Osiem grzechów głównych HR IT,
czyli jak położyć projekt

Kontrakt został podpisany, globalne decyzje podjęte. Nie ma już odwrotu. Jakoś trzeba będzie to teraz wdrożyć… „Jakoś”. No właśnie. „Jakoś” z góry zakłada, że prawie na pewno popełnisz pierwszy z grzechów głównych, którym jest brak zaangażowania i wiary w projekt. Poznaj najczęstsze błędy w projektach HR IT.

Statystyki są bezlitosne i przygnębiające. Ankieta przeprowadzona wśród 500 liderów firm w rejonie EMEA pokazała, że jedynie 24% z nich czuje, że dostawcy technologii HR mają pozytywny wpływ na ich biznes. Według Fosway Group, która przeprowadziła to badanie, zbyt wiele projektów HR IT obiecuje dostarczyć zmiany i transformację, ale jedyne, co robi, to automatyzacja procesów. Dlaczego tak się dzieje? Jakie „grzechy” popełniają kierownicy projektów HR IT?

1. Śmieci na wlocie – śmieci na wylocie.

Jeśli twoje dane są stare, słabej jakości lub niesprawne, wtedy po prostu zautomatyzujesz złe procesy. Stop! Pomyśl, zanim przeniesiesz je w nowe miejsce.

2. Za mało zasobów.

 To jeden z głównych powodów, dla którego projekty upadają. Odpowiedni ludzie z odpowiednimi umiejętnościami muszą w odpowiednim czasie być zaangażowani w projekt. Kierownicy projektu powinni przeprowadzać ocenę swoich umiejętności w fazie planowania, aby zrozumieć, czego potrzebują do rolloutu oprogramowania HR.

3. Brak zarządzania zmianą.

Pamiętaj, że każda zmiana, którą robisz w twoim systemie HR, kosztuje czas i pieniądze. Powinieneś ocenić każdą ze zmian i rozważyć, czy koszt implementacji dostarcza korzyści z implementowanej zmiany. Nawet mała zmiana w interfejsie do systemu płacowego może mieć spory wpływ na integrację z systemem finansowym. Aby uniknąć problemów, należy wdrożyć ścisły proces kontroli zmian („change request process”), który zapewni odpowiednią kontrolę odstępstw od wcześniej wymaganych, zaakceptowanych oraz odnotowanych zmian.

4. Zapominanie o prawach Murphy’ego.

 Jeśli coś ma pójść źle, to zapewne tak będzie. Jako część procesu planowania projektu weź pod uwagę analizę ryzyka. Co się stanie w przypadku strajku, choroby krytycznego członka zespołu itd.? Zrób z zespołem brainstorming i zastanówcie się, co może pójść źle. Potem opracujcie plan zminimalizowania lub usunięcia ryzyka.

5. Źle ustawione priorytety.

Zamiast trwać w nadziei, że inwestycja w oprogramowanie dostarczy samych korzyści, ustal priorytet: gdzie powinna zostać dostarczona wartość. Wybierz ten obszar, który dostarczy pozytywnej zmiany i najpierw włącz tę właśnie część, aby pokazać, że można oczekiwać realnego zwrotu z tej inwestycji.

6. Brak umiejętności zespołu.

To brzmi jak „oczywista oczywistość”, ale brak niektórych kluczowych umiejętności w projektach bierze się z braku kompetencji w zarządzaniu projektem. Nie ma wielu doświadczonych kierowników projektów w HR z sukcesami we wdrażaniu złożonych i skomplikowanych procesów i systemów. Problemy w tej dziedzinie biorą się z braku doświadczenia. Bardzo dobrym przykładem jest brak umiejętności dzielenia projektu na mniejsze, łatwiej zarządzalne subprojekty. Kolejną ważną umiejętnością dla kierownika projektu HR jest zarządzanie zmianą, która jest niestety bardzo niedoceniana przez wszystkie metodyki zarządzania projektami.

7. Nieuzgodniony nadzór nad projektem („governance”).

 Niesamowite, jak szybko wyparowuje początkowy entuzjazm zespołu, jeśli nadzór nad projektem nie został uzgodniony formalnie na samym początku. Wynika to często z braku ustaleń, jak podejmowane będą decyzje w trakcje trwania projektu. Warto zainwestować czas zanim na dobre rozpocznie się projekt i uzgodnić nad nim nadzór. Pomaga to później w szybkim rozwiązaniu problemów, jeśli takie się pojawią.

8. Brak efektywnego zarządzania interesariuszami.

W większości projektów należy przekonać ludzi do zmiany obecnego sposobu pracy. Jest to bardzo trudne i wymaga nie lada umiejętności dyplomatycznych. A czasami nawet bardziej innowacyjnych metod. Brak zarządzania interesariuszami prowadzi do klasycznych problemów zarządzania projektami takimi jak brak buy-in ze strony pracowników, braków w zasobach, konkurencji ze strony innych projektów mających większy priorytet czy różnic kulturowych. Ważne, aby zidentyfikować interesariuszy na samym początku, zrozumieć, jak wpłynie na nich projekt oraz czego potrzebują, aby projekt okazał się sukcesem.

A w jaki sposób poległy Wasze projekty?