Aleksandra Kosicka
Praca w każdej firmie – bez względu na jej rodzaj i wielkość – to szereg procedur, standardów i wiedzy, której przybywa wraz z jej rozwojem. Jak usystematyzować przechowywanie i przekazywanie wiedzy w organizacji? Jak ją chronić? Z pewnością przyda Ci się do tego odpowiedni aplikacja lub program do tworzenia bazy wiedzy w firmie.
Czym jest know-how organizacji?
Know-how to wiedza techniczną i pozatechniczna (czyli np. handlowa, administracyjna, organizacyjna, finansowa), która niezbędna jest do wykorzystania w działalności danej organizacji. Mówiąc najprościej, know-how to wszelkiego rodzaju praktyki, doświadczenia oraz procedury, jakie zdobywa organizacja oraz jej członkowie, które bezpośrednio wpływają na to:
- jak wykonywane są poszczególne zadania w firmie,
- jak świadczone są przez nią usługi,
- jak tworzone są produkowane przez nią produkty.
Aby mówić o know-how, czyli wiedzy danego przedsiębiorstwa, musi ono spełniać konkretne warunki i posiadać konkretne cechy. Jakie to cechy?
Po pierwsze, niejawność. Know-how nie jest dostępny dla osób spoza organizacji i nie można ich znaleźć np. na Wikipedii. Oczywiście, jest to mocne przejaskrawienie, ale obrazuje ono dość dobrze, że know-how jest wiedzą nieznaną dla postronnych osób, ponieważ to ona decyduje np. o tym, jaka jest przewaga konkurencyjna firmy na tle konkurencji.
Drugą cechą jest zidentyfikowanie. Wszyscy członkowie firmy powinny mieć dostęp do spisanego know-how w formie dokumentów, prezentacji czy materiałów video. Powinni oni tez zostać poinformowani, że są to materiały niejawne, których nie mogą rozpowszechniać.
Po trzecie – wreszcie – istotność. Know-how to informacje o dużym znaczeniu, które mają kluczowy wpływ na funkcjonowanie organizacji.
Zgodnie z prawem unijnym know-how to pakiet informacji praktycznych wynikających z doświadczenia i badań. Informacje te są: niejawne, czyli nie są powszechnie znane lub łatwo dostępne; istotne, czyli ważne i użyteczne z punktu widzenia wytwarzania produktów objętych umową; zidentyfikowane, czyli opisane w wystarczająco zrozumiały sposób, aby można było sprawdzić czy spełniają kryteria niejawności i istotności (na podstawie rozporządzenia Komisji Europejskiej nr 772/2004 z dn. 7.04.2004 r. w sprawie stosowania art. 81, ust. 1 Traktatu Europejskiego, dotyczącego transferu technologii).
Co może stanowić firmowe know-how?
- Procedury i standardy świadczenia usług oraz wytwarzania towarów;
- Standardy obsługi klienta;
- Wszelkiego rodzaju bazy danych, np. bazy klientów i kontrahentów;
- Strategia biznesowa i marketingowa firmy;
- Wyniki badań naukowych;
- Procedury związane z zarządzaniem organizacją.
Po co chronić know-how w firmie?
Przede wszystkim wiedza, jaką posiada firma wpływa na jej funkcjonowanie i pozycję na rynku, a także na jej wartość gospodarczą. Jeśli taka wiedza wydostanie się np. do osób z konkurencji, mogą oni ją wykorzystać w celu zdobycia przewagi konkurencyjnej, a nawet nieuczciwych działań, aby podważyć jej profesjonalizm i zepsuć reputację. „Sekrety” firmy, które wyjdą na jaw, mogą „odbić się czkawką”. Dlaczego więc tak wiele firm tego nie robi? Np. korzystając z możliwości jakie daje posiadanie programu do tworzenia bazy wiedzy w firmie.
Zobacz jak HCM Deck może pomóc chronić know-how w Twojej firmie. Sprawdź demo już dziś
Jak chronić know-how w firmie?
Wiedzę w firmie można chronić na wiele sposobów. Jedną ze stosowanych praktyk jest zawieranie z pracownikami umowy o zachowaniu poufności, która zakłada, że jeśli wydadzą oni ważne informacje, będą musieli liczyć się z konsekwencjami, np. w postaci nałożenia na nich kary finansowej.
Pracownicy powinny tez być informowani na bieżąco o tym, że otrzymują dostęp do poufnych i ważnych dokumentów, informacji i danych o firmie, które mają wyłącznie do własnego wglądu.
Jeśli jesteś odpowiedzialny za obieg know-how w Twojej firmie, zastanów się też, kto dokładnie powinien mieć do niego dostęp. Informacje dla kadry zarządzającej nie powinny być dostępne dla szeregowego pracownika, a tym bardziej stażysty czy praktykanta.
