Joanna Tymczyj
Wyobraź sobie poranek w biurze. Twój przełożony przesyła pilne zadanie – nowy klient wymaga wprowadzenia zmiany w systemie zarządzania danymi, której dotąd nie było okazji wdrożyć. Masz godzinę do kolejnego spotkania. Co robisz? Szukanie odpowiedzi w dokumentacji systemu zajmie zbyt dużo czasu, a kontakt z zespołem IT nie gwarantuje szybkiej reakcji. Rozwiązaniem okazuje się krótki tutorial wideo osadzony w firmowej platformie rozwojowej, który w kilka minut dostarcza niezbędnych informacji. To właśnie just-in-time learning – dostęp do wiedzy dokładnie wtedy, gdy jej potrzebujesz.
Jak tę szansę wykorzystać? Dla organizacji może być to moment, by przekształcić swoje podejście do zarządzania talentami, opierając je na rzeczywistych kompetencjach pracowników. Model skills-based organization oraz precyzyjnie zaprojektowane profile kompetencyjne mogą nie tylko wspierać rozwój talentów, ale także zapewnić zgodność z nowymi regulacjami, przy jednoczesnym budowaniu bardziej sprawiedliwego i efektywnego środowiska pracy.
O czym przeczytasz w artykule?
|
Co tak naprawdę znaczy uczyć się momencie potrzeby?
Just-in-time learning wywodzi się z koncepcji zaczerpniętej z systemu produkcyjnego Toyoty, w którym wytwarzano dokładnie to, co było potrzebne, w odpowiedniej ilości i czasie. Podobnie learning at the moment of need zapewnia precyzyjne i konkretne lekcje dokładnie wtedy, gdy są najbardziej przydatne. Dzięki temu unika się nadmiaru materiałów szkoleniowych, które mogą przytłaczać lub być nieadekwatne w danej sytuacji. Kluczowym założeniem tego modelu uczenia jest ścisłe połączenie nauki z bieżącymi zadaniami i rozwiązywanie konkretnych problemów w czasie rzeczywistym.
Przykład? Pracownik linii produkcyjnej może w mgnieniu oka odświeżyć procedurę konserwacji maszyn za pomocą krótkiego filmu instruktażowego. Albo sprzedawca sklepu, który nawet w trakcie obsługi klienta, może szybko sprawdzić w bazie wiedzy informacje o nowej promocji lub aktualizacji asortymentu. Takie podejście do uczenia się w odpowiednim momencie, zastosowane w sieci odzieżowej Pako Lorente, nie tylko skróciło czas wdrożenia nowych pracowników, ale także na wzrost wartości paragonu.
Poznaj case study Pako Lorente 👇
Przeczytaj
Czym nauka w momencie potrzeby różni się od innych koncepcji uczenia się?
Nauka w odpowiednim czasie wyróżnia się na tle innych podejść edukacyjnych swoim naciskiem na moment i celowość nauki – dostarcza wiedzę dokładnie wtedy, gdy jest ona najbardziej potrzebna. Oto jak plasuje się w kontekście innych pojęć:
- Learning on the job – szerokie podejście odnoszące się do zdobywania wiedzy i upskillingu w trakcie wykonywania codziennych obowiązków zawodowych.
- Learning in the workflow – nauka w pełni zintegrowana z przepływem pracy, która nie wymaga przerywania wykonywanych zadań. To pojęcie ma wszechstronny zakres i może obejmować długoterminowe procesy edukacyjne.
- Action learning – metoda uczenia się przez działanie, łącząca rozwiązywanie rzeczywistych problemów z refleksją nad procesem. Często wymaga zespołowego podejścia i skupia się na długofalowym rozwoju umiejętności, a nie na punktowym rozwiązywaniu problemów.
Treści, które Cię zainspirują, rozwiną i usprawnią Twoją codzienną pracę
Pięć momentów potrzeby według Gottfredsona i Moshera
Kilka lat temu Conrad Gottfredson i Bob Mosher z APPLY Synergies, prowadząc badania nad procesami uczenia się, zidentyfikowali pięć unikalnych momentów, w których osoby uczą się najskuteczniej: nauka nowych rzeczy, pogłębianie wiedzy, stosowanie jej w praktyce, rozwiązywanie problemów oraz adaptacja do zmian. Obecnie znamy je jako model „Five Moments of Need”:
- Nauka nowego („learn new”): zdobywanie podstawowej wiedzy i umiejętności, np. podczas onboardingu nowych pracowników.
- Nauka dodatkowa („learn more”): pogłębianie istniejących informacji, jak w przypadku zaawansowanych modułów szkoleniowych dla pracowników technicznych.
- Zastosowanie wiedzy („apply”): wsparcie w czasie wykonywania zadania, np. poprzez interaktywne checklisty na stanowisku produkcyjnym.
- Rozwiązywanie problemów („solve”): szybkie znajdowanie rozwiązań dla nowych wyzwań, np. konsultowanie bazy wiedzy przy awarii systemu IT.
- Zmiana („change”): adaptacja do nowych procesów lub warunków, np. wprowadzenie nowych standardów obsługi klienta w branży retail.
Wiedza w odpowiednim czasie – jak technologia wspiera uczenie się w momencie potrzeby?
Uczenie się w momencie potrzeby najsilniej może być zastosowana na trzech ostatnich momentach – „apply”, „solve” i „change” – gdzie wiedza musi być dostarczona natychmiastowo i w łatwo przyswajalnej formie. Oto praktyczne przykłady zastosowania tego modelu w organizacjach:
- Zastosowanie wiedzy („apply”): Pracownik w magazynie korzysta z aplikacji na tablecie, aby w czasie rzeczywistym uzyskać instrukcję skanowania i znakowania nowego rodzaju produktów. Pozwala mu to uniknąć pomyłek i efektywnie wypełniać obowiązki, nawet bez wcześniejszego przeszkolenia na ten temat.
