Japoński model zarządzania wiedzą w polskiej firmie

Japoński model zarządzania wiedzą kładzie duży nacisk na jej transfer wewnątrz organizacji. Praktyka ta jest przejmowana również przez europejskie firmy. W badaniu Deloitte European Workforce Survey 68% respondentów przyznało, że ułatwienie transferu wiedzy jest jednym z głównych priorytetów w ich organizacjach. Jak jednak podejść do realizacji tego zadania? Aby odpowiedzieć na to pytanie, warto przyglądać się, jak do tego obszaru podchodzą liderzy w swojej branży. 

Zarządzanie wiedzą w japońskim stylu

Japońskie podejście do zarządzania wiedzą opiera się na idei ciągłego doskonalenia.  Zachodnie organizacje skupiają się w głównej mierze na wdrażaniu narzędzi, które pomagają zachować i zorganizować wiedzę w organizacji. Z kolei firmy działające według japońskiego modelu rozumieją, że sama technologia nie wystarczy. Aby optymalnie zarządzać wiedzą, potrzebne są strategie wspierające pracowników i motywujące ich do rozwoju. Z tego powodu japońskie organizacje koncentrują się na tym, jak zadbać o efektywny transfer wiedzy między różnymi pracownikami i działami, a także jak identyfikować wiedzę ukrytą i rozpowszechniać ją wewnątrz organizacji.

Inną ważną cechą, silnie zakorzenioną w japońskim modelu zarządzania wiedzą, jest idea komunitaryzmu. Bazuje ona na angażowaniu pracowników i wzmacnianiu ich więzi z organizacją. Jak wynika z badań, Japończycy, którzy dołączają do zachodnich organizacji, są zaskoczeni niską ilością interakcji społecznych. W ich kulturze uważa się bowiem, że to właśnie

nawiązywanie relacji, szukanie porozumienia i wzajemne rozmowy są podstawą prawidłowego transferu wiedzy w organizacji.

Zastosowanie japońskiego modelu zarządzania wiedzą w organizacji można zaobserwować na przykładzie platformy szkoleniowo-rozwojowej sieci Biedronka. Platforma HCM Deck, nazwana przez firmę „EduAkcja”, umożliwia transfer wiedzy między pracownikami, a także stwarza wirtualną przestrzeń do wymiany doświadczeń i nawiązywania relacji wewnątrz firmy. Można mówić tu o digital learningu na dużą skalę, ponieważ EduAkcja została uruchomiona ponad milion razy w zaledwie pierwszym roku od startu. Poniżej znajdziesz case study, jak japońskie modele zarządzania wiedzą, takie jak SECI oraz Kaizen, wdrażane są w Biedronce za pomocą platformy rozwojowej, budowanej razem z HCM Deck.

Model SECI – transfer wiedzy w firmie

Japoński model zarządzania wiedzą określa jej przepływ w organizacji jako spiralę. W ramach niej wiedza ukryta powinna być stale wydobywana na światło dzienne i rozpowszechniana wewnątrz organizacji. Pozwalając tym samym na doskonalenie się i tworzenie nowego know how przez pracowników. Proces ten obrazuje model SECI stworzony przez Nonaka i Tekauchiego. Określa on 4 etapy transferu wiedzy w organizacjach, podczas których informacje nieformalne są przekształcane w jawne i wdrażane w codzienne działanie firmy.

Wiedza ukryta: Tej wiedzy nie znajdziemy w instrukcjach stanowiskowych czy opisach procedur. Mimo wszystko pracownicy wykorzystują ją na co dzień. To nieformalne informacje i indywidualnie wypracowane techniki, które pracownicy zdobywają za pomocą doświadczeń oraz dzięki obserwowaniu środowiska organizacyjnego. Ten rodzaj wiedzy jest trudny do odkrycia, jednak to właśnie ona stanowi centralny element tworzący organizacyjne know how.

Wiedza jawna: Jest to wiedza powszechna w organizacji, którą można skatalogować i udostępniać innym. To wszelkiego rodzaju dobre praktyki, dokumenty czy opisy procedur. Ten rodzaj wiedzy ma swoje źródło w informacjach nieformalnych, które z czasem zostały utrwalone i stały się dostępne dla reszty pracowników.

Socjalizacja

Pierwszym krokiem w japońskim modelu zarządzania wiedzą SECI jest socjalizacja, którą możemy rozumieć jako transfer wiedzy ukrytej między pracownikami firmy. Odbywa się to najczęściej poprzez rozmowę, obserwację, naśladownictwo oraz udział w różnego rodzaju społecznościach. Aby wesprzeć pracowników na tym etapie transferu wiedzy, sieć sklepów Biedronka stworzyła wirtualną przestrzeń, w której pracownicy mają możliwość dzielenia się swoją wiedzą oraz doświadczeniami. Baza wiedzy platformy EduAkcja umożliwia wymianę poglądów i dobrych praktyk, a także dodawanie komentarzy do już istniejących treści. Co ważne, nie bazuje ona wyłącznie na przekazywaniu wiedzy operacyjnej czy branżowej. EduAkcja umożliwia także tworzenie materiałów przez samych pracowników, związanych z ich pasjami i talentami.