Jeśli dany pracownik odchodzi z firmy czy tez zostaje z niej zwolniony, zadbaj o to, by wszelkie dostępy do kont czy CRM, czyli platformy do zarządzania obsługą klienta zostały mu odebrane. Jeśli o tym zapomnisz, po przejściu do konkurencji, taki pracownik teoretycznie może przekazać je dalej. Oczywiście są to rzadkie przypadki, ale jeśli nie rozstał się on ze starą firmą w nienajlepszych relacjach, lepiej dmuchać na zimne.
Regularnie zmieniaj hasła do najważniejszych narzędzi. Dzięki temu zmniejszysz ryzyko przechwycenia ich przez niepożądane osoby.
Ochrona know-how to jedno, druga niezwykle ważna kwestia to zarządzanie i udostępnienie wiedzy w firmie. Tu przyda się dedykowana aplikacja do tworzenia wiedzy w firmie.
Program do tworzenia bazy wiedzy w firmie – dlaczego warto go mieć?
Dość często zdarza się, że baza wiedzy w firmie jest przekazywana w mailach i plikach wysyłanych w różnych momentach. Może to doprowadzić to tego, że po jakimś czasie pracownik nie będzie umiał szybko znaleźć ważnego i potrzebnego mu w danym momencie dokumentu.
Z drugiej strony, wraz z upływem czasu pewne procedury mogą być modyfikowane, zmieniają się np. standardy obsługi klienta albo wykorzystywane technologie do produkcji towarów. Znów pojawia się wątpliwość, czy na pewno wszystkie zainteresowane osoby mają dostęp do najbardziej aktualnej wersji dokumentów.
Aby uporządkować proces zarówno tworzenia, jak i późniejszego dostępu do know-how firmy przyda się profesjonalny program do tworzenia bazy wiedzy, który pomoże dbać o tak ważne informacje.
Taka aplikacja do tworzenia bazy wiedzy w firmie pozwoli zabezpieczyć dane, gromadzić je w jednym łatwo dostępnym miejscu, w prosty sposób dzielić się nią z innymi osobami i znacznie skrócić czas ich poszukiwania.
Co powinien mieć dobry program do tworzenia bazy wiedzy w firmie?
Dobry – a więc funkcjonalny – program do tworzenia bazy wiedzy w firmie powinien mieć jasną strukturę. Podział na odpowiednie kategorie czy obszary pomoże uporządkować rozległą wiedzę. Na pewno wiesz doskonale, że wiele tematów czy procesów jest ze sobą wzajemnie powiązane. Zamiast pisać kilkukrotnie o tym samym, wykorzystaj opcję tworzenia powiązań między artykułami (taką funkcjonalność bardzo chwalą sobie użytkownicy Bazy Wiedzy w HCM Deck 🙂 ). Funkcjonalna platforma pozwala też na załadowanie do niej plików w różnych formatach, np. filmów, dokumentów tekstowych, materiałów audio, grafik czy infografik.
Poza funkcjonalnością równie ważna jest intuicyjna i prosta w obsłudze platforma. W końcu ma ona pomóc pracownikom nie tylko w lepszej pracy, ale również szybkiego znalezienia odpowiedzi na nurtujące ich w danej chwili zagadnienie. Wyszukiwarka to zatem absolutna podstawa w każdym programie do tworzenia bazy wiedzy.
Trzecią rzeczą, o której warto wspomnieć, jest interaktywność. W końcu wszystkie dokumenty powinny być spisane w taki sposób, by był on zrozumiały i nie pozostawiał pola do interpretacji. Czasem zdarza się, że nawet po zapoznaniu się z procedurą, dany pracownik ma jakieś pytania. Oczywiście przełożony rozwieje wątpliwości i wytłumaczy pewne niejasne kwestie, ale czy w związku z tym zmieni się coś w samym pliku? Nie zawsze tak się dzieje. Czasem umyka to w natłoku codziennych obowiązków. Poza tym może okazać się, że więcej osób będzie miało dokładnie te same wątpliwości, więc przełożony będzie znów poświęcał swój czas na wyjaśnianie zawiłych kwestii.
Czy program do tworzenia bazy wiedzy w firmie może angażować pracowników?
Jak zatem widzisz, opcja komentowania pod materiałami to naprawdę wartościowa i przydatna rzecz dla całej firmy – nie tylko dla pracowników, którzy mają zdobyć odpowiednią wiedzę do realizacji zadań na swoim stanowisku. To bardzo szybki feedback dla przełożonego. Możliwość komentowania czy oceniania poszczególnych materiałów, daje sygnał osobie, która je tworzyła, czy zrobiła to wystarczająco dobrze. Jeśli któryś z materiałów ma wyjątkowo niskie oceny, może warto nad nim jeszcze popracować?
Na koniec opcja ważna w kontekście ochrony wiedzy, czyli ograniczone dostępy do poszczególnych artykułów, sekcji czy kategorii. W dobrych platformach możesz zabezpieczyć hasłem poszczególne treści tak, by zapoznać się mogły z nimi wyłącznie wybrane osoby.
Alina Windyga-Lapinska
Alicja Pawliczak
Joanna Tymczyj
