie 3 miesięcy, musi uruchomić proces outplacementowy, które mają na celu ułatwienie znalezienia nowej pracy. Nie zawsze jednak przykłada do tego należytą uwagę, co może doprowadzić do osłabienie jego employer brandingu i wizerunku firmy.
Skorzystanie z profesjonalnego programu outplacementowego dla odchodzących pracowników może temu zapobiec. Pracownik lub grupa pracowników może skorzystać z pomocy fachowców, którzy na podstawie doświadczenia zawodowego, kompetencji oraz innych czynników, będą w stanie znaleźć inne miejsce zatrudnienia odchodzącym pracownikom. Dodatkowo to nie tylko zapobiega wzrostowi bezrobocia, nie tylko pozytywnie wpływa na ochronę wizerunku firmy, ale też dobrze oddziałuje na morale ludzi, którzy w firmie zostają.
Jak dobrze pożegnać pracownika – czyli czym jest offboarding i outplacement
Brak uporządkowanego procesu offboardingu
Offboarding nie musi się wiązać z utratą wiedzy w firmie. Jeśli odchodzi pracownik, który został odpowiednio przeszkolony do wykonywania konkretnych działań, koniecznie musimy zadbać o to, aby przekazał on swoją wiedzę następcy. W ten sposób, nie tracimy specjalisty i zatrzymujemy naszą bazę wiedzy. To także bardzo ekonomiczne rozwiązanie, ponieważ nie będziemy musieli poświęcać dodatkowych środków finansowych na przeszkolenie następcy pracownika, który odchodzi z firmy. Najprostszym rozwiązaniem w tym aspekcie, jest poproszenie pracownika o to, aby spisał w formie dokumentu wszystkie informacje, które będą potrzebne do realizacji jego zadań przez nowego pracownika. Bardzo ważne jest to, aby tego typu informacje były magazynowane w firmowej Bazie Wiedzy – to znacznie ułatwia wyszukiwanie potrzebnych informacji. Oczywiście nie zastąpi to wdrożenia nowego pracownika przez odchodzącego (jeśli taka wymiana kadry następuje), ale będzie stanowić doskonałe uzupełnienie i trwale zabezpieczy wiedzę w firmie na przyszłość.
Ignorowanie employee experience przy odejściu pracownika
Ostatni dzień w pracy pracownika, który żegna się z firmą, zwykle jest bardzo trudny. Wcale jednak nie musi taki być. Jako pracodawcy, powinniśmy zadbać o to, aby zwolnieniu nie towarzyszyła negatywna atmosfera. Jednocześnie musimy dopełnić kilku formalności. Aby o niczym nie zapomnieć, dobrze przygotować sobie wcześniej listę tego, co powinno zostać wykonane. Ostatnie wrażenie, które pracownik wyniesie z firmy, jest niemalże tak samo ważne, jak to pierwsze, które decydowało o jego zatrudnieniu.
Transfer wiedzy w offboardingu. Jak nie tracić know-how firmy
Poza zadbaniem o porządek po odejściu pracownika – usunięcie go z adresów mailowych, subskrypcji i innych miejsc, w których figurował – dobrze zadbać o to, aby wrażenie, które wyniesie on po odejściu z firmy, było jak najlepsze. Bardzo fajnym pomysłem jest wręczenie takiemu pracownikowi drobnego, pożegnalnego upominku. W czasie jego odejścia z firmy, tak samo jak w czasie, kiedy był w niej zatrudniony, powinna być obecna osoba, z pionu zarządzającego danym zespołem. Zadbanie o te, z pozoru nieistotne kwestie, sprawi, że zwolnienie nie będzie odebrane negatywnie.
Zdalny offboarding pracownika — jak przeprowadzić go krok po kroku
Żyjemy w czasach, kiedy coraz więcej firm, dzięki rozwojowi technologii, pracuje zdalnie. Czy jednak da się w ten sposób przeprowadzić offboarding? Oczywiście, że tak. Musimy tylko zadbać o kilka bardzo ważnych kwestii. Przede wszystkim, musimy dysponować odpowiednimi narzędziami, które ułatwią nam komunikację. Ważne jest także to, aby posiadać właściwą platformę do zarządzania wiedzą i zasobami. Musimy też pamiętać o logistyce, czyli o przysłowiowym załataniu dziur kadrowych. Dysponując odpowiednimi narzędziami, bez najmniejszego problemu, jesteśmy w stanie przeprowadzić zdalny offboarding.
Bardzo ważne jest także to, że trzeba sobie uświadomić, iż zdalny offboarding, wcale nie oznacza tego, że pracownik, który odchodzi z firmy, będzie potraktowany gorzej. Powinno mu zostać zapewnione wsparcie – dokładnie takie samo, jakie otrzymał w pierwszych dniach pracy w danej firmie.
Zadbanie o wszystkie powyższe czynniki, uchroni naszą firmę przed chaosem. Unikniemy opóźnień w realizacji projektów, a także utrzymamy dobrą atmosferę w pracy. Z pewnością będzie to miało pozytywny wpływ na pracę pozostałych pracowników oraz ich wydajność.
Sprawdź, jak HCM Deck wspiera przekazywanie wiedzy, dokumentację procesów i cyfrowy onboarding/offboarding .Sprawdź demo HCM Deck.
Elżbieta Leśna - Sujecka
Joanna Szumowska