- Rozwiązywanie problemów („solve”): Technik serwisowy podczas naprawy skomplikowanego urządzenia korzysta z rozszerzonej rzeczywistości (AR), która prowadzi go krok po kroku przez proces diagnozy i usunięcia usterki. Dzięki temu może szybko znaleźć rozwiązanie, nawet jeśli nigdy wcześniej nie spotkał się z takim problemem.
- Zmiana („change”): Sprzedawca w sieci detalicznej otrzymuje powiadomienie w systemie o nowej procedurze reklamacji i ma dostęp do krótkiego kursu mikrolearningowego, który w ciągu kilku minut wyjaśnia, jak wdrożyć zmienione zasady w codziennej pracy.
Co nauka w odpowiednim czasie daje Twojej organizacji?
Badania Cegos Group pokazują, że 43% pracowników uważa, iż odpowiedzi na ich potrzeby szkoleniowe pojawiają się zbyt późno, a 27% obawia się, że ich umiejętności niebawem mogą być niewystarczające do wykonywania codziennych zadań. Brak wsparcia w kluczowych momentach prowadzi do frustracji, spadku efektywności i błędów operacyjnych. Uczenie się w momencie potrzeby staje się odpowiedzią na te wyzwania, dostarczając rozwiązania, które są:
- Natychmiastowe: Dzięki krótkim formom edukacyjnym, takim jak mikrolearning czy notyfikacje z przypomnieniami, pracownicy mogą szybko zdobywać informacje w kluczowych momentach.
- Kontekstowe: Wiedza jest dostarczana w odpowiedzi na konkretne sytuacje zawodowe i bieżące wyzwania, uwzględniając specyfikę roli. Dzięki temu pracownicy otrzymują dokładnie takie informacje, jakie są potrzebne do skutecznego działania tu i teraz.
- Spersonalizowane: Uczenie się jest nie tylko dostępne „tu i teraz,” ale także idealnie dopasowana do potrzeb konkretnej osoby. Pracownicy mogą korzystać z indywidualnych ścieżek rozwoju, dostosowanych do ich aktualnych kompetencji i celów zawodowych.
Wiedza na żądanie w Avivie – case study uczenia się w momencie potrzeby
Firma Aviva, korzystając z platformy HCM Deck, stworzyła Akademię Rozwoju, która umożliwia agentom ubezpieczeniowym szybki dostęp do uporządkowanej bazy wiedzy i materiałów edukacyjnych. Dzięki temu pracownicy mogą w każdej chwili znaleźć odpowiedzi na pytania dotyczące produktów, procedur czy przepisów – dokładnie wtedy, gdy wystąpi potrzeba edukacyjna, np. w trakcie spotkania z klientem. Takie podejście nie tylko eliminuje przestoje, ale również zwiększa pewność siebie agentów w sytuacjach wymagających szybkich decyzji. W efekcie Aviva zbudowała środowisko sprzyjające samodzielnemu zdobywaniu wiedzy i podnoszeniu kwalifikacji.
Zobacz, jak wygląda od środka HCM Deck. To platforma, z którą dotrzesz z wiedzą do pracowników w dokładnym momencie potrzeby.
Jak umożliwić uczenie się w momencie potrzeby w organizacji?
- Zidentyfikuj krytyczne momenty potrzeby
Dostarczanie wiedzy w momencie potrzeby, powinno rozpocząć się od ustalenia, w których obszarach jej brak powoduje największe opóźnienia lub błędy. Rozmowy z pracownikami i analiza danych (np. statystyk zapytań w dziale wsparcia) często wskazują kluczowe luki kompetencyjne. - Stwórz zasoby mikrolearningowe
Dzięki zwięzłym formom edukacyjnym – np. checklistom, krótkim filmom czy interaktywnym modułom – pracownicy szybciej znajdują konkretne wskazówki. W HCM Deck można łatwo opracować takie materiały np. w formie e-learningu i przypisać do wybranych działów lub ról. - Zaangażuj pracowników w świadomy transfer wiedzy
Twórz przestrzeń, w której pracownicy mogą stać się twórcami materiałów edukacyjnych – organizuj programy mentoringowe, sesje shadowingowe, czy grupy tematyczne, które pozwalają na wymianę doświadczeń i rozwijanie wspólnej bazy wiedzy w firmie. - Zapewnij uczenie się na wyciągnięcie ręki
Upewnij się, że materiały są dostępne dla każdego pracownika, w dowolnym miejscu i czasie – intuicyjna platforma powinna umożliwiać szybkie i łatwe wyszukanie potrzebnych informacji, eliminując bariery w dostępie do informacji. - Monitoruj efektywność
Sprawdzaj, które treści są wykorzystywane najczęściej, a które wymagają aktualizacji. Dzięki analizom w platformie rozwojowej można szybko zorientować się, gdzie występują największe luki i jak je skutecznie wypełniać.
Nauka w momencie potrzeby – wnioski
Uczenie się w momencie potrzeby staje się kluczowym elementem strategii rozwojowych w firmach, które regularnie aktualizują wiedzę produktową i procesową, takich jak sektory ubezpieczeń, retail czy produkcji i technologii. Kluczem nauki w idealnym czasie jest nie tylko dostęp do zaawansowanych narzędzi edukacyjnych, ale także precyzyjne określenie momentów, w których wiedza jest niezbędna, aby realnie wspierać codzienne działania pracowników.
Jak Twoja firma wykorzystuje just-in-time learning? A może to podejście dopiero czeka na wdrożenie? Podziel się swoimi doświadczeniami!
