Magdalena Stępień
Wybór odpowiednich narzędzi jest w każdej organizacji kwestią nie mniej ważną od rekrutacji: nawet najlepsi pracownicy nie będą w stanie rozwinąć pełni swoich możliwości, jeśli nie otrzymają stosownego wsparcia i niezbędnych udogodnień. Wiele firm staje jednak przed dylematem: czy lepiej postawić na zintegrowany system HCM, czyli all-in-one, czy wybrać raczej pojedyncze programy i aplikacje?
W praktyce okazuje się, że nader często wybieranym rozwiązaniem jest… brak rozwiązania. Narzędzia wybierane są doraźnie, kiedy pojawia się paląca potrzeba ich użycia, a brak holistycznego podejścia jest zauważalny zwłaszcza w małych i średniej wielkości firmach. Efektem takiego działania są rozproszenie informacji, chaos komunikacyjny i strata wielu godzin roboczych, które z konieczności trzeba przeznaczyć na kolejne szkolenia pracowników i implementację coraz to nowych rozwiązań. O czym zatem warto pomyśleć przed podjęciem decyzji?
#1. Praca bez zakłóceń
Marzenie każdego prezesa: firma działa jak dobrze naoliwiony mechanizm, wszystko jest zrobione porządnie i na czas, każdy wie, co ma zrobić i robi to bez ociągania, a pracownicy są zmotywowani, zadowoleni i nie marnują czasu spędzanego w biurze. Brzmi jak bajka i najczęściej, niestety, trzeba ten obrazek właśnie między bajki włożyć. Nawet w najsprawniej działających firmach pojawiają się potknięcia, niedomówienia i błędy: najważniejsze jest jednak to, czy zespół jest w stanie szybko reagować i minimalizować straty. W takich sytuacjach przewagę rozwiązań HCM all-in-one nad punktowymi widać w pełnej krasie zwłaszcza w przypadku dużych, zatrudniających tysiące osób firm.
Na co dzień drobne potknięcia wywołane kiepską optymalizacją procesów wiele przedsiębiorstw spycha na margines jako problem nieistotny, a przynajmniej niezbyt pilny. Kiedy jednak pojawia się poważny kryzys (jak na przykład obecny stan zagrożenia epidemiologicznego; chociaż do wywołania destabilizacji wystarczy nagłe odejście kluczowego pracownika), demaskuje on z całą brutalnością niewydolność stosowanych rozwiązań. To wtedy właśnie widać jak na dłoni, że brak wymiany informacji między niezależnymi narzędziami przekłada się na uboższą analitykę i niemożność wyciągnięcia kompletnych wniosków z popełnionych błędów. Ponieważ żadna z aplikacji nie daje pełnego obrazu sytuacji, stworzenie raportu staje się czaso- i pracochłonne, ponieważ wymaga zestawienia danych z różnych źródeł. Na pozór może się wydawać, że nie jest to poważny problem, warto jednak pochylić się nad możliwymi konsekwencjami: w najgorszych przypadkach okazuje się, że z powodu prostego niedopatrzenia (jak zapisanie lub przekazanie informacji w niewłaściwym narzędziu) istotne zadanie zostało wykonane błędnie, jest niekompletne lub nie zostało zrealizowane w ogóle.
Rozbudowane opcje zarządzania procesami dostępne na zintegrowanych platformach gwarantują zminimalizowanie tego ryzyka: ułatwiają nie tylko planowanie działań w ramach jednego projektu, ale także kontrolę ich statusu i zarządzanie wewnętrznymi procesami. Z perspektywy managera to przede wszystkim oszczędność czasu: sprawdzenie stanu projektów ogranicza się do kontroli jednego narzędzia i umożliwia dynamiczną optymalizację.
Poznaj platformę, która pomoże Ci zadbać o rozwój i satysfakcję pracowników
#2. Zadowolony pracownik to lepszy pracownik
Obecna sytuacja na rynku pracy sprawia, że o dobrego pracownika jest w wielu branżach trudniej niż o dobre zatrudnienie. Proces rekrutacyjny nie zawsze przynosi pracodawcy satysfakcjonujące efekty, a kompetentny menedżer lub specjalista jest na wagę złota i należy dołożyć wszelkich starań, żeby utrzymać go w firmie jak najdłużej. Wiele przedsiębiorstw prześciga się zatem w obietnicach bonusów, rozwoju i możliwości, które otworzą się przed kandydatem w momencie podpisania umowy: należy jednak pamiętać, że żadne owocowe czwartki czy karnety na siłownię nie zastąpią pracownikowi poczucia dobrze spożytkowanego czasu. Nawet najlepsza wypłata (chociaż oczywiście niezwykle ważna) nie zrekompensuje odczuwanych codziennie stresu i frustracji – a te są bardzo często efektem kiepskiej komunikacji wewnątrz firmy, braku odpowiednich narzędzi lub ich niewłaściwego wykorzystywania.
