One system to rule them all: HCM kontra rozwiązania punktowe

Wybór odpowiednich narzędzi jest w każdej organizacji kwestią nie mniej ważną od rekrutacji: nawet najlepsi pracownicy nie będą w stanie rozwinąć pełni swoich możliwości, jeśli nie otrzymają stosownego wsparcia i niezbędnych udogodnień. Wiele firm staje jednak przed dylematem: czy lepiej postawić na zintegrowany system HCM, czyli all-in-one, czy wybrać raczej pojedyncze programy i aplikacje?

W praktyce okazuje się, że nader często wybieranym rozwiązaniem jest… brak rozwiązania. Narzędzia wybierane są doraźnie, kiedy pojawia się paląca potrzeba ich użycia, a brak holistycznego podejścia jest zauważalny zwłaszcza w małych i średniej wielkości firmach. Efektem takiego działania są rozproszenie informacji, chaos komunikacyjny i strata wielu godzin roboczych, które z konieczności trzeba przeznaczyć na kolejne szkolenia pracowników i implementację coraz to nowych rozwiązań. O czym zatem warto pomyśleć przed podjęciem decyzji?

#1. Praca bez zakłóceń

Marzenie każdego prezesa: firma działa jak dobrze naoliwiony mechanizm, wszystko jest zrobione porządnie i na czas, każdy wie, co ma zrobić i robi to bez ociągania, a pracownicy są zmotywowani, zadowoleni i nie marnują czasu spędzanego w biurze. Brzmi jak bajka i najczęściej, niestety, trzeba ten obrazek właśnie między bajki włożyć. Nawet w najsprawniej działających firmach pojawiają się potknięcia, niedomówienia i błędy: najważniejsze jest jednak to, czy zespół jest w stanie szybko reagować i minimalizować straty. W takich sytuacjach przewagę rozwiązań HCM all-in-one nad punktowymi widać w pełnej krasie zwłaszcza w przypadku dużych, zatrudniających tysiące osób firm.

Na co dzień drobne potknięcia wywołane kiepską optymalizacją procesów wiele przedsiębiorstw spycha na margines jako problem nieistotny, a przynajmniej niezbyt pilny. Kiedy jednak pojawia się poważny kryzys (jak na przykład obecny stan zagrożenia epidemiologicznego; chociaż do wywołania destabilizacji wystarczy nagłe odejście kluczowego pracownika), demaskuje on z całą brutalnością niewydolność stosowanych rozwiązań. To wtedy właśnie widać jak na dłoni, że brak wymiany informacji między niezależnymi narzędziami przekłada się na uboższą analitykę i niemożność wyciągnięcia kompletnych wniosków z popełnionych błędów. Ponieważ żadna z aplikacji nie daje pełnego obrazu sytuacji, stworzenie raportu staje się czaso- i pracochłonne, ponieważ wymaga zestawienia danych z różnych źródeł. Na pozór może się wydawać, że nie jest to poważny problem, warto jednak pochylić się nad możliwymi konsekwencjami: w najgorszych przypadkach okazuje się, że z powodu prostego niedopatrzenia (jak zapisanie lub przekazanie informacji w niewłaściwym narzędziu) istotne zadanie zostało wykonane błędnie, jest niekompletne lub nie zostało zrealizowane w ogóle.

Rozbudowane opcje zarządzania procesami dostępne na zintegrowanych platformach gwarantują zminimalizowanie tego ryzyka: ułatwiają nie tylko planowanie działań w ramach jednego projektu, ale także kontrolę ich statusu i zarządzanie wewnętrznymi procesami. Z perspektywy managera to przede wszystkim oszczędność czasu: sprawdzenie stanu projektów ogranicza się do kontroli jednego narzędzia i umożliwia dynamiczną optymalizację.

Poznaj platformę, która pomoże Ci zadbać o rozwój i satysfakcję pracowników

#2. Zadowolony pracownik to lepszy pracownik

Obecna sytuacja na rynku pracy sprawia, że o dobrego pracownika jest w wielu branżach trudniej niż o dobre zatrudnienie. Proces rekrutacyjny nie zawsze przynosi pracodawcy satysfakcjonujące efekty, a kompetentny menedżer lub specjalista jest na wagę złota i należy dołożyć wszelkich starań, żeby utrzymać go w firmie jak najdłużej. Wiele przedsiębiorstw prześciga się zatem w obietnicach bonusów, rozwoju i możliwości, które otworzą się przed kandydatem w momencie podpisania umowy: należy jednak pamiętać, że żadne owocowe czwartki czy karnety na siłownię nie zastąpią pracownikowi poczucia dobrze spożytkowanego czasu. Nawet najlepsza wypłata (chociaż oczywiście niezwykle ważna) nie zrekompensuje odczuwanych codziennie stresu i frustracji – a te są bardzo często efektem kiepskiej komunikacji wewnątrz firmy, braku odpowiednich narzędzi lub ich niewłaściwego wykorzystywania.

