Zrównoważony rozwój
dzięki innowacjom i spójnym procesom
Jesteśmy największym zarządcą centrów handlowych w Polsce pod względem powierzchni najmu. Zarządzamy 34 projektami – 28 obiektami handlowymi i 6 kompleksami biurowymi – o łącznej wartości około 2,9 miliarda euro i powierzchni najmu przekraczającej milion metrów kwadratowych. Co roku odwiedza je niemal 120 milionów osób.
Tworzymy przestrzenie atrakcyjne i nowocześnie zarządzane, wspierając w ten sposób rozwój naszych najemców. Jesteśmy częścią Redefine Properties – drugiego największego funduszu inwestującego w nieruchomości (REIT) notowanego na giełdzie w Johannesburgu.
Nasz sukces opiera się na trosce o interesariuszy, w tym pracowników. Wdrażamy rozwiązania, które wspierają i ułatwiają współpracę oraz tworzą zrównoważone, integrujące otoczenie.
Wierzymy, że kluczem do sukcesu są innowacyjne rozwiązania, spójne procesy i dobra atmosfera w organizacji.
Z taką myślą zaprojektowałyśmy nasz nowy program onboardingu i preonboardingu.
Dotychczasowy proces był niejednolity – sposób jego realizacji w dużej mierze zależał od managera nowo zatrudnionej osoby. Brakowało też narzędzia do zbierania informacji zwrotnej po zakończonym onboardingu. Obowiązki związane z organizacją szkoleń, uzupełnianiem dokumentów i raportowaniem spoczywały na dziale HR. W 2023 roku planowaliśmy zatrudnienie około 70 osób – stanowiło to wzrost organizacji o 30%.
Potrzebowaliśmy nowoczesnego rozwiązania, które nie tylko usprawni proces wdrażania nowych koleżanek i kolegów, ale również będzie przejrzyste, odciąży managerów oraz zautomatyzuje obsługę szkoleń i raportowanie ESG. Zależało nam na tym, aby wspierający nas system usprawniał nie tylko procesy onboardingowe, ale też rozwojowe. To dla nas składowe efektywnej organizacji.
Platforma, która spełniła nasze wymagania, to HCM Deck. Poniżej opisujemy, jak za jej pomocą, wdrożyłyśmy nowy program preonboardingu i onboardingu w całej firmie. Zapraszamy!
Platforma HCM Deck w EPP
od 2024 r.
-
5000
logowań
-
120
osób przypisanych
do preonboardingu -
5x
mniej wiadomości wysyłanych w procesach onboardingowych przez HR
-
57
wygenerowanych raportów i ankiet poszkoleniowych
Preonboarding i onboarding w EPP
Wstępne przywitanie
Nasz proces rozpoczyna się w formie łączonej – online i na żywo.
Dwa tygodnie przed rozpoczęciem pracy nowej osoby wysyłamy jej e-pocztówkę powitalną. Równocześnie otrzymuje ona e-mail od działu HR z osobistą wiadomością, w której zamieszczamy link do platformy wraz z jednorazowym loginem i hasłem. Dzięki temu jeszcze przed przyjściem może poznać naszą firmę.
W tym samym czasie przyszły manager otrzymuje przypomnienie o dacie rozpoczęcia pracy nowej osoby oraz checklistę zadań związanych z preonboardingiem i onboardingiem.
Pierwszy etap – niezbędne formalności
Pierwszym etapem preonboardingu na platformie jest wypełnienie niezbędnych, zdigitalizowanych dokumentów kadrowych, w tym kwestionariusza osobowego. Dzięki temu oszczędzamy czas zarówno zespołu HR, jak i nowego pracownika, który nie musi zajmować się formalnościami w pierwszym dniu pracy. Warto dodać, że na tym etapie pracownik widzi jedynie program preonboardingowy, dzięki czemu ma jasność zadań do realizacji i nie jest przytłoczony nadmiarem treści.
Poznaj EPP
Pracownik nie tylko zapoznaje się z materiałami na temat EPP jako organizacji, ale także wypełnia krótki test. Zdecydowaliśmy się na to, ponieważ wartości firmy są dla nas szczególnie ważne. Chcemy, aby każdy je rozumiał i identyfikował się z nimi od samego początku.
