4 pomysły na warsztaty wymiany wiedzy 

Według badań Deloitte zarządzanie wiedzą w organizacji to jeden z kluczowych czynników wpływających na sukces firmy. Digitalizacja miejsc pracy sprawiła, że organizowanie warsztatów wymiany wiedzy stało się kluczowe, w zapewnianiu sprawnego transferu informacji. Firmy zaczynają świadomie kształtować kulturę uczenia się, która zachęca do dzielenia się swoim know how z innymi osobami. Jak zorganizować warsztaty dla pracowników, które pozwolą na skuteczną wymianę wiedzy?

Warsztaty wymiany wiedzy – czym są

Wiedza stanowi ważny zasób każdej organizacji, dlatego powinna być stale uaktualniana i kompletowana w ogólnodostępnym miejscu – np. na wewnętrznej platformie rozwojowej. Pozwala to zachować ciągłość biznesową i zatrzymać najważniejsze informacje w firmie. Właśnie dlatego transfer wiedzy wewnątrz organizacji jest tak istotny, a warsztaty dla pracowników w duchu knowledge sharing stają się coraz popularniejsze.

Spotkania, na których członkowie zespołów mają okazję dowiedzieć się czegoś nowego, a także wyjaśnić swoją perspektywę, są niezwykle cenne. Nie tylko dla organizacji, ale też dla samych zainteresowanych. Liczne badania pokazują, że dzielenie się wiedzą w firmie pozytywnie wpływa na poziom zaangażowania pracowników. Zmniejsza się bowiem ilość popełnianych przez nich błędów, likwidowane są luki kompetencyjne, a także wzrasta pewność siebie oraz świadomość organizacyjna.

Dlaczego warto organizować warsztaty wymiany wiedzy – wiedza jawna kontra ukryta

Należy pamiętać, że firmowe know how rozproszone jest wewnątrz struktury organizacyjnej i można podzielić je na wiedzę jawną oraz ukrytą. Informacje formalne (nazywane jawnymi) są łatwe do skatalogowania i udostępniania innym np. za pośrednictwem bazy wiedzy. Najczęściej mowa tu o procedurach, regulaminach, wiedzy stanowiskowej czy branżowej.

Czym innym jest wiedza ukryta, czyli ta, którą pracownik zdobywa za pomocą doświadczeń, podczas wykonywania swojej pracy i obserwowania środowiska organizacyjnego. Te informacje są dużo trudniejsze do wydobycia i dzielenia się nimi wewnątrz firmy. Warsztaty wymiany wiedzy, dzięki wykorzystywaniu social learningu oraz bezpośrednich interakcji między pracownikami, pozwalają na sprawny transfer informacji jawnych oraz ukrytych.

Praktyczne pomysły na warsztaty wymiany wiedzy:

Warsztaty wymiany wiedzy są przestrzenią do komunikacji, dzielenia się swoimi obserwacjami oraz zbierania feedbacku od współpracowników. Podczas tych spotkań pracownicy mogą opowiedzieć o swoich doświadczeniach w codziennej pracy i uczyć się od siebie nawzajem. Powstaje efekt synergii, w którym grupy warsztatowe wypracowują bardziej kreatywne i lepsze jakościowo rozwiązania, niż osoby działające w pojedynkę. Jakie formy pracy mogą być pomocne podczas organizowania warsztatów w duchu knowledge sharing?

Spotkanie z wykorzystaniem metody design thinking

Design thinking to podejście bazujące na empatii i głębokim zrozumieniu omawianego problemu oraz potrzeb osób, których on dotyczy. Jest to metoda skuteczna zarówno w opracowywaniu nowych produktów, jak i podczas warsztatów wymiany wiedzy dla pracowników. Spotkania prowadzone w oparciu o design thinking dotyczą konkretnego zagadnienia lub problemu i bazują na określonych krokach. Jest to empatyzowanie, definiowanie trudności, generowanie pomysłów, budowanie prototypów oraz testowanie. Na każdym z nich uczestnicy są zachęcani do dzielenia się swoją perspektywą i doświadczeniami.

Warsztaty wymiany wiedzy z wykorzystaniem metody design thinking mogą dotyczyć np. sposobów na usprawnienie pracy między działami. Jest to również dobry sposób generowania pomysłów na rozwiązanie problemu, przed którym staje organizacja. Z tej metody korzystaliśmy również w trakcie warsztatów cross-teamowych w HCM Deck, dotyczących wprowadzenia modelu hybrydowego do organizacji. 

