Bazy wiedzy, których twórcami są pracownicy – czy podnoszą zaangażowanie i wartość biznesową?

Badania wykazują, że pracownicy spędzają nawet 20% swojego czasu na poszukiwaniu informacji niezbędnych do ich pracy lub współpracowników, którzy mogą pomóc im w wykonaniu danego zadania. Dzięki narzędziom, m.in. firmowym bazom wiedzy tworzonym przez pracowników, czas ten można skrócić nawet o 35%, ponieważ wszystkie istotne informacje, dokumenty i procedury znajdują się w jednym, ogólnodostępnym miejscu.

Szacuje się, że firmy z listy Fortune 500 tracą rocznie nawet 31,5 miliarda dolarów z powodu pracowników, którzy nie dzielą się skutecznie swoją wiedzą. Ta strata spowodowana jest m.in. brakiem transferu wiedzy między sektorami i działami firm, który przekłada się na nietrafne decyzje biznesowe. Innymi powodami mogą być tracenie firmowego know-how wraz z odejściem pracownika z organizacji, a także wcześniej wymienione marnowanie czasu pracowników na szukanie wiedzy procesowej i produktowej.

Firmowa baza wiedzy w dobie digitalizacji

W dygitalizującym się środowisku pracy baza wiedzy, szczególnie ta tworzona przez pracowników, to najważniejsze źródło informacji o firmie i jej know-how. Umożliwia ona przechowywanie, porządkowanie i sprawnie aktualizowanie wszystkich istotnych informacji w organizacji – dokumentów, szablonów, instrukcji i procedur, wiedzy produktowej, standardów obsługi oraz dobrych praktyk.

Największą zaletą firmowych baz wiedzy jest ich dostępność. Digitalowe bazy pozwalają zbierać całą organizacyjną wiedzę w jednym miejscu i udostępniać ją wszystkim pracownikom lub wybranym grupom. To narzędzie wspierające onboarding nowych osób w firmie, a także tych, którzy dołączają do nowego projektu wewnątrz organizacji. Kluczowe informacje znajdują się w jednym miejscu, a pracownicy mogą sięgnąć po wiedzę wtedy, gdy jej potrzebują. 

Budując firmową bazę wiedzy, należy pamiętać, że jej funkcja nie ogranicza się jedynie do udostępniania informacji, ale także do tworzenia nowych zasobów. Z tego powodu warto zapraszać pracowników do dzielenia się swoimi doświadczeniami i wiedzą na temat produktów, klientów i skutecznych rozwiązań.

Dowiedz się, jakie korzyści przynosi baza wiedzy Bobby Burgerowi.

Przeczytaj

Dlaczego warto zapraszać pracowników do tworzenia baz wiedzy?

Zarządzanie wiedzą uznaje się za jedną z trzech najważniejszych kwestii wpływających na sukces organizacji. Tempo zmian współczesnego rynku wymusza dużą elastyczność na organizacjach, a wiedza procesowa szybko traci na aktualności. Aby móc czerpać korzyści z zarządzania wiedzą, należy zainwestować nie tylko w narzędzia digitalowe, takie jak platformy rozwoju pracowników, ale również w budowanie kultury dzielenia się wiedzą w organizacji.

Obecnie, w dobie pracy zdalnej i hybrydowej, organizacyjne know-how rozproszone jest po różnych działach i lokalizacjach, z których pracują pracownicy. Można mówić tu o wiedzy ukrytej, czyli tej będącej w wyłącznym posiadaniu pracowników i rozwijanej w sytuacjach, gdy mierzą się oni z nowymi wyzwaniami i zadaniami. 

To właśnie pracownicy wiedzą, które rozwiązania sprawdzają się w praktyce, jak radzić sobie z nietypowymi pytaniami klientów, a także jakie wątpliwości pojawiają się najczęściej i jak na nie odpowiadać. Ta wiedza powinna być systematycznie zbierana od pracowników i umieszczana w oddolnych bazach wiedzy, aby każda osoba w organizacji miała do niej dostęp. Gdy informacje zbierane są w jednym miejscu i we współpracy z pracownikami, bardzo łatwo jest aktualizować i tworzyć nowe procedury oraz standardy, które mogą szybko wejść do kanonu i zacząć być powielane przez innych pracowników.

Jak dzielenie się wiedzą wpływa na zaangażowanie pracowników

Badania wykazały, że możliwość dzielenia się swoją wiedzą w obrębie organizacji, ma pozytywny wpływ na zaangażowanie pracowników. Największy wzrost zaangażowania można obserwować w organizacjach, w których dzielenie się wiedzą zakorzenione jest w środowisku pracy, szkoleniach i rozwoju, stylu zarządzania, sposobie wewnętrznej komunikacji, a także formie wynagradzania. Zaangażowani pracownicy są bardziej chętni do dalszego uczenia się i rozwijania swoich kompetencji wewnątrz organizacji i rzadziej rezygnują z pracy u danego pracodawcy.

