HCM Deck | Blog

Korzyści automatyzacji i digitalizacji HR i L&D

digitalizacja i automatyzacja HR i L&D

Nic dziwnego, że klasyczny HR oraz rozwój pracownika podlegają ciągłym przemianom. Wraz z postępem technologicznym zmienia się także spojrzenie właśnie na HR i L&D. Dziedziny te podlegają dynamicznym zmianom, a ciągła aktualizacja procesów jest czasochłonna i kosztowna. Korzyści automatyzacji i digitalizacji HR  i L&D, to przede wszystkim zapanowanie nad procesami. Staną się one znacznie prostsze, tańsze, a przede wszystkim pozbawione czynnika błędu ludzkiego. 

Procesy unowocześnienia w HR i L&D to przede wszystkim oszczędności:

  • wynikające z niższych kosztów,
  • czasu pracy managerów HR,
  • większa skuteczność działania – mniej błędów w pracy zautomatyzowanej, względem tradycyjnych sposobów działania,

Korzyści z automatyzacji i digitalizacji HR i L&D zostały potwierdzone w wielu badaniach. Na podstawie ich wyników wymiernie można ocenić, w jaki sposób te procesy wpływają na biznes. 

200 milionów dolarów oszczędności na szkoleniach?

W przybliżeniu taką kwotę IBM zaoszczędził w ramach środków przeznaczanych na rozwój umiejętności pracowniczych. W jaki sposób? Doszło do tego dzięki przemodelowaniu metody przeprowadzenia szkoleń. Oszczędności przyniosło wprowadzenie w korporacji kształcenia w formie online. Wskazana kwota stanowiła ok. 33% [1] budżetu przeznaczonego na edukację kadry w firmie w badanym okresie.

Ernst & Young, według danych pochodzących z tego samego badania, zredukował koszty o 35% [2], dzięki wdrożeniu blended learning. Oprócz oczywistych oszczędności w ramach firmowego portfela szkoleniowego, firma uzyskała wymierne korzyści w kwestii czasu pracy poświęcanego na szkolenia. W tym aspekcie oszczędność wyniosła aż 52% [3] dotychczas pożytkowanego czasu na szkolenia wewnątrz firmy.

Wprowadź w pełni zautomatyzowane procesy L&D, które wygenerują znaczne oszczędności w budżecie.

Sprawdź demo

Prace w tym zakresie prowadziła Judith B. Strother. W swoim raporcie przywołuje ona efekty prac Hall i LeCavalier. Szczegóły dotyczą wspomnianego raportu oraz informacje w jaki sposób zredukować koszty szkoleń znajdują się w tym miejscu  Niniejsze opracowanie wskazuje, jak kolosalne znaczenie dla kosztów firmy ma rozwój narzędzi e-learningu w ramach struktur L&D. Szczególne wrażenie, oprócz omawianych wartości liczbowych, robią też marki wskazywane w raporcie.

W przypadku gigantów takich, jak IBM, Ernst & Young digitalizacja obszaru L&D była jedynie kwestią czasu. Postęp technologiczny przy jednoczesnej globalnej skali działania takich przedsiębiorstw wprost wymusił drastyczny rozwój e-learningu w ramach korporacyjnych struktur. Należy przy tym pamiętać, że  przywołane zestawienie powstało w 2014 roku! Od tego czasu digitalizacja w ramach L&D nie tyle przyspieszyła, co po prostu nabrała galopu! Pamiętajmy także o kwestii, jaką w świecie Learning and Development odgrywa pandemia COVID-19. W roku 2020 zdigitalizowane L&D stało się nie tyle oszczędnością czy budowy wizerunku nowoczesnej firmy, co w wielu wypadkach zwykłą koniecznością.

14 godzin pracy managera tygodniowo [4]

Tyle czasu pracy managera HR, w skali tygodnia, można zaoszczędzić i spożytkować w lepszy sposób. Jak jest to możliwe? Chodzi o „przesiadkę” z wykonywania zadań w sposób tradycyjny, „ręczny” na działania zautomatyzowane. Jak informuje CareerBuilder, czas ten może sięgać nawet do 30 godzin tygodniowo!  W zestawieniu szczegółowo wskazano, jakie czynniki mają wpływ na takie wysokie straty w produktywności managerów. Chodzi o:

  • wykrywanie i naprawę błędów,
  • strata czasu w zakresie operacyjnym,
  • niższa produktywność,
  • wyższe koszty operacyjne,
  • mniejsze zaangażowanie,
  • inne.

Wszystkie te kwestie dotyczą oczywiście pracy w środowisku niezautomatyzowanym. W ramach badania oceniano stopień automatyzacji w poszczególnych obszarach działania w HR. Dostępne kryterium wyboru stanowiły:

  • całkowicie zautomatyzowane,
  • częściowo zautomatyzowane,
  • niezautomatyzowane.

Z kolei w ramach tych kryteriów oceniane były takie obszary, jak:

  • nauka i szkolenia,
  • wdrażanie nowych pracowników,
  • weryfikacja kandydatów w procesach rekrutacyjnych,
  • dbanie o ekspozycję ogłoszeń rekrutacyjnych w internecie,
  • oceny predykcyjne,
  • pracownicze polecenia,
  • inne.