Efekty, które wypracowaliśmy podczas spotkań prowadzonych metodą design thinking, znajdziesz w ebooku 

Dowiedz się więcej

Moc grywalizacjii symulacji

Badania wykazują, że techniki grywalizacyjne pozwalają zwiększyć zdolność uczenia się pracowników nawet o 40%. Wykorzystywanie w środowisku biznesowym mechanizmów znanych z gier, staje się coraz popularniejsze. Organizacje zaczynają postrzegać je nie tylko jako rozrywkę, ale również jako przestrzeń do pogłębiania wiedzy i co najważniejsze – wykorzystywania jej w praktyce. Gry pozwalają pracownikom eksperymentować, uczyć się nowych sposobów działania, a także testować je w bezpiecznym środowisku.

Warsztaty wymiany wiedzy mogą mieć formę gry symulacyjnej lub fabularnej, podczas której pracownicy zostają osadzeni w rolach. Poznają zarys sytuacji, a także cel gry, który mają osiągnąć. W ramach scenariusza muszą oni rozwiązać dany problem, uprzednio sprawdzając dostępność zasobów, zdobywając nowe informacje i podejmując na ich podstawie decyzje. Innym pomysłem na wykorzystanie grywalizacji w transferze wiedzy organizacyjnej mogą być warsztaty przeprowadzone w formie teleturnieju. W pierwszym etapie pracownicy tworzą bazę pytań, uwzględniając wiedzę jawną oraz ukrytą, a potem próbują swoich sił, udzielając odpowiedzi.

Warsztaty z udziałem facylitatora

Pomysłem na warsztaty wymiany wiedzy dla pracowników może być również klasyczna burza mózgów lub spotkanie konsultacyjne przeprowadzone z udziałem facylitatora. Jest to bezstronna i obiektywna osoba, która kieruje pracą zespołu i pilnuje, aby warsztat przebiegał efektywnie. Badania wykazały pozytywny wpływ facylitatora na efektywność uczenia się w grupie. Dba on o jasność i przejrzystość komunikacji, stwarza poczucie wspólnoty, a także utrzymuje skupienie uczestników na celu spotkania.

W przypadku warsztatów wymiany wiedzy celem tym może być np. wypracowanie wspólnego dokumentu z listą dobrych praktyk w danej dziedzinie. Albo stworzenie materiałów onboardingowych dla nowych pracowników lub innego elementu ogólnofirmowej bazy wiedzy np. FAQ. Uczestnicy spotkania, przy wsparciu facylitatora, mogą swobodnie wymieniać się wiedzą i pomysłami, tworząc przy okazji materiały edukacyjne dla pozostałych współpracowników.

Wewnątrzfirmowa konferencja à la TED

Innym, ciekawym pomysłem na organizację warsztatów wymiany wiedzy w organizacji, może być wydarzenie podobne do konferencji TED. To spotkanie, na którym uczestnicy wygłaszają kilkuminutowe, wcześniej przygotowane wystąpienia na interesujący ich temat. Prezentacje te mogą być wzbogacone późniejszą dyskusją ze współpracownikami. To sposób na przekazanie wiedzy jawnej, ale także na zlokalizowanie i uchwycenie informacji ukrytych, nowych perspektyw oraz dobrych praktyk stosowanych przez pracowników.

Z podobnego pomysłu korzysta firma Digitalk, w której pracownicy samodzielnie wybierają temat wystąpienia, bazując na aspektach swojej codziennej pracy, wnioskach oraz przemyśleniach. Po zaprezentowaniu wybranego tematu przed współpracownikami rozpoczyna się rozmowa, podczas której słuchacze mogą zadać pytania lub podzielić się swoimi spostrzeżeniami. Jak zauważa Artur Jabłoński, założyciel Digitalk, różni pracownicy często dochodzą w swojej pracy do podobnych wniosków i obserwacji. Otwarte dzielenie się wiedzą na forum buduje poczucie przynależności, pozwala wszystkim pracownikom rozwijać się oraz zwiększa firmowe know how.

Podsumowanie

Nie ma jednego, uniwersalnego sposobu na warsztaty dzielenia się wiedzą w organizacji. To, z jakiego narzędzia lub metody warto skorzystać, zależy od tego, jakie oczekiwania ma firma. Czy rezultatem spotkania ma być wypracowanie konkretnego rozwiązania, np. listy dobrych praktyk w obsłudze klienta? Czy może liczy się wymiana doświadczeń między współpracownikami z różnych zespołów, aby mogli oni lepiej zrozumieć procesy zachodzące w organizacji? Bez względu na to, na jaką formę warsztatów się zdecydujecie, warto w pierwszej kolejności pomyśleć o komforcie i bezpieczeństwie psychologicznym pracowników. Tylko wtedy będą oni skłonni do dzielenia się swoją wiedzą.