Jak wynegocjować z biznesem decyzję zakupu platformy rozwojowej

Zakup oprogramowania niezbędnego do rozwoju pracowników w ramach organizacji, niezależnie, czy jest to gotowe rozwiązanie, czy też platforma szyta na miarę, to proces skomplikowany. Po pierwsze musimy przekonać osoby decyzyjne, że jest to wydatek konieczny, po drugie musimy zaprosić do działań pracowników z innych sektorów, których pomoc i opinia może okazać się niezbędna na etapie zakupu i wdrożenia. Tylko odpowiednie przygotowanie pozwoli nam osiągnąć sukces i przekonać biznes do zakupu wybranego rozwiązania.

Platforma rozwojowa to inwestycja i projekt

Musimy pamiętać, że większość z nas ma naturalne skłonności, by przywiązywać się do tego, z czym jesteśmy oswojeni. Właśnie dlatego ciągle wybieramy znane nam rozwiązania i procedury, nawet jeśli nie są one idealne. Zmiany w ramach organizacji to niewiadoma, która może wiązać się dodatkowymi wydatkami, niemile widzianymi w firmach, szczególnie gdy zarząd nie widzi faktycznych korzyści z ich wprowadzenia.

Powodem obaw mogą być między innymi doświadczenia innych organizacji, które często służą za przykład. Dane z różnych branż pokazują, że wiele projektów związanych z IT kończy się przekroczeniem terminów lub budżetu. Według ekspertów z Calleam Consulting 17% projektów IT kończy się tak źle, że zagraża istnieniu firmy. Harvard Business Review podaje z kolei, że koszty projektów IT przekraczają zamierzony budżet średnio o 27%.

Specjaliści wymieniają trzy główne przeszkody, które komplikują negocjacje z biznesem dotyczące wydatku. Są to: koszty, obawy związane z brakiem zwrotu z inwestycji oraz brak satysfakcjonujących rozwiązań, które mogą okazać się optymalne dla organizacji. Dlatego też do rozmowy z biznesem na temat zakupu platformy rozwojowej należy iść wtedy, gdy już wiemy, które narzędzie i który dostawca jest dla nas optymalny. 

Już niedługo wydajemy przewodnik, który poprowadzi Cię przez proces zakupu platformy do rozwoju i pomoże zwiększyć satysfakcję z projektu. Otrzymaj go bezpośrednio do swojej skrzynki.

Zapisz się do naszego newslettera

Pokaż innym, co muszą wiedzieć

Na początku warto przygotować Pitch, czyli zwięzłą i wartościową prezentację narzędzia, celów, problemów i sposobu ich rozwiązania. Będzie to idealne narzędzie do przedstawienia wszystkich ważnych obszarów projektu. Co powinien zawierać tego rodzaju dokument? To przede wszystkim opis koncepcji, który ma przekonać drugą stronę do inwestowania w nasz projekt. Dlatego dobrze jest w nim wykazać:

• Krytyczne problemy

  Mowa o problemach, które teraz dotykają nasz dział lub firmę. Mogą to być na przykład bardzo długi czas onboardingu, wysoki próg wejścia pracowników, którzy nie przechodzą przez onboarding itp. Dobrze poprzeć informacje liczbami, które zawsze trafiają do biznesu. 

• Jak oprogramowanie może problem rozwiązać

  Tutaj warto opisać krótko, jak wdrożenie platformy może rozwiązać wskazany problem. Na przykład dzięki automatyzacji procesu możliwe jest skrócenie czasu onboardingu, powiedzmy o 50% (to udało się osiągnąć z pomocą HCM Deck, np. w Omega Pilzno), co sprawia, że nowi pracownicy szybciej zaczną działać na rzecz organizacji. 

• Dlaczego właśnie ta, a nie inna opcja

  Na koniec dobrze jest podać wszystkie plusy danego rozwiązania. Mogą one dotyczyć wsparcia firmy wdrażającej, szybkiego czasu wdrożenia w organizacji, łatwości użycia programu, prostego połączenia rozwiązania z obecnym w firmie CRM itp. Dobrze jest tutaj wykorzystać porównanie kilku systemów i skupić się na najważniejszych dla nas obszarach oraz zawrzeć ROI (o tym piszemy niżej). 