Przewaga rozwiązań all-in-one ujawnia się już podczas onboardingu: usystematyzowane procesy wdrażane są niemal automatycznie, a nowy pracownik na starcie otrzymuje komplet wszystkich informacji i wytycznych, które będą mu niezbędne w pracy. Nawet jeśli nie zna samego narzędzia, ma przed sobą tylko jeden system, którego uczy się stopniowo. W miarę jak wdraża się w swoje obowiązki, poznaje go coraz lepiej i umiejętniej wykorzystuje zaawansowane opcje.

W tym samym czasie pracownik, który jest zmuszony do pracy z kilkunastoma niezależnymi narzędziami jednocześnie, na samym starcie gubi się w gąszczu ścieżek komunikacji i procesów. Musi nie tylko przyswoić sobie umiejętność obsługi licznych aplikacji, ale przede wszystkim zapamiętać, które z nich służą do zarządzania konkretnymi elementami projektu. Jeśli popełni błąd i skorzysta z niewłaściwego komunikatora lub umieści pliki w nieodpowiednim miejscu, może utrudnić lub uniemożliwić realizację zadania. To, co w zespole kilku lub kilkunastu osób miałoby szansę zostać szybko zauważone i naprawione, w firmie zatrudniającej kilka tysięcy osób może wywołać efekt lawiny.

Kluczem do zrozumienia przewagi narzędzia all-in-one (zwłaszcza w przypadku dużych zespołów) jest świadomość, że nawet jeśli same zadania przypisane pracownikom są skomplikowane, to system organizacji pracy powinien służyć ułatwieniu tych procesów, a nie ich dodatkowemu komplikowaniu. Jeśli zarządzanie projektami zajmuje więcej czasu niż ich realizowanie (np. z powodu konieczności przełączania się między narzędziami i zestawiania danych w różnych formatach), a pracownicy mają większy problem z obsługą licznych narzędzi niż z wypełnianiem swoich obowiązków, niezbędna jest zmiana przyzwyczajeń.

#3. Wydatek na HCM jest inwestycją

Dla małych i średniej wielkości firm, zatrudniających do kilkudziesięciu osób, zakup systemu all-in-one wydaje się dużym wydatkiem. Rozbicie opłat na wiele drobnych, wprowadzanych stopniowo narzędzi pozornie w mniejszym stopniu obciąża firmowy budżet, w praktyce jednak okazuje się zwykle równie lub nawet bardziej kosztowne, zwłaszcza kiedy wraz z rozwojem przedsiębiorstwa rośnie liczba niezbędnych do pracy aplikacji. Naturalnym rozwiązaniem wydaje się wówczas przejście na system HCM, ale wywołuje to kolejny problem związany z koniecznością nagłego przeszkolenia całego zespołu, przeniesienia wszystkich danych, wdrożenia nowych procedur. Konsekwencją bywa zastój w pracy, a co z tym idzie – straty. Z tego powodu wiele przedsiębiorstw opiera się przed zmianami, zbyt późno uświadamiając sobie, że im większy zespół i im bardziej rozbudowane projekty, tym trudniej z dnia na dzień dokonać takiego przejścia. Warto zatem pomyśleć o swojej firmie w perspektywie nie najbliższych kilku miesięcy, ale lat.

Rzecz jasna trudno w momencie zakładania firmy przewidzieć, ilu pracowników będzie na jej pokładzie w przyszłości. Warto jednak przed podjęciem jakiejkolwiek wiążącej decyzji dobrze przemyśleć – najlepiej po konsultacjach z innymi specjalistami z branży – które narzędzia:

1. są niezbędne do wykonywania podstawowych obowiązków;
2. gwarantują (przy właściwym użytkowaniu) usprawnienie komunikacji i optymalizację procesów;
3. są opcjonalne i mogą stanowić wartość dodaną dla pracowników (jak moduły służące motywacji lub umożliwiające zdobywanie dodatkowych umiejętności).

Sprawdź demo HCM Deck

Już na tym etapie może się okazać, że wydatki na narzędzia a) i b) są porównywalne z kosztem utrzymania platformy all-in-one. Chociaż nie istnieją narzędzia idealne dla wszystkich i zawsze może pojawić się konieczność skorzystania z zewnętrznej, specjalistycznej aplikacji, najlepsze systemy umożliwiają integrację tych programów z główną platformą.