Jak dobrze pożegnać pracownika – czyli czym jest offboarding i outplacement

Rozstanie się z pracownikiem jest zawsze krytycznym momentem – dla każdej ze stron. Niezależnie, czy następuje z decyzji pracownika, czy pracodawcy, rodzi w organizacji ryzyko powstania luk kompetencyjnych, osłabienia firmowego PR, employer brandingu, powstania chaosu informacyjnego, spadku efektywności w zespole a nawet… kolejnych dotkliwych dla firmy odejść. Dla pracownika zaś to zawsze utrata stabilności, perspektywa pogorszenia swojej sytuacji życiowej i, zwyczajnie, sytuacja nader stresująca. Co zrobić, by zminimalizować wszystkie negatywne efekty odejścia pracownika? Odpowiedź jest prosta: należycie przeprowadzić procesy, jakimi są offboarding i outplacement.

Czym jest offboarding i dlaczego jest tak ważny?

Offboarding jest, najprościej rzecz ujmując, procesem, który firma powinna przeprowadzić, gdy jej pracownik odchodzi. W jego ramach przekazuje on własność firmy (np. firmowy telefon, laptop, samochód itp.) swojemu przełożonemu, domyka rozpoczęte prace, przekazuje swoje obowiązki i większe projekty innemu pracownikowi bądź pracownikom. W trakcie tego procesu dezaktywuje się również jego konta pocztowe, konto na platformie pracowniczej,  konto na firmowym komputerze itp. Niezwykle istotne jest zadbanie o wyznaczenie osób, które mogą przejąć obowiązki po odchodzącym pracowniku – czy to na stałe, czy tymczasowo – oraz zaktualizowanie firmowej bazy wiedzy, by właśnie zasoby wiedzy nie zniknęły wraz z pracownikiem.

Im bardziej proces ten jest uporządkowany, tym mniej wróży problemów. Gdy proces offboardingowy nie jest dobrze poprowadzony, zawsze kończy się chaosem w zespole. Zbyt wielu z nas zna tak kuriozalne sytuacje, gdy manager w firmie, którą pracownik opuścił, jest zmuszony dzwonić do niego z prośbą o pomoc, by uporządkować prace i udrażniać procesy w firmie.

W skrajnych przypadkach źle przeprowadzony offboarding kończy się paraliżem firmy, wyprowadzeniem z niej firmowych danych i potrzebą dużych inwestycji w celu naprawy wszystkiego.

Warto też pamiętać, że dobrze przeprowadzając proces offboardingu zwiększamy szansę na ponowne zatrudnienie tego samego specjalisty. Jeśli z firmy odchodzi cenny pracownik warto zadbać o to, by miał na uwadze możliwość powrotu do naszej firmy.

Zobacz, jak może wyglądać profesjonalny offboarding.

Czym jest outplacement i czym się różni od offboardingu?

Niemniej nawet dobrze prawidłowo przeprowadzony offboarding może okazać się niewystarczający i osłabiający employer branding firmy. Mówiąc szczerze, ryzyko to znacznie wzrasta, gdy odejście pracownika jest decyzją firmy, nie jego samego.

Według skali stresu Thomasa Holmesa i Richarda Rahe’a utrata pracy jest jednym z najbardziej stresujących doświadczeń życiowych (zajmuje o 3 pozycje wyżej niż choroba członka rodziny lub małżonka, 9 pozycji wyżej niż śmierć przyjaciela). Pracownik, który stanie w obliczu takiej sytuacji życiowej będzie przede wszystkim cierpieć, co uniemożliwi mu wiązanie pozytywnych emocji z marką pracodawcy.

Tak jednak być nie musi.

Odchodzącemu pracownikowi można pomóc, przygotować się na zmianę sytuacji życiowej (m.in. przez przearanżowanie domowego budżetu), odnaleźć się na rynku pracy oraz pomóc zaakceptować zmianę, z jaką przyszło mu się zmierzyć. W czasie tego procesu można uświadomić pracownikowi, że zwolnienia nie zawsze są z jego winy lub z winy firmy – czasem taki ruch wymusza sytuacja zewnętrzna. Jeśli tak jest w istocie, to szczególnie ważna informacja, bo uwalnia pracownika od poczucia winy, niweluje bolesne nieporozumienia i zmniejsza negatywne emocje względem pracodawcy.