Przewaga rozwiązań all-in-one ujawnia się już podczas onboardingu: usystematyzowane procesy wdrażane są niemal automatycznie, a nowy pracownik na starcie otrzymuje komplet wszystkich informacji i wytycznych, które będą mu niezbędne w pracy. Nawet jeśli nie zna samego narzędzia, ma przed sobą tylko jeden system, którego uczy się stopniowo. W miarę jak wdraża się w swoje obowiązki, poznaje go coraz lepiej i umiejętniej wykorzystuje zaawansowane opcje.
W tym samym czasie pracownik, który jest zmuszony do pracy z kilkunastoma niezależnymi narzędziami jednocześnie, na samym starcie gubi się w gąszczu ścieżek komunikacji i procesów. Musi nie tylko przyswoić sobie umiejętność obsługi licznych aplikacji, ale przede wszystkim zapamiętać, które z nich służą do zarządzania konkretnymi elementami projektu. Jeśli popełni błąd i skorzysta z niewłaściwego komunikatora lub umieści pliki w nieodpowiednim miejscu, może utrudnić lub uniemożliwić realizację zadania. To, co w zespole kilku lub kilkunastu osób miałoby szansę zostać szybko zauważone i naprawione, w firmie zatrudniającej kilka tysięcy osób może wywołać efekt lawiny.
Kluczem do zrozumienia przewagi narzędzia all-in-one (zwłaszcza w przypadku dużych zespołów) jest świadomość, że nawet jeśli same zadania przypisane pracownikom są skomplikowane, to system organizacji pracy powinien służyć ułatwieniu tych procesów, a nie ich dodatkowemu komplikowaniu. Jeśli zarządzanie projektami zajmuje więcej czasu niż ich realizowanie (np. z powodu konieczności przełączania się między narzędziami i zestawiania danych w różnych formatach), a pracownicy mają większy problem z obsługą licznych narzędzi niż z wypełnianiem swoich obowiązków, niezbędna jest zmiana przyzwyczajeń.
#3. Wydatek na HCM jest inwestycją
Dla małych i średniej wielkości firm, zatrudniających do kilkudziesięciu osób, zakup systemu all-in-one wydaje się dużym wydatkiem. Rozbicie opłat na wiele drobnych, wprowadzanych stopniowo narzędzi pozornie w mniejszym stopniu obciąża firmowy budżet, w praktyce jednak okazuje się zwykle równie lub nawet bardziej kosztowne, zwłaszcza kiedy wraz z rozwojem przedsiębiorstwa rośnie liczba niezbędnych do pracy aplikacji. Naturalnym rozwiązaniem wydaje się wówczas przejście na system HCM, ale wywołuje to kolejny problem związany z koniecznością nagłego przeszkolenia całego zespołu, przeniesienia wszystkich danych, wdrożenia nowych procedur. Konsekwencją bywa zastój w pracy, a co z tym idzie – straty. Z tego powodu wiele przedsiębiorstw opiera się przed zmianami, zbyt późno uświadamiając sobie, że im większy zespół i im bardziej rozbudowane projekty, tym trudniej z dnia na dzień dokonać takiego przejścia. Warto zatem pomyśleć o swojej firmie w perspektywie nie najbliższych kilku miesięcy, ale lat.
Rzecz jasna trudno w momencie zakładania firmy przewidzieć, ilu pracowników będzie na jej pokładzie w przyszłości. Warto jednak przed podjęciem jakiejkolwiek wiążącej decyzji dobrze przemyśleć – najlepiej po konsultacjach z innymi specjalistami z branży – które narzędzia:
- są niezbędne do wykonywania podstawowych obowiązków;
- gwarantują (przy właściwym użytkowaniu) usprawnienie komunikacji i optymalizację procesów;
- są opcjonalne i mogą stanowić wartość dodaną dla pracowników (jak moduły służące motywacji lub umożliwiające zdobywanie dodatkowych umiejętności).
Już na tym etapie może się okazać, że wydatki na narzędzia a) i b) są porównywalne z kosztem utrzymania platformy all-in-one. Chociaż nie istnieją narzędzia idealne dla wszystkich i zawsze może pojawić się konieczność skorzystania z zewnętrznej, specjalistycznej aplikacji, najlepsze systemy umożliwiają integrację tych programów z główną platformą.
Joanna Tymczyj