Eksternalizacja 

Kolejnym etapem japońskiego modelu zarządzania wiedzą SECI jest eksternalizacja. Polega ona na uzewnętrznianiu informacji ukrytych i przerabianiu ich na nową, skatalogowaną i ustandaryzowaną wiedzę. Możliwą do udostępnienia wśród wszystkich pracowników. Na platformie edukacyjnej Biedronki ten etap jest wspierany przez ogólnodostępną bazę wiedzy, a także kursy, szkolenia i testy. EduAkcja to m.in. instruktaże, webinary, wideo, infografiki i podcasty. Różnorodność treści wspiera naukę w rytmie pracy, a pracownicy mogą korzystać z bazy wiedzy wtedy, kiedy potrzebują. Mogą oni także realizować kursy i szkolenia w dogodnym dla siebie tempie, miejscu i czasie, korzystając z urządzeń mobilnych i stacjonarnych.

Kombinacja 

Trzecim etapem japońskiego modelu zarządzania wiedzą SECI jest kombinacja. Należy rozumieć ją jako wykorzystanie już skatalogowanych informacji formalnych, do stworzenia nowych i bardziej złożonych koncepcji. W ten etap transferu wiedzy organizacyjnej wpisują się programy rozwojowe aplikacji EduAkcja. Dzięki nim pracownik może przejść kompleksową ścieżkę onboardingową, a także rozwijać swoje kompetencja stanowiskowe oraz managerskie w ramach zaplanowanych kroków. Programy na platformie nie dotyczą wyłącznie tematów branżowych. Poruszają one również kwestie dobrostanu psychicznego oraz wzmacniania kompetencji osobistych. Inną istotną możliwością, jaką stwarza platforma Biedronki, jest wykorzystanie techniki blended learning. Stanowi ona połączenie klasycznych i digitalowych form zdobywania oraz przekazywania wiedzy. W ten sposób aplikacja rozwojowa staje się uzupełnieniem szkoleń stacjonarnych. Dzięki niej pracownik może zapoznać się z teorią, przed przystąpieniem do etapu praktycznego albo przypomnieć sobie najważniejsze elementy już odbytego kursu.

Internalizacja 

Czwarty krok modelu polega na przetwarzaniu wiedzy jawnej w taki sposób, aby mogła być ona stosowana w codziennej pracy. Przejście przez cztery etapy modelu SECI stanowi podstawę do tworzenia nowej wiedzy w organizacji. Pracownicy zachęcani do rozwoju oraz pogłębiania kompetencji specjalistycznych, będą wpadali na innowacyjne pomysły i rozwiązania usprawniające pracę. Tym samym będą oni tworzyli nową wiedzę ukrytą. W ten sposób spirala rozpoczyna się od nowa i stanowi stały element kultury organizacyjnej nastawionej na doskonalenie się i rozwój. Aby wzmocnić ten obszar, Biedronka angażuje pracowników do aktywnego korzystania z aplikacji. W organizacji zostały powołane osoby pełniące rolę Ambasadorów Rozwoju. To właśnie one promują kulturę uczenia się, a także informują resztę zespołów o nowościach na platformie.

Kaizen a zarządzanie wiedzą w organizacji

Nie można mówić o japońskim modelu zarządzania wiedzą, bez wspomnienia o Kaizen. To filozofia ciągłego doskonalenia się, przez podejmowanie małych i stopniowych działań, które z czasem przekształcają się w nawyki. Platforma rozwojowa EduAkcja wpisuje się w tę filozofię na wiele sposobów. Tym podstawowym jest umożliwienie pracownikom uczenia się w dogodnym dla nich tempie, miejscu i czasie oraz dzielenie treści edukacyjnych na mniejsze części. Ale to nie jedyne obszary procesu rozwojowego w Biedronce, które mają swoje korzenie w metodzie Kaizen.

Odprawy Kaizen w Biedronce

Sklepy wyposażone są w tablice, na której znajdują się wszystkie informacje kluczowe dla działania sklepu w danym dniu. Przed zmianą pracownicy spotykają się pod tablicą, aby omówić najważniejsze kwestie i podzielić się pracą. Codzienne odprawy wyrównują poziom wiedzy pracowników i nadają kontekst ich pracy. Ułatwiają im także zrozumienie, realizację oraz kontrolę przypisanych do nich zadań.

Bank pomysłów

Na platformie EduAkcja pracownicy mogą także dzielić się swoimi pomysłami na usprawnienia i modyfikacje w sklepach Biedronki. Ta funkcja również została zainspirowana filozofią Kaizen. Bank Pomysłów daje możliwość zgłoszenia swojej innowacji, która poddawana jest opiniowaniu i ma szansę na stałe wpisać się w działanie całej firmy. To pracownicy są źródłem firmowego know-how. Czerpanie z ich pomysłów pozwala organizacji rozwijać się i doskonalić.

Japońskie metody zarządzania wiedzą – podsumowanie

Metody takie, jak SECI oraz Kaizen, nadają procesom rozwojowym w organizacji szerszy kontekst. Umożliwiają ciągłe doskonalenie się przez stały transfer wiedzy oraz tworzenie przestrzeni do wymiany doświadczeń między pracownikami. Platforma rozwojowa pomaga wdrażać japońskie metody zarządzania wiedzą i monitorować ich skuteczność – nawet w tych rozbudowanych i wciąż rosnących organizacjach. 

Zobacz, jak HCM Deck może przyczynić się do odpowiedniego zarządzania wiedzą w Twojej firmie.

Sprawdź demo