Dobry proces outplacementowy zaplanowany jest tak, by odpowiednio reagować na potrzeby pracownika mierzącego się z utratą pracy, a jednocześnie uchronić przed załamaniem, który dla niego mógłby się skończyć tragicznie. Dlatego outplacement musi być bardzo dobrze przemyślany. Dobrze, gdy opiera się na on na 5 etapach akceptowania zmiany znanego z modelu Kübler-Ross. Na każdym z nich pracownik będzie mieć inne potrzeby i w inny sposób będzie trzeba się nimi zaopiekować.

Przyjrzymy się szczegółowo każdemu z nich:

1. Pierwszym odruchem przy zetknięciu się z tak stresującą informacją, jak utrata pracy, jest ZAPRZECZENIE. Pracownik odczuwa tu emocje, które nie pozwalają mu jeszcze zmierzyć się z zaistniałą sytuacją. Mogą one doprowadzić do unikania rozmów na jej temat, odczuwania zmieszania, szoku lub nawet lęku (co wiązać się będzie z dekoncentracją w miejscu pracy). Może także początkowo odczuwać skrajnie inne emocje, jak radość i euforia – należy jednak do takich reakcji podchodzić bardzo ostrożnie, gdyż nader często to maska i/lub mechanizm obronny. Wcale nie oznacza, że pracownik zmierza w kierunku pozytywnego przejścia przez cały proces.
2. Po etapie zaprzeczenia przychodzi moment na odczucie GNIEWU. Pracownik będzie sfrustrowany, poirytowany i zaniepokojony.

Zarówno na pierwszym i drugim etapie należy zadbać, by pracownik był dokładnie poinformowany na temat przyczyny zwolnienia (szczególnie, jeśli odpowiadają za nią przyczyny zewnętrzne), by rozumiał, co się dzieje z jego stanowiskiem pracy oraz by miał możliwość zakomunikowania swoich wątpliwości, obaw, a nawet emocji. Mogą stanowić one wartościowy feedback dla firmy, ale przede wszystkim pozwolą mu uwolnić się od części negatywnie oddziałującego na niego napięcia.

3. Trzecim etapem jest TARGOWANIE. Nazwa może być myląca, ponieważ nie oznacza ona, że pracownik będzie chciał w jej trakcie podjąć się negocjacji ws. decyzji firmy. W trakcie tego etapu pracownik będzie szczególnie uporczywie poszukiwać sensu w zaistniałej sytuacji. To na tym etapie będzie mieć największą potrzebę jej komentowania – zazwyczaj zresztą z jednego punktu widzenia. Wbrew pozorom nie jest to zły objaw – pozwala mu to emocjonalnie poradzić sobie z zaistniałą sytuacją. Im lepsza pomoc została mu udzielona na pierwszym i drugim etapie, tym łatwiej będzie z tego etapu przejść do kolejnego.
4. Po ZAPRZECZENIU, GNIEWIE i TARGOWANIU, przychodzi często krytyczny moment ZNACZĄCEGO SPADKU NASTROJU, w którym pracownik może odczuwać nawet stany depresyjne. Będzie on czuł się przytłoczony zaistniałą sytuacją, może czuć się bezsilny, reagować wrogo i mieć tendencje ucieczkowe.
5. AKCEPTACJA. Na tym etapie pracownik przyjmuje rzeczywistość, jaką jest. Ma teraz duże szanse najefektywniej planować dalsze kroki co do swojej kariery.

Na etapie 3 i 5 najważniejsze jest przewodnictwo i pokazanie pracownikowi możliwości, jakie ma przed sobą. Wbrew pozorom wsparcie nie jest potrzebne tylko na 4. i 5. kroku. Jeśli pracownik zaakceptuje swoją sytuację, ale nie uda mu się dostrzec możliwości, jakie ma przed sobą, może nawet cofnąć się z punktu piątego do czwartego z wszystkimi negatywnymi skutkami takiego ruchu. 

