Zamiast siedmiu narzędzi – jedno
Grupa Polsat Plus to jedna z największych polskich firm oraz wiodąca grupa medialno-telekomunikacyjna
w regionie. Obsługuje ok. 6 mln klientów kontraktowych B2B i B2C, a spółki z Grupy świadczą łącznie ponad 20 mln usług.
Najważniejsze marki Grupy to Plus, Plush, Polsat, Polsat Box, Polsat Box Go, Netia czy Interia.
Dynamicznie rozwijająca się Grupa Polsat Plus postanowiła zainwestować w ciągły przepływ uspójnionej wiedzy i informacji. A zatem wdrożyć jedną, kompleksową platformę do zarządzania wiedzą i przeprowadzania spójnych procesów szkoleniowych w różnych obszarach operacyjnych w ramach spółek Grupy.
Anna Kucharska, Kierownik Projektu: „Było to wymagające, trudne, ale też szalenie interesujące wyzwanie. Grupa rozwija się i powiększa, dołączają do nas nowe spółki ze swoimi procedurami, procesami,
jak i narzędziami. W pewnym momencie mieliśmy 7 różnych narzędzi i trzeba było stworzyć jedno, wspólne rozwiązanie dla całej Grupy”.
Profil Grupy
-
15 tysięcy
liczba użytkowników platformy
-
2018 r.
z HCM Deck od
-
4 miesiące
czas przygotowania systemu do startu
Proces
Zbudowanie zespołu projektowego
Silny, zaangażowany team, w którym znajdzie się osoba reprezentująca interesy każdego obszaru w Grupie (odpowiedniego działu i spółek) to podstawa. U nas liczył on niemal 70 osób. Zespół projektowy brał udział
w każdym etapie od spisania wymagań aż po wybór dostawcy.
Uzyskanie zielonego światła od Zarządu
O zielone światło na rozpoczęcie działań nad projektem postaraliśmy się już na etapie budowania zespołu
i tworzenia listy interesariuszy. Można było iść dalej!
Analiza interesariuszy
To etap, który bardzo ułatwia pracę przy określaniu wymagań. Zaangażowanie wszystkich interesariuszy
w projekt i ich wnikliwa analiza pozwala uniknąć niepotrzebnego przedłużania się procesu.
Określenie wymagań
Określanie wymagań uwzględniających potrzeby każdego z obszarów zajęło kilka miesięcy. Po analizie zgłoszonych potrzeb ułożyły się one w zbiory wspólnych oraz rozdzielnych wymagań. Dbaliśmy o to, aby nie wykluczały się nawzajem, nie dublowały, a zbliżone – otrzymały wspólne brzmienie. Wszystkie ujęliśmy
w dokumencie zawierającym wymagania biznesowe, architektoniczne, bezpieczeństwa, wydajnościowe
oraz techniczne.
Wybór
HCM Deck spełniał nasze wymagania i stwarzał możliwości, których nie dawało nam 7 poprzednich rozwiązań, m.in. zarządzanie szkoleniami stacjonarnymi, statystyki, raportowanie. Był wydajny i rozwijał się
wraz ze zmieniającymi się potrzebami biznesowymi. Oprogramowanie w chmurze okazało się nie tylko bezpieczne, ale i korzystne! Nasza decyzja uzyskała ostateczną aprobatę Zarządu.
Przebieg wdrożenia
Dużym wyzwaniem była migracja danych z poprzednich systemów. Ani HCM Deck, ani my nie stawialiśmy sobie jednak żadnych ograniczeń, w tym czasie też zespół projektowy wskazywał, które dane będą im potrzebne. Wdrożenie było też czasem testów oprogramowania
i szkolenia administratorów biznesowych. Finalnie system udało się zaimplementować w 4 miesiące!
Przyjęcie nowej platformy
Ze względu na intuicyjność i przyjazność systemu przeprowadzenie szkoleń instruktażowych
dla pracowników nie było konieczne. Wdrożenie nowego systemu komunikowaliśmy anonsami w poprzednio używanych narzędziach. Po kilku miesiącach wiedzieliśmy już, że HCM Deck dobrze się przyjął – świadczy o tym wciąż rosnąca popularność treści zamieszczonych
na platformie!
Kilka lat od wdrożenia nie mamy żadnych wątpliwości co do tego,
że HCM Deck to właściwy wybór.
Anna Kucharska, Kierownik Projektu: „Jednym z najważniejszych kryteriów przy doborze jednego, wspólnego systemu
do przeprowadzania procesów szkoleniowych i zarządzania wiedzą
w wielu obszarach operacyjnych Grupy był ciągły rozwój platformy. Oprogramowanie miało ewoluować i odpowiadać na potrzeby coraz bardziej zmieniającej się Grupy oraz innych spółek, które do niej dołączają i korzystają z platformy.
Ponad 3 lata od wdrożenia nasza platforma HCM Deck – Akademia Wiedzy – jest funkcjonalna, efektywna i rozwija się razem z nami. Kolejne spółki do niej dołączają, a zespół HR i administratorzy biznesowi poszczególnych obszarów stworzyli w niej rozbudowane procesy szkoleniowe i bazę wiedzy. Dzięki nim większość naszych zespołów posiada najnowsze informacje i materiały, które pozwalają im stale się rozwijać i osiągać lepsze wyniki w pracy. Na uwagę zasługują tu liczne szkolenia kompetencji miękkich, szczególnie przydatnych
w rozwoju własnej kariery. Dzięki uspójnionemu i zautomatyzowanemu zarządzaniu wiedzą i procesem rozwoju także zespoły sprzedaży, obsługi klienta i biznesu są lepiej poinformowane niż kiedykolwiek wcześniej. HCM Deck to inwestycja, która cały czas się opłaca”.
Iwona Trochimczuk, Kierownik Działu Szkoleń i Trenerów Wewnętrznych: „Dzięki platformie HCM Deck zdigitalizowaliśmy proces onboardingu nowego pracownika. Pozwala nam to lepiej dotrzeć
z przydatnymi na start informacjami. Łatwość konfiguracji pozwala
na profilowanie treści pod potrzeby danego obszaru Grupy Polsat Plus oraz szczegółowe raportowanie aktywności użytkowników. HCM Deck to również miejsce, w którym pracownicy mają dostęp do szerokiej oferty szkoleń video oraz elearningu”.
