Jak skutecznie mierzyć efektywność onboardingu?

Kluczowe wskaźniki efektywności, czyli KPI, umożliwiają śledzenie postępu realizacji celów przedsiębiorstwa. Mierzy się je wszędzie tam, gdzie liczy się optymalizacja kosztów i zwiększanie zysków. A więc także w kluczowych procesach HR, do których należy onboarding. Zobacz, jak określać KPI dla procesu onboardingu.

Rola HR jest coraz częściej postrzegana w kategoriach strategicznego partnera biznesu. Dzieje się tak m. in. dzięki policzalności tych procesów, które tej pory wydawały się niepoliczalne. Miękki HR nareszcie udowadnia, że może posługiwać się twardymi liczbami, tak jak reszta organizacji. Ale nie tylko o wspólny język liczb tu chodzi, a o zależności i wnioski, które z nich wynikają. Mierzenie efektywności onboardingu może dać wymierne korzyści, np.:

• zmniejszyć wskaźnik rotacji, a tym samym koszty nowych rekrutacji;
• podnieść wydajność nowo zatrudnionych osób;
• zwiększyć poziom satysfakcji pracowników.

Onboarding – teoria vs. praktyka

Dla większości managerów onboarding to drugi po rekrutacji, najważniejszy proces HR. Wdrożenie pracownika do nowych obowiązków i adaptacja z firmą mają kluczowe znaczenie w szybkim i skutecznym osiąganiu przez niego celów. Okazuje się jednak, że mimo dostrzegania wagi i znaczenia tego procesu, niewiele firm podchodzi do niego z należytą starannością. Chociaż najlepsze firmy przeznaczają na niego pół roku, a niektóre nawet rok, standardem jest kończenie go po 3 miesiącach, a nawet kilku dniach!

Kto przygarnie kukułcze jajo?

Nie we wszystkich firmach mierzone są też jego efekty. Szkoda, bo nowo zatrudnione osoby są szczególnie podatne na rotację pomiędzy 3 a 6 miesiącem w nowej pracy. Wskaźniki KPI w HR pozwalają na weryfikację przyczyn i wprowadzenie działań naprawczych, jeśli to któryś z wewnętrznych procesów zawodzi.

A onboarding to jeden z tych, w których wyjątkowo łatwo coś przeoczyć. Niestety w wielu firmach jest traktowany jak kukułcze jajo: nikt nie czuje się do końca za niego odpowiedzialny i każdy chętnie by się go pozbył. Ponieważ jest wpisany w procesy HR-owe, zapracowani menedżerowie nie chcą brać go na swoje barki. HR, który ma nadzorować proces, wobec braku chęci do współpracy, ogranicza się jedynie do kwestii administracyjnych i proceduralnych. A szkoda, bo skuteczne wdrożenie nowego pracownika odbywa się wtedy, kiedy jest za nie odpowiedzialna cała organizacja, nie wyłączając zarządu. Dlatego tak ważne jest mierzenie jego efektów.

Jak tworzyć KPI dla procesu onboardingu?

Aby proces tworzenia KPI był efektywny, warto poznać jego podstawowe zasady.

Umiar to podstawa

Na początku warto zdać sobie sprawę, że nie zmierzymy wszystkiego. Choć jest to kuszące, nie przyniesie żadnych korzyści, oprócz chaosu. Należy badać tylko te aspekty, które są kluczowe z punktu widzenia realizacji celów onboardingu, ale w kontekście całej organizacji. Dla każdej firmy będzie to oznaczało coś innego. Jeśli nie mamy pewności, które KPI są istotne, można początkowo mierzyć ich więcej, by stopniowo rezygnować z tych mniej ważnych.

Po drugie – wiemy, co mierzymy

KPI w HR muszą być jasne i precyzyjne, tak aby nikt nie miał wątpliwości, co mierzymy. Ważny jest język, jakim się posługujemy, jego prostota i precyzja. Dzięki temu proces ten będzie efektywny, ale też prosty w komunikacji z pracownikami i zarządem. Praktyka pokazuje, że najbardziej użyteczne są podstawowe wskaźniki, których interpretacja nie wymaga zastosowania skomplikowanych analiz i raportów, bo…

Czas to pieniądz

Jeśli musisz poświęcać mnóstwo czasu na zebranie danych i ich analizę, gwarantujemy, że proces ten jest skazany na porażkę. Mierzenie efektywności działań za pomocą KPI ma sens, jeśli to zautomatyzowany proces, nie wymagający czasu i dodatkowych kosztów. Do tego służą m. in. platformy HR, a nie tabele excel, wymagające dodatkowych godzin pracy.

Jakie możemy wybrać KPI dla procesu onboardingu?

Monitorowanie procesu adaptacji nowych pracowników warto zacząć już od momentu akceptacji oferty pracy. Okres przed zatrudnieniem można wykorzystać do zapoznania kandydata z zasadami, obowiązkami i kulturą organizacji. Działa to w obie strony: firma skraca czas wdrożenia, a kandydat czuje się lepiej przygotowany do pracy od pierwszego dnia.

Wśród obszarów, które najczęściej są analizowane w procesie onboardingu możemy znaleźć:

• poziom rotacji i jej koszty, w tym wskaźnik odejść po 3, 6 i 12 miesiącach od momentu zatrudnienia;
• poziom zadowolenia pracownika z procesu wdrożenia;
• stopień osiągania celów nowo zatrudnionych pracowników w trakcie i po zakończeniu procesu wdrożenia.

Wszystkie wskaźniki muszą być dostosowane do potrzeb i etapu rozwoju firmy. Proces mierzenia efektywności onboardingu przeprowadzany prawidłowo i regularnie, z zachowaniem powyższych zasad, pozwoli pozyskać cenną wiedzę, która jednak sama nie stanowi wartości. Dopiero przekucie jej w konkretne działania pozwoli na osiąganie lepszych efektów i szybsze osiąganie celów.

Chcesz stworzyć dobry, w pełni zautomatyzowany proces onboardingowy w swojej firmie? Poznaj onboarding HCM Deck

Sprawdź demo