Jak przekonać zarząd do zakupu platformy rozwojowej? Przewodnik dla HR i L&D

Artykuł zaktualizowany w maju 2026 r.

Zakup platformy rozwoju pracowników lub systemu szkoleniowego to dla organizacji złożony projekt obejmujący zarówno technologię, jak i procesy onboardingowe, rozwój kompetencji czy zarządzanie wiedzą. Po pierwsze musimy przekonać osoby decyzyjne, że jest to wydatek konieczny, po drugie musimy zaprosić do działań pracowników z innych sektorów, których pomoc i opinia może okazać się niezbędna na etapie zakupu i wdrożenia. Tylko odpowiednie przygotowanie pozwoli nam osiągnąć sukces i przekonać biznes do zakupu wybranego rozwiązania.

Dlaczego wdrożenie platformy rozwojowej budzi obawy organizacji?

Zmiany w ramach organizacji to niewiadoma, która może wiązać się dodatkowymi wydatkami, szczególnie gdy zarząd nie widzi faktycznych korzyści z ich wprowadzenia.

 Według ekspertów z Calleam Consulting 17% projektów IT kończy się tak źle, że zagraża istnieniu firmy. Harvard Business Review podaje z kolei, że koszty projektów IT przekraczają zamierzony budżet średnio o 27%.

Najczęstsze bariery podczas rozmów z zarządem dotyczą:

• kosztów wdrożenia,
• braku jasno policzonego ROI,
• obaw, czy platforma będzie rzeczywiście dopasowana do organizacji.

Dlatego też do rozmowy z biznesem na temat zakupu platformy rozwojowej należy iść wtedy, gdy już wiemy, które narzędzie i który dostawca jest dla nas optymalny. 

Jak przygotować pitch dla zarządu?

Na początku warto przygotować pitch, czyli zwięzłą i wartościową prezentację narzędzia, celów, problemów i sposobu ich rozwiązania. Będzie to idealne narzędzie do przedstawienia wszystkich ważnych obszarów projektu. Co powinien zawierać tego rodzaju dokument? To przede wszystkim opis koncepcji, który ma przekonać drugą stronę do inwestowania w nasz projekt. Dlatego dobrze jest w nim wykazać:

• Jak pokazać problemy, które rozwiązuje platforma rozwojowa?

  Mowa o problemach, które teraz dotykają nasz dział lub firmę. Mogą to być na przykład bardzo długi czas onboardingu, wysoki próg wejścia pracowników, którzy nie przechodzą przez onboarding itp. Dobrze poprzeć informacje liczbami, które zawsze trafiają do biznesu. 

• Jak pokazać wpływ platformy L&D na onboarding i rozwój?

  Tutaj warto opisać krótko, jak wdrożenie platformy może rozwiązać wskazany problem. Na przykład dzięki automatyzacji procesu możliwe jest skrócenie czasu onboardingu, powiedzmy o 50% (to udało się osiągnąć z pomocą HCM Deck, np. w Omega Pilzno), co sprawia, że nowi pracownicy szybciej zaczną działać na rzecz organizacji. 

• Jak uzasadnić wybór konkretnego rozwiązania?

  Na koniec dobrze jest podać wszystkie plusy danego rozwiązania. Mogą one dotyczyć wsparcia firmy wdrażającej, szybkiego czasu wdrożenia w organizacji, łatwości użycia programu, prostego połączenia rozwiązania z obecnym w firmie CRM itp. Dobrze jest tutaj wykorzystać porównanie kilku systemów i skupić się na najważniejszych dla nas obszarach oraz zawrzeć ROI (o tym piszemy niżej). 

Jak pozyskać ambasadorów platformy L&D ?

Gdy przygotujemy już pitch, to warto znaleźć w ramach organizacji osoby, które staną się swoistymi ambasadorami tego pomysłu. Muszą być to osoby, których dotyka opisywany przez nas problem i które będą w stanie potwierdzić, że wprowadzenie platformy może pozytywnie wpłynąć na ich pracę oraz na działanie organizacji.

Szczególnie warto zaangażować managerów zespołów, które najbardziej odczuwają problemy związane z onboardingiem, dostępem do wiedzy lub rozwojem kompetencji. Ich perspektywa często pomaga uzasadnić potrzebę wdrożenia przed zarządem.

Jak pokazać ROI platformy rozwojowej?

Dla zarządu jednym z najważniejszych elementów decyzji będzie przewidywany zwrot z inwestycji oraz wpływ projektu na efektywność organizacji. Dlatego ROI powinno być jednym z centralnych elementów business case.

Odpowiednie przygotowanie się do rozmowy z Zarządem na temat zakupu platformy to klucz do sukcesu.

Zarząd ocenia projekty przede wszystkim przez pryzmat:

• kosztów,
• ryzyk,
• i przewidywanego zwrotu z inwestycji.

Dlatego business case platformy rozwojowej powinien pokazywać nie tylko funkcjonalności systemu, ale przede wszystkim wpływ wdrożenia na efektywność organizacji.

Dlaczego onboarding jest dobrym przykładem ROI platformy rozwojowej?

Businesswire podaje, że 36% dyrektorów HR stwierdziło, że brak technologii uniemożliwia im automatyzację i organizację programów onboardingowych, co wpływa negatywnie na szybkość tego procesu.

Posłużmy się zatem przykładem. Załóżmy, że chcemy wprowadzić ustandaryzowany onboarding za pomocą digitalowej platformy. Projekt chcielibyśmy zrealizować w organizacji zatrudniającej 1000 osób.

Aby do tego przekonać zarząd, musimy pokazać jak technologia, z której chcemy skorzystać:

• pozwoli oszczędzić czas, który pracodawca poświęca na wdrażanie nowego pracownika,
• przyspieszyć formalności związane z zatrudnianiem
• i przyśpieszyć moment gotowości do pracy każdego nowego członka załogi. 

Jak policzyć oszczędność czasu podczas onboardingu dzięki platformie rozwoju pracownika?

Załóżmy, że onboarding nowych pracowników trwa 7 dni roboczych i angażuje pracowników działu np. sprzedaży, do którego dochodzi nowa osoba, na całe 2 dni robocze.

• To przede wszystkim czas, jaki poświęcony zostaje na przekazanie informacji o procedurach, modelu pracy, o dostępnych narzędziach i możliwości ich wykorzystania w codziennych zadaniach.
• Do tego dochodzi czas pracowników administracyjnych, którzy muszą poświęcić, przy obecnych procesach 1 dzień na spotkania i szkolenia (na przykład BHP), oraz na odpowiedzi na wiele pytań pojawiających się na tym etapie zatrudnienia.

Platforma onboardingowa ogranicza liczbę manualnych działań i spotkań potrzebnych do wdrożenia nowego pracownika.

Wdrożenie nowego rozwiązania pozwoli, za pomocą wiedzy i kursów w nim zawartych, zmniejszyć liczbę spotkań i zredukować czas poświęcony przez pracowników działów na onboarding do 1 dnia roboczego, a administracji do 3 godzin. Zyskujemy więc dzięki platformie 13 godzin czasu dla organizacji.

Dobrze jest też zaznaczyć, na co “oddany” czas mogą wykorzystać dane zespoły.    

Jak pokazać ROI, gdy organizacja nie ma pełnych danych?

Return on Investment to jeden z głównych czynników, który przesądza o wyborze danego rozwiązania.

Czasami nie będziemy mogli przedstawić całkowitego wskaźnika ROI, gdyż nie będziemy posiadać odpowiedniej wiedzy (brak danych o koszcie pracy określonego zespołu), ale możemy posłużyć się przykładami.

Załóżmy, że obecnie pracownicy administracyjni poświęcają według aktualnego procesu dwa dni robocze tygodniowo na spotkania z pracownikami i wdrażanie ich. W wyniku korzystania z platformy czas ten skrócony zostanie do ośmiu godzin tygodniowo. To jasne, twarde dane, których potrzebujemy. 

Pobierz poradnik zakupowy o wyborze platformy rozwojowej

Opisane powyżej zasady przygotowania na negocjacje z biznesem to silny atut w naszych rękach i często sprawdzają się one z racji przetłumaczenia naszych potrzeb na język korzyści, który sprawdza się w rozmowach z zarządem.

Jeśli chcesz dowied

Pobierz przewodnik, który poprowadzi Cię przez proces zakupu platformy do rozwoju i pomoże zwiększyć satysfakcję z projektu.

Pobierz poradnik o wyborze platformy rozwojowej