Informacje organizacyjne i zadanie
W kolejnym kroku przedstawiamy pracownikowi informacje o przysługujących mu benefitach i przygotowujemy go na pierwszy dzień pracy. W programie znajdzie także plan tego dnia.
Przeprowadzamy wtedy krótki pulse check, aby sprawdzić nastrój nowej osoby przed rozpoczęciem pracy.
Ostatnim elementem jest krótkie zadanie – pracownik pisze kilka słów o sobie i swojej roli oraz dodaje zdjęcie. Notkę wraz ze zdjęciem przesyłamy w firmowym powitaniu pierwszego dnia.
Pierwszy dzień
Pierwszego dnia pracy pracownik otrzymuje od swojego managera welcome pack i zostaje przydzielony do programu onboardingowego w systemie. Tam czeka już na niego film powitalny nagrany przez nasze zespoły i zarząd oraz formalności, których nie mógł dopełnić wcześniej – na przykład szkolenia BHP czy dotyczące kodeksu etyki.
Postęp w realizacji tych obowiązków możemy monitorować i raportować na bieżąco.
Wiadomości pod ręką
Moduły dotyczące benefitów i obiegu dokumentów okazały się dużym ułatwieniem – zarówno dla pracowników, którzy mają wszystkie informacje w jednym miejscu, jak i dla działu HR, który nie musi odpowiadać na liczne pytania.
Diversity, wolontariat pracowniczy, mini staż
Tworzymy środowisko różnorodnych osób, które aktywnie współpracują między sobą i dobrze rozumieją swój obszar biznesowy.
Dlatego w naszym programie onboardingowym uwzględniliśmy treści dotyczące Diversity, możliwości udziału w wolontariacie pracowniczym oraz propozycję wyjazdu lub wymiany do jednego z naszych centrów handlowych, aby lepiej poznać specyfikę biznesu w terenie.
Check-in i ewaluacja
Chcemy na bieżąco monitorować doświadczenia nowych pracowników, dlatego jednym z elementów onboardingu jest spotkanie z nami – zespołem HR – po dwóch tygodniach od rozpoczęcia pracy. To okazja, aby sprawdzić ich nastrój, odpowiedzieć na pytania i poświęcić im uwagę.
Podczas tego spotkania możemy także zachęcić do korzystania z platformy, jeśli ktoś jeszcze nie zapoznał się z programem.
W ciągu trzech miesięcy od zakończenia onboardingu każdy nowy pracownik otrzymuje ankietę, w której dzieli się swoimi spostrzeżeniami i opinią na temat procesu.
Przyjazne powitanie, większa efektywność, monitorowanie i spójność procesów onboardingowych oraz rozwojowych
Przygotowanie onboardingu i preonboardingu w jednym systemie było dla nas ciekawym wyzwaniem. Jednym z jego kluczowych elementów była cyfryzacja materiałów. W projekt udało się zaangażować wiele osób z organizacji, które – wspólnie z działem HR – tworzyły treści w nowych formatach.
Choć wszyscy zdawaliśmy sobie sprawę, że to wymagające przedsięwzięcie, podeszliśmy do niego z dużym zaangażowaniem, wiedząc, że dostępność materiałów w formie cyfrowej ułatwi nam pracę. Tak właśnie się stało.
Sam proces cyfryzacji pozwolił nam dostrzec luki w dotychczasowych treściach i procedurach, a następnie udoskonalić je już na platformie. Teraz, dzięki niej, wysyłamy pięć razy mniej wiadomości niż wcześniej. Otrzymujemy pozytywne opinie od managerów, którzy czują się lepiej wspierani.
Dla organizacji o złożonej strukturze dużym ułatwieniem jest możliwość dostosowania widoków i tworzenia osobnych ścieżek. Dzięki temu nowi pracownicy, niezależnie od formy zatrudnienia, realizują programy dopasowane do swoich potrzeb. To także znacząco usprawnia raportowanie, co jest jedną z kluczowych zalet platformy.
Realizacja tych procesów w jednym systemie poprawiła naszą efektywność – nowi pracownicy szybciej się adaptują, a ich zaangażowanie wzrosło. Chcemy dalej doskonalić onboarding, dlatego planujemy wprowadzenie testów diagnostyczno-rozwojowych, które pomogą lepiej wykorzystać mocne strony pracowników. Stopniowo będziemy także wdrażać ścieżki specjalistyczne oraz ulepszać warstwę wizualną platformy.
