4 przykłady na to, jak zmieniła się komunikacja wewnętrzna przez pandemię

Koronawirus doprowadził do zmian w sposobie funkcjonowania pracowników w wielu branżach. Jedną z nich jest ograniczenie bezpośrednich kontaktów z innymi członkami zespołu, przez co zmienił się sposób, w jaki działa komunikacja wewnętrzna. Jak teraz wygląda w organizacjach? Jak można ją usprawnić, aby nie zaprzepaścić wypracowanych relacji z zespołem? Poniżej kilka spostrzeżeń i praktycznych propozycji do wdrożenia od zaraz!

Jak koronawirus wpłynął na komunikację w firmie?

PRZYKŁAD I: Stres a komunikacja wewnętrzna

Szum informacyjny i podsycanie nieprawdziwych informacji w nierzetelnych źródłach, skutecznie pogłębiły niepokoje społeczne. Zastanawiasz się zapewne, dlaczego o tym wspominamy i jaki to może mieć związek z komunikacją w Twojej organizacji… Zespoły, które dotychczas skupiały się na swoich zadaniach, obecnie przyswajają jedynie 20% udostępnianych im informacji! To znaczy, że aż 8 z Twoich 10 maili przepada w nicości. Dzieje się tak dlatego, że stres i lęk wypiera wszystko inne.

PRZYKŁAD II: Metody komunikacji liderów

Każdy pracownik, poza wykonywaniem codziennych zadań służbowych, nosi na swoich barkach konkretne lęki i obawy – o zdrowie najbliższych i zachowanie pracy. Dlatego też liderzy zespołów powinni wykazywać się taktem i przedstawiać wyłącznie sprawdzone informacje. Podsycanie niepokoju nie przyczyni się do skupienia na wykonywaniu obowiązków. Odpowiedzialna postawa przejawia się w tym przypadku w komunikowaniu wyłącznie sprawdzonych informacji. Ewentualne przypuszczenia o planowanych zwolnieniach powinny być możliwie skonkretyzowane i opierać się na takich danych, jak: 

• skala planowanych zwolnień,
• czas, w jakim nastąpią redukcje,
• planowany system odpraw, pomocy w znalezieniu nowej pracy,
• wytyczne, jakimi będzie kierował się zespół zajmujący się typowaniem zwalnianych osób.

Co więcej, ten trudny moment jest wyzwaniem dla liderów również z tego względu, że poza dbaniem o organizację i szacowaniem jej szans na przetrwanie, powinni również (a wręcz przede wszystkim) zająć się typowo ludzkimi emocjami, takimi jak żal, strach czy poczucie osamotnienia. Można rzec, że jest to jedno z kluczowych zadań liderów w obliczu pandemii.

Dlaczego empatia to wartościowa i pożądana cecha u liderów?

Empatia to jedna z podstawowych kompetencji w zarządzaniu u liderów. W praktyce objawia się ona w umiejętności postawienia się w sytuacji drugiej osoby. Oznacza to, że o ile lider nie musi zgadzać się z opinią czy postawą pracownika, to jednak chęć jej zrozumienia jest dla członka zespołu wartością samą w sobie. 

Empatia buduje więzi. Jeśli wewnątrz zespołu są silne, wówczas pokonywanie wszelkich trudności będzie przebiegało płynniej z uwagi na wypracowane relacje. 

Prezentowana przez managerów empatia nie wymaga także odpowiedzi wobec konkretnej postawy pracownika, opiera się bowiem też na akceptacji i poszanowaniu zachowań bez dokonywania osądów i ocen.

Wykazywanie  się empatycznym podejściem nie należy do najprostszych, jednak w dłuższej perspektywie procentuje i może doprowadzić do ugruntowania umiejętności pracowników, którzy nie będą obawiali się oceny z podejmowania nowych ścieżek i decyzji.

PRZYKŁAD III: Komunikacja wewnętrzna – doskonały związek wyczucia i zrozumienia

Każdy zespół tworzy wiele osobliwości – budują go bowiem zarówno introwertycy, jak i ekstrawertycy. Każda z tych osobowości wymaga innych bodźców i preferuje inną formę komunikacji. Doświadczeni managerowie bez trudu rozpoznają panujące w zespole nastroje i potrzeby, dlatego stosowanie zróżnicowanych form kontaktu to gwarancja  skutecznej i komfortowej dla obu stron komunikacji. Przy planowaniu sposobów na spotkania w trybie online nie sposób nie uwzględnić takich danych, jak wiek poszczególnych pracowników czy specyfika branży. Inaczej bowiem będą przebiegać spotkania młodych grafików, a inaczej – doświadczonych inżynierów.