Autorzy opracowania jednoznacznie wnioskują, że automatyzacja procesów HR jest nieunikniona. Pozwala ona usprawniać codzienne działania, niwelować straty zarówno pieniężne, jak i czasu pracy. Co ciekawe, badane były także preferencje samych managerów HR w kwestii angażowania sztucznej inteligencji w poszczególne procesy. Aż 35% HR managerów [5] wskazało, że myśl o SI w ich pracy powoduje u nich zdenerwowanie.

10 – 20% to realna oszczędność płynąca z automatyzacji w HR [6]

Jak informuje Hewitt Associates, są to wartości możliwe do zaoszczędzenia w ramach ogólnych korzyści i wykazywanych kosztów w HR. Zatem ponownie należy podkreślić, że są to korzyści całkiem realne. Natomiast wynikają one nie tylko z obniżenia kosztów we wskaźniku finansowym. Wprowadzenie automatyzacji w HR wspiera biznes na wiele sposobów:

  • lepsza komunikacja pomiędzy współpracownikami,
  • bieżące analizowanie i raportowanie procesów,
  • integracja analizy danych.

Zarządzanie błędami w poszczególnych procesach a kwestia automatyzacji

Błądzić jest rzeczą ludzką. W pracy nie da się od tego uciec. Jednak Automatyzacja umożliwia znaczne zniwelowanie właśnie tego błędu ludzkiego. Innymi słowy proces prowadzony automatycznie ma większą skuteczność niż ten przeprowadzany „ręcznie” przez pracownika.

Według badań prof. Raymonda R. Panko, ręczne wprowadzanie i ewidencja danych, w ramach nawet prostszych arkuszy kalkulacyjnych, generuje szanse na wystąpienie błędu na poziomie między 18 a 40%. [7] Z kolei, gdy w grę wchodzą bardziej skomplikowane arkusze, prawdopodobieństwo to może wzrastać nawet do 100%! [8] Na łamach swojej pracy, prof. Panko, porusza także kwestię wykrywalności błędów. Autorowi danego zestawienia danych z natury trudno jest dostrzegać własne błędy. W przypadku wyszukiwania błędów we własnoręcznie przygotowanym arkuszu kalkulacyjnym, skuteczność wychwytywania błędów przez autora wynosi zaledwie 50%. W takim wypadku weryfikacja jego pracy musiałaby przechodzić przez kolejną parę rąk. To naturalnie generuje kolejny koszt w postaci zaangażowania kolejnego pracownika w proces. 

Prof. Panko zwraca uwagę na jeszcze jeden problem. Ręczne wprowadzanie danych w zespole HR pożera przynajmniej 15% czasu pracy. [9] Przy czym wartość ta, w skrajnych przypadkach, wzrasta nawet do 50%. [10] Taki stan rzeczy w zasadzie uniemożliwia raportowanie pracy w czasie rzeczywistym. Jako, że czas pracy poświęcany na ręczne opracowywanie i przetwarzanie danych, może dochodzić do kolejnych problematycznych sytuacji. Chodzi oczywiście o aktualizację wprowadzanych informacji do poszczególnych baz danych. Jeżeli proces ten jest zbyt rozłożony w czasie, może wystąpić sytuacja wprowadzania danych nieaktualnych na moment ich raportowanie we właściwym miejscu. 

Podsumowanie

Naturalnie wszystkimi, z wyżej opisanych problemów, można, a wręcz trzeba, w odpowiedni sposób zarządzać. Automatyzacja i digitalizacja poszczególnych procesów w obszarach HR i L&D usprawnia opisane aspekty. Praca zautomatyzowana jest z natury szybsza i bardziej skuteczna. Digitalizacja z kolei umożliwia redukcję kosztów towarzyszących pracy ręcznej. Jest to możliwe, dzięki szybszej komunikacji, większej skuteczności działania, usprawnianiu poszczególnych elementów procesów. W ten sposób poszczególne firmy są w stanie optymalizować koszty globalnie, osiągać lepsze wyniki w pracy, a także bardziej efektywnie zarządzać swoją kadrą i jej zadaniami.

Wprowadź automatyzowane procesy HR i L&D do Twojej firmy

Sprawdź demo


1. https://elearningindustry.com/dramatically-reduce-corporate-training-costs

2. Ibidem

3. http://press.careerbuilder.com/2017-05-18-More-Than-Half-of-HR-Managers-Say-Artificial-Intelligence-Will-Become-a-Regular-Part-of-HR-in-Next-5-Years

4. Ibidem

5. https://www.techfunnel.com/hr-tech/what-are-the-positive-and-negative-impacts-of-automation-in-hr/

6. https://www.hrzone.com/lead/change/hr-automation-why-real-time-reporting-is-about-more-than-accuracy

7. Ibidem

8. https://www.hrzone.com/lead/change/hr-automation-why-real-time-reporting-is-about-more-than-accuracy

9. Ibidem

10. Ibidem

4.5/5 - (6 votes)
Udostępnij: