Magdalena Wermińska
Artykuł zaktualizowany przez zespół HCM Deck w maju 2026 r.
Onboarding to proces, który wymaga czasu i sporego nakładu pracy. Z mojego doświadczenia wynika, że zyskują na tym wszyscy: pracownicy, menedżerowie, dział HR i zarząd. Podchodząc do tematu z rozwagą i mierząc siły na zamiary, możemy ten proces maksymalnie usprawnić i skrócić. Jak to zrobić? Punktem wyjścia jest wiedza o procesie i o wyzwaniach, które napotkamy na swojej drodze.
1. Jak opisać aktualny proces onboardingowy?
Dla wielu osób, które rozpoczynają projekt onboardingowy, to pierwsze ogromne wyzwanie: jak zacząć? Wbrew pozorom dobry początek, to wcale nie planowanie, jak ma być, ale określenie „jak jest teraz”. Szczegółowe rozpisanie aktualnego procesu daje nam szerszą perspektywę i pozwala zrozumieć, z czym będziemy się mierzyć. Jednocześnie pozwala wychwycić wszelkie niuanse, których nie widać gołym okiem, wskazuje właścicieli biznesowych, a także zmusza do namierzenia i wyselekcjonowania contentu.
Najlepszym sposobem jest skorzystanie z dostępnych, prostych narzędzi, których używamy na co dzień. Może to być Word lub Excel, a także wszelkie inne programy ułatwiające zarządzanie projektami: Power Point, Canva czy Miro.
Porządkujemy informacje, dzieląc onboarding na poszczególne elementy, do których przypisujemy termin ich realizacji, ich opis, rodzaj, dostępny content i osoby odpowiedzialne za jego przeprowadzenie. Wielu klientów narzeka, że jest to czasochłonne zadanie. Ale jego efekty zaskakują. Po pierwsze często okazuje się, że bardzo dużo treści i materiałów jest dostępna w firmie, wystarczy je tylko zmodyfikować. Po drugie to doskonały sposób na przekonanie zarządu do inwestycji.
2. Jak uporządkować content onboardingowy?
Zebranie informacji na temat stanu faktycznego onboardingu w firmie skutkuje zalaniem działu HR morzem dokumentów, prezentacji, tabel, ręcznie robionych notatek, filmów, zdjęć. Zła wiadomość jest taka, że wszystkie materiały należy przejrzeć i uporządkować. Ale jest też dobra wiadomość. Zazwyczaj duża ilość contentu oznacza mniejszą ilość pracy na etapie przygotowania nowego procesu. Nie należy się bać dużej ilości informacji, ale należy dostosować ich rodzaj do odbiorcy. Budujemy w ten sposób obraz naszej firmy w oczach nowozatrudnionych pracowników.
3. Z jakich materiałów onboardingowych korzystać?
Ilość contentu jest tak samo ważna, jak jego różnorodność. Przygotowując materiały dla nowozatrudnionych pracowników możesz stworzyć pożyteczną i atrakcyjną wizualnie bazę wiedzy, wykorzystując np. artykuły, raporty, zdjęcia i grafiki, zrzuty ekranu, mapy myśli, ręcznie robione notatki, FAQ, filmy, screencasty, content interaktywny, podcasty, e-booki, checklisty, testy i quizy, case study i wszelkie inne dokumenty.
4. Jak przekonać organizację do onboardingu pracownika?
Komu najbardziej powinno zależeć na szybkim, sprawnym i efektywnym wdrożeniu nowego pracownika w organizacji? Oczywiście managerom. Ale to ich zazwyczaj najtrudniej namówić do współpracy we wdrażaniu nowoczesnego onboardingu. Powody są różne: od niechęci do zmian, po brak czasu. I to właśnie na oszczędności czasu należy skupić się w rozmowach z naszymi partnerami biznesowymi. O ile oszczędność kosztów to argument, który najlepiej trafia do zarządu, o tyle skrócenie procesu wdrożenia jest argumentem kluczowym dla menedżerów. Nie wahaj się go użyć. Pamiętając o tym, że sprawny onboarding to inwestycja, a nie wydatek, przekonanie do niego organizacji będzie zdecydowanie łatwiejsze.
Jak wykorzystać KPI w onboardingu?
Digitalizacja i usprawnienie onboardingu przynosi korzyści dla całej organizacji. Jak to udowodnić? Mierząc kluczowe dla tego obszaru KPI. Najprostsze z nich to zmierzenie rotacji i kosztów rekrutacji, ale można zbadać także efektywność pracowników przed, w trakcie i po zakończonym onboardingu.
5. Jak wybrać system onboardingowy i dostawcę
Wybór dostawcy usług onboardingowych to temat rzeka. Wiele firm decyduje się na wybór dostawcy na oślep, nie znając swoich wewnętrznych potrzeb, a kierując się jedynie opiniami z rynku. To podstawowy błąd. Zanim zaczniesz szukać dostawcy, sprawdź jakie narzędzia już masz i zbadaj, czego potrzebujesz. To narzędzie ma dostosować się do potrzeb organizacji, a nie na odwrót.
Jaką rolę odgrywa obsługa klienta w wyborze platformy onboardingowej?
Wybierając dostawcę systemu wspierającego onboarding w Twojej organizacji, zwróć uwagę na serwis i obsługę klienta. Liczy się dobra opinia i zaufanie do firmy. Ale ważne są też indywidualne kompetencje i wiarygodność specjalistów, z którymi będziesz współpracować przez kilka miesięcy przy procesie wdrożenia. Upewnij się, jak działa serwis i jaki poziom obsługi klienta oferuje dostawca.
Jednym z największych wyzwań wdrażania onboardingu w każdej firmie jest sprostanie oczekiwaniom menedżerów i pracowników. Jednym ze sposobów, żeby przekonać się, czy tak się dzieje, jest pytanie o poziom zadowolenia z poszczególnych etapów procesu. To jednak nie wystarczy. Należy przyjąć założenie, że każdy jego element jest elastyczny i może ulec zmianie. Tylko takie podejście daje nam gwarancję sukcesu. Samo badanie satysfakcji nie wystarczy – ważne są wnioski i działania po jego przeprowadzeniu.
Artykuł napisany we współpracy z Katarzyną Kubiak.
Elżbieta Leśna - Sujecka
Joanna Szumowska