Te wnioski potwierdziły również inne badania, które wykazały ponadto, że dzielenie się wiedzą prowadzi to do większej kreatywności i innowacyjności oraz lepszych wyników pracowników, zespołów i tym samym całej organizacji. Firmy dbające o dzielenie się wiedzą wewnątrz organizacji, np. zapraszające pracowników do tworzenia oddolnych baz wiedzy, mogą osiągnąć i utrzymać przewagę konkurencyjną. 

Baza wiedzy tworzona przez pracowników – korzyści 

Jednak wzrost zaangażowania pracowników i tym samym konkurencyjności firmy to nie jedyne korzyści tworzenia oddolnych baz wiedzy w organizacjach. Wśród innych aspektów, które mają pozytywny wpływ na firmę, można wymienić:

• Pracownicy działają w oparciu o jednakowe standardy i dysponują aktualną wiedzą na wyciągnięcie ręki.
• Transfer wiedzy w organizacji zmniejsza liczbę błędów popełnianych przez pracowników i zapobiega występowaniu dodatkowych kosztów.
• Dzielenie się wiedzą w jednym miejscu i w trwały sposób pozwala zachować ciągłość biznesową i zatrzymywać wiedzę pracowników wewnątrz organizacji. Również tych, którzy decydują się odejść z firmy.
• Zebranie wiedzy w jednym miejscu, z udziałem pracowników, pomaga zidentyfikować luki kompetencyjne i potrzeby rozwojowe w organizacji.
• Digitalowe bazy wiedzy standaryzują i podnoszą skuteczność onboardingu nowych pracowników.
• Dzielenie się wiedzą między pracownikami odciąża managerów. Pracownicy mają łatwy dostęp do niezbędnych informacji i stają się bardziej autonomiczni.
• Dzięki płynnym transferowi wiedzy, zapewnionemu przez bazy tworzone przez pracowników wzrasta produktywność, a komunikacja w organizacji ulega polepszeniu.
• Pracownicy zapraszani do dzielenia się wiedzą i tworzenia baz wiedzy stają się inicjatorami zmian, ulepszeń i nowych rozwiązań na zaistniałe problemy.
• Narzędzia digitalowe pozwalają burzyć silosy wiedzy funkcjonujące w organizacji.
• Skraca się czas i koszty działań rozwojowych, ponieważ raz zebrana wiedza może być udostępniana wielu pracownikom jednocześnie.

Intuicyjna i przyjazna dla pracowników, dostępna 24/7, na każdym urządzeniu.

Poznaj Bazę Wiedzy

Jak wspierać pracowników w tworzeniu baz wiedzy

Korzystanie z bazy wiedzy i budowanie jej we współpracy z pracownikami powinno być funkcjonalne. Dzielenie się wiedzą w organizacji nie powinno być biurokratycznym obowiązkiem, ale na stałe wpisywać się w kulturę organizacji i być wspierane odpowiednimi narzędziami. Aż 90% dyrektorów uważa, że ich firma zwraca uwagę na potrzeby ludzi względem rozwiązań technologicznych wprowadzanych w organizacji. Jednak niewiele ponad połowa pracowników (53%) może zgodzić się z tym stwierdzeniem. Właśnie dlatego ważne jest, aby firmowa baza wiedzy była intuicyjna i przyjazna wszystkim pracownikom.

Innym ważnym aspektem jest wsparcie ze strony managerów. W badaniu linii produkcyjnych telefonów komórkowych przeprowadzonym przez Ethana Bersteina z Harvard Business School wykazano, że pracownicy liniowi chętnie udzielali nieformalnych lekcji i dzielili się wypracowanymi przez siebie wskazówkami oraz sprawdzonymi sposobami na sprawniejsze wykonanie danego zadania, gdy nie obawiali się nadmiernej kontroli ze strony managerów. 

Pokazuje to, że managerowie powinni zachęcać pracowników do ulepszania swojego stylu pracy i dzielenia się nową wiedzą z innymi. Mogą oni wyznaczyć pracowników, którzy staną się odpowiedzialni za gromadzenie i katalogowanie wiedzy zespołowej, a także będą konsultantami podczas wyboru narzędzi wspierających zarządzanie wiedzą w organizacji. Dobrą praktyką jest także rezerwowanie części czasu pracy na wymianę doświadczeń i informacji. Dzięki temu dzielenie się wiedzą wśród pracowników na stałe wpiszę się w kulturę organizacji.

Dowiedz się, jak nasze rozwiązania w obszarze zarządzania wiedzą mogą pomóc Twojej organizacji.

Sprawdź demo