Katarzyna Kubiak
Rekrutacja i onboarding to dwa kluczowe procesy niezbędne dla zachowania ciągłości działania organizacji, jej produktywności i efektywności, a w rezultacie – przynoszenia zysków. O ile proces rekrutacji może trwać, w zależności od stanowiska, od kilku do kilkunastu tygodni, onboarding trwa zazwyczaj zdecydowanie dłużej. A to oznacza, że przez ten czas pracownik nie jest w 100% wydajny. Czy można to zmienić?
Badania pokazują, że przeciętny pracownik potrzebuje aż 8 miesięcy, żeby osiągnąć pełną wydajność. W tym czasie nie tylko zapoznaje się z nowymi obowiązkami i procedurami. Wdraża się także w nową kulturę organizacji, poznaje nowych znajomych, próbuje zawierać przyjaźnie, czasem zmaga się z poczuciem wyobcowania i zagubienia. Próbuje się dostosować oraz zrozumieć oficjalne i nieoficjalne zależności i powiązania. Jest to naturalny proces, który może być dla pracownika tak samo satysfakcjonujący, co wyczerpujący i stresujący. Ale to nie jedyny powód, dla którego warto poświęcić onboardingowi więcej uwagi.
Onboarding jest ważny
Wielu pracodawców wychodzi z założenia, że wdrożenie pracownika do nowej funkcji „dzieje się samo” – wystarczy dać mu narzędzia i kilka wskazówek. Jeśli jednak zależy nam na optymalizacji kosztów, warto onboarding potraktować poważniej. Dlaczego?
Liczby nie kłamią
Badania i liczby nie pozostawiają złudzeń. Prawie 33% pracowników szuka nowej pracy w ciągu 6 miesięcy od momentu zatrudnienia. Wśród Millenialsów ta liczba jest nawet wyższa! I choć stuprocentowa retencja pracowników nie jest możliwa, to jeśli odchodzą „nowi”, warto przeanalizować mocne i słabe strony onboardingu. Bo przecież powody, dla których pracownicy odchodzą, są złożone, a wina nie leży jedynie po stronie błędnej rekrutacji. Czasem zawodzi szef, czasem zamknięty w sobie zespół, a czasem rozbieżne oczekiwania obu stron.
Lepiej skutecznie wdrażać niż rekrutować
Ponad 20% pracowników odchodzi z pracy przed pierwszą rocznicą zatrudnienia. Jeśli współczynnik ten w Twojej organizacji jest nieco niższy – gratulacje. Pamiętaj jednak, że każdy proces rekrutacyjny jest bardzo kosztowny. Specjaliści z firmy Sedlak & Sedlak oszacowali, że wynosi on nawet 12-krotność pensji pracownika. Dobrze przeprowadzony onboarding, uwzględniający wszystkie aspekty wdrożenia pracownika, jest zatem koniecznością, jeśli chcemy zminimalizować ryzyko odejścia i uniknąć dodatkowych i całkowicie niepotrzebnych kosztów.
Onboarding skutecznie. Czyli jak?
Planując proces onboardingu, należy przede wszystkim założyć, że jest to proces długotrwały. Odpowiednie rozłożenie go w czasie i zaplanowanie jego każdego aspektu zapewni pracownikom komfortowy start i rozwój, ale także poczucie bezpieczeństwa i komfort. Ten ostatni wiąże się przecież zarówno z odpowiednio podaną i powtarzaną wiedzą, ale także z socjalizacją. Jeśli jesteś menedżerem, czeka Cię spore wyzwanie, bo nie jest to łatwy proces.
Ale mamy też dobrą wiadomość – nie za każdy z tych etapów musisz odpowiadać osobiście. Wiele z nich można zautomatyzować, nie tracąc przy tym możliwości zindywidualizowania tego procesu. Chociaż menedżer nadal pełni w nim kluczową funkcję, nie musi koordynować wszystkich jego elementów. Odpowiednio wystandaryzowany proces zwiększa wydajność pracowników, nawet o 62%. Niestety, nie możesz oczekiwać, że nowo zatrudniona osoba będzie po kilku tygodniach w pełni wydajna. Dobrze przygotowany, zautomatyzowany onboarding może ten proces nieco przyspieszyć, a na pewno ułatwić.
Zautomatyzowany onboarding – co to takiego?
To nic innego jak odpowiednie zaplanowanie i wystandaryzowanie procesu wdrożenia pracownika, z wykorzystaniem nowoczesnych narzędzi HR. Do czego można wykorzystać platformę? Przede wszystkim do:
- przeprowadzenia szkoleń wstępnych z zakresu procedur, standardów, struktury organizacyjnej czy dostępnych narzędzi i programów,
- onboardingu stanowiskowego, czyli przekazania niezbędnych informacji potrzebnych do wykonywania obowiązków,
- odpowiedzi na najczęściej powtarzające się pytania nowych pracowników,
- wytłumaczenia skomplikowanych procesów,
- przeprowadzenia szkoleń produktowych lub obsługowych,
- nagrania i dystrybucji powitalnego filmu od prezesa firmy,
- monitorowania postępów wdrożenia i zdobywania wiedzy,
- wymiany informacji pomiędzy pracownikami,
- koordynacji procesu wdrożenia (np. automatycznego zapisywania na szkolenia),
- stworzenia bazy wiedzy.
Owszem, wszystkie te elementy procesu wdrożenia można realizować stacjonarnie, ale pochłaniają one mnóstwo czasu i pieniędzy. Pracownicy, którzy poświęcają swój czas na wdrożenie nowych osób, nie wykonują w tym czasie swoich obowiązków. Wykorzystanie platformy skraca czas ich realizacji i pozwala na spore oszczędności, związane np. z wynajęciem sal szkoleniowych czy kosztem pracy osób odpowiedzialnych za wdrożenie.
Onboarding proaktywny
Wdrożenie pracownika warto rozpatrywać jako proces identyfikacji z organizacją, a nie jedynie zapoznanie z obowiązkami i procedurami. Dzięki temu nie pominiemy żadnych istotnych aspektów, do których należy również kultura organizacyjna i socjalizacja. I chociaż większości menedżerom zależy na dobrym samopoczuciu nowego pracownika w jego zespole, często zostawiają to przypadkowi lub w ogóle nie zaprzątają sobie tym głowy. Szkoda, bo wspólna kawa lub lunch mogą sprawić, że „nowy” poczuje się akceptowany i lubiany. To ten element onboardingu, z którymi nie poradzi sobie nawet najlepsza platforma HR. Chociaż… jeśli onboarding jest dobrze zaplanowany, może, a nawet powinien zawierać w sobie element socjalizacji.
W procesie onboardingu kontakt z drugim człowiekiem – przełożonym, kolegami z zespołu czy pracownikiem HR – jest niezwykle istotny. Można jednak angażować te osoby do budowania relacji i wdrażania pracownika w kulturę organizacyjną, resztę zostawiając platformie obsługującej zautomatyzowany proces. Owszem, za jej pomocą można również realizować też wymienione przed chwilą cele, ale zdecydowanie lepiej sprawdzi się ona podczas przekazywania dużej dawki wiedzy z różnych dziedzin. Jej zaletą jest również możliwość wystandaryzowania i zaplanowania procesu onboardingu, co wpływa nie tylko na wzrost zadowolenia z niego pracowników i menedżerów, ale też na spore oszczędności.
Arletta Pawlicka
Nina Kozlowska
