Success stories
Marta Rogowska, Aleksandra Chojnowska
Koordynatorka projektów rozwojowych, HR Generalistka
Od wyzwania do mierzalnych efektów
Czas czytania całości: ok. 5 min
Wyzwanie
Niejednolity proces onboardingu zależny od managera, brak narzędzia do zbierania feedbacku i w pełni ręczne raportowanie przy planowanym wzroście zatrudnienia o 30%.
Rozwiązanie
Jeden system łączący preonboarding i onboarding – od e-pocztówki powitalnej, przez cyfrowe formalności, po check-in po dwóch tygodniach i ankietę po trzech miesiącach.
Efekty
5x mniej wiadomości wysyłanych przez HR, 120 osób w preonboardingu, 57 wygenerowanych raportów i ankiet, szybsza adaptacja nowych pracowników.
Wykorzystane moduły
Onboarding i rozwój, Dashboard analityczny, Komunikacja.
Jesteśmy największym zarządcą centrów handlowych w Polsce pod względem powierzchni najmu. Zarządzamy 34 projektami – 28 obiektami handlowymi i 6 kompleksami biurowymi – o łącznej wartości około 2,9 miliarda euro i powierzchni najmu przekraczającej milion metrów kwadratowych. Co roku odwiedza je niemal 120 milionów osób. Jesteśmy częścią Redefine Properties – drugiego największego funduszu inwestującego w nieruchomości (REIT) notowanego na giełdzie w Johannesburgu.
Wierzymy, że kluczem do sukcesu są innowacyjne rozwiązania, spójne procesy i dobra atmosfera w organizacji. Dotychczasowy proces onboardingu był jednak niejednolity – sposób jego realizacji w dużej mierze zależał od managera nowo zatrudnionej osoby, a brakowało narzędzia do zbierania informacji zwrotnej. W 2023 roku planowaliśmy zatrudnienie około 70 osób – stanowiło to wzrost organizacji o 30%.
Potrzebowałyśmy nowoczesnego rozwiązania, które nie tylko usprawni proces wdrażania nowych koleżanek i kolegów, ale też będzie przejrzyste, odciąży managerów oraz zautomatyzuje obsługę szkoleń i raportowanie ESG. Platformą, która spełniła nasze wymagania, jest HCM Deck.
Dotychczasowy proces onboardingu był niejednolity, a organizacja stanęła przed planowanym wzrostem zatrudnienia o 30%.
01
Sposób realizacji onboardingu w dużej mierze zależał od managera nowo zatrudnionej osoby – bez jednego standardu w całej organizacji.
02
Brakowało narzędzia do zbierania informacji zwrotnej po zakończonym onboardingu.
03
Obowiązki związane z organizacją szkoleń, uzupełnianiem dokumentów i raportowaniem w całości spoczywały na dziale HR.
04
Planowany w 2023 r. wzrost zatrudnienia o ok. 70 osób (30% organizacji) wymagał skalowalnego, przejrzystego procesu.
5000
logowań
120
osób przypisanych do preonboardingu
5x
mniej wiadomości wysyłanych w procesach onboardingowych przez HR
57
wygenerowanych raportów i ankiet poszkoleniowych
Dzięki cyfryzacji procesu wysyłamy pięć razy mniej wiadomości niż wcześniej. Otrzymujemy pozytywne opinie od managerów, którzy czują się lepiej wspierani.
Możliwość dostosowania widoków i tworzenia osobnych ścieżek sprawia, że nowi pracownicy – niezależnie od formy zatrudnienia – realizują programy dopasowane do swoich potrzeb.
Realizacja procesów w jednym systemie znacząco usprawniła raportowanie, co jest jedną z kluczowych zalet platformy dla organizacji o złożonej strukturze.
Realizacja preonboardingu i onboardingu w jednym systemie poprawiła naszą efektywność – nowi pracownicy szybciej się adaptują, a ich zaangażowanie wzrosło.
Proces cyfryzacji pozwolił dostrzec luki w dotychczasowych treściach i procedurach, a następnie udoskonalić je już na platformie – od kwestionariusza osobowego po szkolenia BHP.
Planujemy testy diagnostyczno-rozwojowe pomagające lepiej wykorzystać mocne strony pracowników oraz stopniowe wdrażanie ścieżek specjalistycznych.
Nasz proces łączy formę online i na żywo – od pierwszego kontaktu dwa tygodnie przed startem, aż po ewaluację po trzech miesiącach pracy.
01
Wstępne przywitanie Dwa tygodnie przed startem wysyłamy e-pocztówkę powitalną i e-mail z linkiem do platformy oraz jednorazowym loginem. Manager otrzymuje przypomnienie i checklistę zadań.
02
Pierwszy etap – formalności Zdigitalizowane dokumenty kadrowe, w tym kwestionariusz osobowy – bez zajmowania czasu w pierwszym dniu pracy.
03
Poznaj EPP Materiały o organizacji i krótki test sprawdzający znajomość wartości firmy.
04
Informacje organizacyjne i zadanie Benefity, plan pierwszego dnia, pulse check nastroju i krótkie zadanie – notka o sobie na powitanie.
05
Pierwszy dzień Welcome pack od managera, przydział do programu onboardingowego, film powitalny od zarządu, szkolenia BHP i kodeks etyki.
06
Wiadomości pod ręką Moduły o benefitach i obiegu dokumentów w jednym miejscu – mniej pytań do HR.
07
Diversity, wolontariat, mini staż Treści o różnorodności, wolontariacie pracowniczym i możliwości wyjazdu do innego centrum handlowego.
08
Check-in i ewaluacja Spotkanie z HR po dwóch tygodniach oraz ankieta po trzech miesiącach od zakończenia onboardingu.
„Sam proces cyfryzacji pozwolił nam dostrzec luki w dotychczasowych treściach i procedurach, a następnie udoskonalić je już na platformie. Teraz, dzięki niej, wysyłamy pięć razy mniej wiadomości niż wcześniej. Otrzymujemy pozytywne opinie od managerów, którzy czują się lepiej wspierani”.
Marta Rogowska
Koordynatorka projektów rozwojowych
„Realizacja tych procesów w jednym systemie poprawiła naszą efektywność – nowi pracownicy szybciej się adaptują, a ich zaangażowanie wzrosło. Dla organizacji o złożonej strukturze dużym ułatwieniem jest możliwość dostosowania widoków i tworzenia osobnych ścieżek”.
Aleksandra Chojnowska
HR Generalistka
Onboarding i rozwój
Ścieżki wdrożeniowe z zadaniami dla pracownika, buddy'ego i przełożonego.
Zobacz moduł →
Komunikacja
Wiadomości powitalne, przypomnienia dla managerów i informacje o benefitach w jednym miejscu.
Zobacz moduł →
Dashboard analityczny
Monitorowanie postępów wdrożenia i wyników badań pulse check.
Zobacz moduł →