Podstawą utrzymania dobrych relacji i zaangażowania pracowników jest regularna wymiana informacji. Ich brak rodzi niepewność i lęk, dlatego słuszną strategią jest zapewnienie systematycznej i częstej komunikacji. Ustalenie jasnych zasad dotyczących planowanych spotkań lub newsletterów wewnętrznych dla pracowników to podstawowy krok do zagwarantowania jasnego przepływu sprawdzonych informacji, a tym samym – do wygaszenia niepokoju w firmie.

Jak opracować skuteczny plan komunikacji wewnętrznej?

1. Przedstawiciele każdego zespołu powinni brać udział w spotkaniach, na których opracowywane są newslettery wewnętrzne lub inne formy wewnętrznej komunikacji. To pozwoli odpowiedzieć faktycznie na te pytania, które są wartościowe dla każdej z wymienionych wyżej grup.
2. Osoby zarządzające firmą powinny opracować plan działania zawierający różne scenariusze zdarzeń. Zarządzający powinni być zawsze o kilka kroków do przodu przed zaistnieniem faktycznych okoliczności, które wymagają wprowadzania natychmiastowych zmian. Co ważne – ton i sposób komunikowania o nich także jest niezmiennie istotny. Dlaczego? Jeśli kilkanaście lub kilkadziesiąt osób na kierowniczych stanowiskach organizacji zacznie komunikować o czymś w swój własny, indywidualny sposób, każdy z zespołów może odmiennie interpretować tę samą informację.
3. Managerowie powinni być zawsze informowani o wszelkich nowych i nietypowych planach wcześniej niż reszta zespołu. To pozwoli im na oswojenie się z nadchodzącymi zmianami, a także na opracowanie odpowiedzi na potencjalne pytania, które mogą paść ze strony członków zespołu. Takie przygotowanie daje dużą szansę na wyeliminowanie ewentualnego zaskoczenia podczas informowania o nadchodzących zmianach.

Pora komunikacji a jej wartość dla odbiorcy

Koniec dnia, kiedy pracownicy są już zmęczeni, nie jest dobrym pomysłem na przekazywanie wiadomości. Istnieje duże ryzyko, że pominą je, przeglądając je jedynie powierzchownie. Wydaje się zatem, że najbardziej optymalna pora to wczesne popołudnie – wówczas odbiorcy mają więcej czasu na zapoznanie się z komunikatem, omówienie go ze współpracownikami oraz opracowanie pytań.

PRZYKŁAD IV: Korzystanie z nowych form oprogramowania służących do przeprowadzania spotkań i delegowania zadań

Zdalne wykonywanie obowiązków w naturalny sposób wygenerowało konieczność nowych form konsultacji z resztą zespołu. Usprawnienie komunikacji to jedno z podstawowych wyzwań w ramach pracy zdalnej. Oprogramowanie typu Skype, Zoom czy MS Teams to nie wszystko. Potrzebujemy przekazywać zadania i śledzić postępy pracy na bieżąco oraz rozmawiać w czasie rzeczywistym w ramach sesji burzy mózgów.

Zobacz, jak może wyglądać efektywna komunikacja wewnętrzna w dobie pracy zdalnej.

 Dowiedz się więcej

Jakie korzyści wynikają z korzystania z tego typu rozwiązań?

• Zapanowanie nad chaosem organizacyjnym w firmie. Przedstawienie jasnej struktury pracowników to nie tylko ułatwienie dla nowo zatrudnionych. To też większy porządek dla tych bardziej doświadczonych, którzy np. poszukują rozwiązania nowego problemu.

• Szybka odpowiedź na Twoje pytanie.  Koniec z wysyłaniem emaili, gdy potrzebujesz jasnej i szybkiej informacji – komunikator online to nowe oblicze cyfrowej wymiany wiedzy w organizacji.
• Cyfrowa baza informacji. Dzięki niej żadne pliki, prezentacje czy artykuły nie zginą bezpowrotnie w gąszczu pozostałych e-maili. Uporządkowana wiedza będzie w zasięgu ręki, gdy tylko okaże się potrzebna.

Delikatna sztuka komunikacji – fundament organizacji

Niezależnie od charakteru konkretnego pracownika, branży czy specyfiki pracy – każdy może odczuwać braki motywacji lub skutki odizolowania. Monotonia home office w dłuższej perspektywie może doprowadzić do pogorszenia nastrojów, obniżenia chęci do pracy, a finalnie – do spadku wyników w firmie.

To dokładnie pokazuje konieczność integracji zespołu online z zastosowaniem nowych form cyfrowego kontaktu, wpisujących się w potrzeby konkretnej organizacji. Zastosowanie tych rozwiązań z pewnością pomoże w urealnieniu wspólnej wizji przedsiębiorstwa i realizacji założonych celów. Nawiązywanie partnerskich relacji to z kolei uwypuklenie ludzkiej twarzy każdego przedsiębiorstwa i większa szansa na osiągnięcie wyznaczonego celu.