Na etapie 4. najważniejsze jest emocjonalne wsparcie. To moment szczególnie krytyczny, ponieważ grozi realnym załamaniem, który będzie zarówno groźny dla niego, jak i, rzecz oczywista, odbije się negatywnie na employer brandingu firmy. Nikt nie jest samotną wyspą. Były pracownik, którego odejście z firmy złamie, będzie odczuwać negatywne emocje względem swojego byłego pracodawcy i może zarażać nimi innych ludzi (w tym pracowników pozostałych w firmie).

Zdarza się też, że etap “Targowania się” następuje po “Znaczącym spadku nastroju”. W praktyce oznacza to, że należy outplacementowe punkty dot. przewodnictwa łączyć ze wsparciem emocjonalnym, ilekroć pracownik tego potrzebuje.

Chcesz zobaczyć, jak może wyglądać profesjonalny program outplacementowy na platformie SaaS-owej? Skontakuj się z nami, by uzyskać dostęp do demo.

Pracownicy, którzy przetrwali (i zostali w organizacji)

W sytuacji masowych zwolnień zbyt często zapomina się też o pracownikach… których etaty nie zostały zredukowane. Okazuje się, że gdy dochodzi do masowych zwolnień bardzo często negatywnie odciska się ono na psychice pracowników, którzy pozostali na swoim stanowisku. Fachowo to zjawisko nazywa się “syndrom ocalonego”. Wyraża się ono przez wysoki poziom stresu, niepewność, co do swojej przyszłości (“może mnie też niedługo zwolnią?”) oraz poczuciem winy (“czemu on, nie ja?”). 

Prawidłowo wdrożony program outplacementowy chroni także pracowników, którzy pozostali w organizacji. Gdy zwalniani ludzi są zaopiekowani, firma pomaga im odnaleźć się w nowej rzeczywistości, a nawet odnaleźć nową pracę i rozumieją oni przyczyny zwolnień, poziom stresu i irracjonalnego lęku u pracowników, którzy pozostali na swoim stanowisku zostaje znacząco zredukowany. Warto jednak nawet w takiej sytuacji zatroszczyć się o komunikację z pozostałymi na stanowisku pracownikami, by na bieżąco rozwiewać ich wszelkie wątpliwości i udzielać odpowiedniego wsparcia emocjonalnego (jeśli jest potrzebne).

Czy offboarding i outplacement można przeprowadzić zdalnie?

Wbrew pozorom: tak. Choć pomysł ten może budzić obawy ciężko sobie wyobrazić przeprowadzenia go w biurze w dobie coraz bardziej popularnej pracy zdalnej. O ile tylko firma jest posiadaniu odpowiedniej platformy do zarządzania wiedzą, talentami i komunikacją z pracownikami, nie ma potrzeby (a czasem możliwości), by odbywała się ona w biurze. Najważniejsze są procesy, przekazywanie wiedzy, znalezienie luk kompetencyjnych w organizacji (wszystkie te czynnik można zautomatyzować) oraz kontakt (może być za pośrednictwem Internetu bądź telefonu). Co więcej, zautomatyzowanie procesów, pozwoli więcej energii skoncentrować na szczególnie istotnych kwestiach (odpowiadania na pytania pracowników, rozwiewaniu ich wątpliwości – ogólnie rozumiana komunikację).

Chcesz przeprowadzić zdalny i skuteczny offboarding i outplacement? Sprawdź demo HCM Deck.

Podsumowanie

Nieprzeprowadzenie offboardingu grozi chaosem, pominięcie outplacementu zaś znacznym osłabieniem employer brandingu oraz kryzysem w zespole – także wśród pracowników, którzy pozostają w firmie. To z kolei generuje kosztowne problemy, na które pracodawcy nie są zazwyczaj przygotowani.

Jeśli można tym problemów wyjść naprzeciw i rozwiązać je zanim pojawią się z całą mocą, należy to zrobić – dla pracowników, zespołu i całej organizacji. Zaoszczędzi to wszystkim sytuacji stresowych, znacząco zredukuje straty wizerunkowe i, przede wszystkim, pozwoli zadbać o pracownika nawet wtedy, gdy opuszcza on naszą organizację.