Pozyskaj ambasadorów swojego pomysłu 

Gdy przygotujemy już pitch, to warto znaleźć w ramach organizacji osoby, które staną się swoistymi ambasadorami tego pomysłu. Muszą być to osoby, których dotyka opisywany przez nas problem i które będą w stanie potwierdzić, że wprowadzenie platformy może pozytywnie wpłynąć na ich pracę oraz na działanie organizacji. Tutaj dobrze jest pozyskać wsparcie tych managerów, których całe zespoły potrzebują jednego, digitalowego miejsca rozwoju, ponieważ to ich głos może być przesądzającym, gdy przeprowadzamy negocjacje z biznesem. 

Wdrożenie platformy rozwojowej to zmiana, ale też ROI

Odpowiednie przygotowanie się do rozmowy z Zarządem na temat zakupu platformy to klucz do sukcesu. Musimy pamiętać, że każdy projekt ma swój cel i to właśnie ten cel musimy przedstawić w ostatniej części pitchu tak, by pokazać korzyści zrozumiałe dla biznesu, a dla zarządu najlepszym wyborem, będzie ta opcja, która gwarantuje niezawodne ROI biznesowe. 

Businesswire podaje, że 36% dyrektorów HR stwierdziło, że brak technologii uniemożliwia im automatyzację i organizację programów onboardingowych, co wpływa negatywnie na szybkość tego procesu. Posłużmy się zatem przykładem. Załóżmy, że chcemy wprowadzić ustandaryzowany onboarding za pomocą digitalowej platformy. Projekt chcielibyśmy zrealizować w organizacji zatrudniającej 1000 osób. Aby do tego przekonać zarząd, musimy pokazać, jak technologia, z której chcemy skorzystać, pozwoli oszczędzić czas, który pracodawca poświęca na wdrażanie nowego pracownika, przyspieszyć formalności związane z zatrudnianiem i moment gotowości do pracy każdego nowego członka załogi. 

Zobacz, ile możesz zaoszczędzić dzięki onboardingowi z HCM Deck. 

Poznaj historię Leroy Merlin

Załóżmy, że onboarding nowych pracowników trwa 7 dni roboczych i angażuje pracowników działu np. sprzedaży, do którego dochodzi nowa osoba, na całe 2 dni robocze. To przede wszystkim czas, jaki poświęcony zostaje na przekazanie informacji o procedurach, modelu pracy, o dostępnych narzędziach i możliwości ich wykorzystania w codziennych zadaniach. Do tego dochodzi czas pracowników administracyjnych, którzy muszą poświęcić, przy obecnych procesach 1 dzień na spotkania i szkolenia (na przykład BHP), oraz na odpowiedzi na wiele pytań pojawiających się na tym etapie zatrudnienia. Platforma rozwojowa jest narzędziem, które “oddaje” organizacji czas wcześniej poświęcony na spotkania i szkolenia. Wdrożenie nowego rozwiązania pozwoli, za pomocą wiedzy i kursów w nim zawartych, zmniejszyć liczbę spotkań i zredukować czas poświęcony przez pracowników działów na onboarding do 1 dnia roboczego, a administracji do 3 godzin. Zyskujemy więc dzięki platformie 13 godzin czasu dla organizacji. Dobrze jest też zaznaczyć, na co “oddany” czas mogą wykorzystać dane zespoły.    

Return on Investment to jeden z głównych czynników, który przesądza o wyborze danego rozwiązania. Czasami nie będziemy mogli przedstawić całkowitego wskaźnika ROI, gdyż nie będziemy posiadać odpowiedniej wiedzy (brak danych o koszcie pracy określonego zespołu), ale możemy posłużyć się przykładami. Załóżmy, że obecnie pracownicy administracyjni poświęcają według aktualnego procesu dwa dni robocze tygodniowo na spotkania z pracownikami i wdrażanie ich. W wyniku korzystania z platformy czas ten skrócony zostanie do ośmiu godzin tygodniowo. To jasne, twarde dane, których potrzebujemy. 

Czas na negocjacje z biznesem

Opisane powyżej zasady przygotowania na negocjacje z biznesem to silny atut w naszych rękach i często sprawdzają się one z racji przetłumaczenia naszych potrzeb na język korzyści, który sprawdza się w rozmowach z zarządem. Dodatkowo osoby decyzyjne, z którymi przyjdzie nam rozmawiać, są czułe na wskaźnik ROI, dlatego mnie może zabraknąć go w naszej dokumentacji, co znacznie zwiększa naszą szansę na sukces.