HCM Deck | Blog

What’s up on Deck #7. Halo, tu Baza! Oto Baza wiedzy 2.0

Długo czekaliśmy, aby móc Wam to powiedzieć. Wreszcie możemy: halo, tu Baza! Nadchodzi nowa, ulepszona, mądrzejsza, błyszcząca Baza wiedzy. Co w niej znajdziecie? Przygotowaliśmy dla Was treściwy przewodnik po najważniejszych funkcjach nowego produktu HCM Deck. 

Co to Baza wiedzy? 

W największym skrócie: Baza wiedzy to produkt HCM Deck, który najpełniej wspiera dzielenie się wiedzą w organizacji

Można oczywiście zapytać: ale halo, halo? Czy takiego samego zadania nie mają także inne wasze produkty, np. Szkolenia stacjonarne? No pewnie – wszystkie produkty HCM Deck z kategorii Learning wspierają dzielenie się wiedzą w organizacji. Cały myk w tym, że Baza wiedzy działa w zupełnie inny sposób nie jako coś, co „trzeba” zrobić w określonym czasie, tylko jako zestaw najpotrzebniejszej wiedzy dostępnej od ręki, tu i teraz. Niezależnie od tego, do czego ją użyjesz: czy będzie to FAQ dla Twojego działu sprzedaży (kiedy sprzedawca potrzebuje znaleźć odpowiedź TERAZ, a nie za 5 minut), czy przewodnik po produktach z oferty firmowej, czy zbiór Twoich zasobów learnigowych. Zaprojektowaliśmy Bazę wiedzy właśnie po to, by wspierała każdy z Twoich pomysłów na dzielenie się wiedzą z pracownikami. I w taki sposób, by zarządzanie, wyszukiwanie i odbieranie contentu było przyjemne i dla Ciebie, i dla pracowników. 

W największym skrócie: jak to działa? 🤔 

W Bazie wiedzy są strony, które możesz układać w dowolnej kolejności i hierarchii. To one nawigują użytkowników po contencie: 

 

Baza wiedzy – możesz ją customizować, jak tylko Ci się podoba.

Do dyspozycji masz kilka przydatnych opcji edytowania tekstu:

  • dwa nagłówki o różnej wielkości (h1, h2),
  • pogrubienie,
  • pochylenie
  • i kolorowy font.

Możesz też wrzucać linki, dodawać grafiki, tabele, wypunktowaną listę i załączniki.  Strony możesz udostępniać dowolnym grupom pracowników. 

Oczywiście, jest też wyszukiwarka. O, tutaj:

Tak wygląda przeglądarka w produkcie baza wiedzy

Do czego możesz wykorzystać Bazę wiedzy w firmie? 

Baza wiedzy może być podstawowym narzędziem dla pracy wielu działów w firmie. Mamy kilka pomysłów na to, jak można ją wykorzystać. Oto one! 

Pomyśl o Bazie wiedzy jako o praktycznym przewodniku dla nowych (ale nie tylko!) pracowników. 

Czyli takim, który jest dostępny zawsze, wszędzie i dla każdego. Miejscu, w którym sprawdzisz, jak wykorzystać firmowe benefity, zapiszesz się na szkolenie, rozliczysz delegację firmową, zarezerwujesz salę konferencyjną. Tematów związanych z codziennym funkcjonowaniem w firmie jest mnóstwo.  Najczęściej i tak lądują na skrzynce mailowej działu HR. Dużo wygodniej jest trzymać potrzebne informacje w miejscu dostępnym dla wszystkich. Nie musisz zresztą ograniczać się do przyziemnych tematów w Bazie wiedzy możesz śmiało opisać historię, misję i wizję firmy, przedstawić zespół i spisać najważniejsze fundamenty kultury organizacyjnej.

Albo jako wspomagaczu/uzupełniaczu wiedzy dostępnej podczas kursów, szkoleń stacjonarnych i projektów. 

Wiadomo wiedza lubi ulatywać. Zwłaszcza ta zdobyta podczas szkoleń i kursów. Wiedzę trzeba czasem odświeżać i właśnie tutaj może pomóc Baza wiedzy. Możesz trzymać w niej wszystkie materiały (podsumowania, prezentacje, najważniejsze wnioski) poszkoleniowe, dzięki którym wiedza będzie zawsze „na świeżo”. Albo odwrotnie zajawkowy content do zapoznania się przed szkoleniem. W podobny sposób możesz wykorzystać Bazę do podsumowania projektów w razie gdyby ktoś (np. nowi pracownicy) musieli zapoznać się z treściami. 

Przestrzeń dla (rozwoju) pracowników… 

Baza wiedzy może wspierać budowanie kultury organizacji uczącej się takiej, w której pracownicy sami dzielą się wiedzą miedzy sobą. Dodają artykuły, dzielą się inspiracjami i wspólnie budują Bazę. Bo jak pisała u nas Maja Gojtowska w tym artykule: Pracownicy zachęcani do dzielenia się wiedzą i swoimi doświadczeniami, chętniej i łatwiej ze sobą rozmawiają, szybciej rozwiązują problemy i sytuacje kryzysowe, skupiają się na działaniu. Brzmi jak plan?  

…i FAQ dla Sprzedawców

Narzędzie zapewniające błyskawiczny dostęp do wiedzy bardzo przydaje się w firmach, w których pracownicy pracują na co dzień z klientami. Zwłaszcza w sytuacjach, gdy katalog produktów i regulacje prawne zmieniają się częściej niż pogoda w listopadzie. Nikt nie wie wszystkiego, ale na szczęście można korzystać z narzędzia, dzięki któremu Twoi pracownicy w mig znajdą odpowiedzi na swoje pytania (i pytania klienta-który-właśnie-pyta):

Baza wiedzy jako FAQ dla sprzedawców – gif

Receptury, procedury, patenty, firmowe know-how to tutaj! 

Każda firma ma swoje cenne informacje, które nie są znane i dostępne poza firmą, ale od których zależy jakość wykonywanej pracy i współpracy między ludźmi. Różnie się to nazywa czasem know-how, innymi razem mówimy o tribal knowledge. To jak zbiorowa mądrość firmy nie tylko przechowywana w dokumentach, ale i zasadach ustalonych w firmie. Know-how ma jednak to do siebie, że bywa rozproszony. To  prędzej czy później okazuje się problemem. Np. wtedy, gdy zatrudniamy nowe osoby albo z firmy odchodzi ktoś, kto był źródłem wiedzy. Baza wiedzy pozwoli Ci łatwo uporać się z takimi problemami będzie Twoim single source of truth

W czym nowa Baza wiedzy jest lepsza od starej? 

TL;DR: we wszystkim. 

A tak serio w nowej Bazie wiedzy dużo łatwiej jest zapanować nad porządkiem w materiałach, wyszukiwać treści i udostępniać je dalej. Takie czynności jak formatowanie tekstu, dodawanie linków, załączników, wycofywanie z publikacji są teraz proste i intuicyjne. Nie potrzeba wiele, by Wasza Baza wiedzy wyglądała przejrzyście i elegancko i spełniała potrzeby Twojej organizacji. 

Czy stara Baza wiedzy zostanie wyłączona? 😨

Jasne, że nie! Nic nie wyłączamy. Ale zachęcamy Cię do przeklikania nowej Bazy wiedzy. Nasi Support Heroes z przyjemnością udostępnią Ci nową wersję produktu (będzie funkcjonować obok tej starej, więc żadne treści nie zginą), a Ty będziesz miał trochę czasu na podjęcie decyzji, czy „przepinasz” się na nową wersję, czy nie.