HCM Deck | Blog

HCM w dobie epidemii – jak usprawnić pracę firmy i działów HR

Praca zdalna systematycznie zdobywa coraz większą popularność. Wolelibyśmy w tej publikacji skupić się na jej fenomenie (który nie raz opisywaliśmy na naszym blogu), ale niestety, rzeczywistość postawiła nas wszystkich w innym położeniu. Obecnie praca zdalna dla wielu firm nie jest możliwością, a koniecznością. W tej sytuacji nie da się ukryć, że nasi klienci mogą masowo korzystać z rozwiązań HCM Deck w dobie zagrożenia ze strony choroby COVID-19, zarówno w celu kontynuacji i koordynacji szkoleń, jak i pracy całych zespołów.

Praca zdalna jest obecnie rekomendowana dla wszystkich przedsiębiorstw, gdzie jest tylko istnieje możliwość jej wykonywania. O ile współpraca z poszczególnymi zdalnymi pracownikami jest normą w wielu firmach, to przeniesienie całych działów do pracy z domu jest dla wielu organizacji dużym wyzwaniem i wielkim eksperymentem. Pomocne w tym procesie mogą być wyspecjalizowane produkty. Korzystanie z nich jest istotne nie tylko dla ewaluacji pracy, jej skalowania, ale też dla dobra samych pracowników i całych zespołów.

Przypomnijmy procedury zalecone 21 lutego przez portal HCAMag.com dotyczące pracy zdalnej. Należy wg nich:

  1. Organizować pracę zdalną w sposób transparentny i otwarty. Także pracowników zdalnych należy informować o wszystkich procedurach bezpieczeństwa. Należy być przygotowanym na szybkie odpowiadanie na ich pytania (w sytuacji zagrożenia ich ilość będzie najprawdopodobniej zintensyfikowana).
  2. Upewnić się, że wszelkie informacje i oprogramowanie jest dostępne dla zdalnych pracowników –  najlepsze wydają się w tym ujęciu rozwiązania SaaS-owe.
  3. Być “widocznym” dla pracowników i starać się, by byli “widocznymi” dla swoich menedżerów i działów HR. Szczególnie istotna jest tu stała komunikacja z pracownikami. Pozwoli to na utrzymaniu ich stałego zaangażowania.
  4. Pamiętać o ewaluacji pracy pracowników zdalnych i kontroli płynności finansowej firmy.

Do wymienionych punktów warto dodać: 

  1. Mimo niezwykłych warunków, dobrze zachować, w miarę możliwości flow pracy i szkoleń. Odizolowanie pracowników może pogorszyć stan psychiczny niektórych z nich, a zawieszenie planowanych firmowych wydarzeń może temu sprzyjać. Szkolenia nie muszą być odwoływane (co samo w sobie bywa kosztowne), ale mogą być zorganizowane w odmiennej formie.

W jaki sposób produkty, takie jak nasze, odpowiadają aktualnym potrzebom i wyzwaniom?

I. Jesteśmy rozwiązaniem SaaS-owym

Co to oznacza? Że wszystkie nasze produkty zbierają dane w chmurze i są wykonywane w chmurze. Dzięki temu każdy pracownik może mieć dostęp do produktów wykupionych przez firmę ze swojego komputera, smartfona i tabletu – gdziekolwiek się znajduje. Pracownik nie musi niczego instalować – po prostu wpisuje odpowiedni adres w przeglądarce, loguje się i może korzystać z wszystkich potrzebnych mu funkcji.

Nasi klienci są pod opieką działu Customer Success, który pomaga nie tylko wdrożyć nasze produkty, ale także reagować, gdy tylko klient tego potrzebuje.

Niezależnie od tego, czy prowadzisz procesy szkoleniowe, czy budujesz zweryfikowaną Bazę Wiedzy, Twoim pracownikom będzie łatwiej się odnaleźć, jeśli wszystkie narzędzia będą w jednym miejscu. Kiedy korzystasz z wielu rozwiązań, Twoi pracownicy muszą nauczyć się obsługi wielu platform i programów, potem muszą naraz korzystać z nich wszystkich, przez co trudniej skupić im się na pracy. Do tego mogą łatwiej przeoczyć pojawiające się notyfikacje, o zgubieniu haseł i dostępów nie wspominając. Wszystkie te sytuacje są niekorzystne. Nasi klienci wszystkie nasze produkty mają aktywne na jednej, dedykowanej dla nich przestrzeni.

Poznaj platformę, która pomoże Ci zadbać o pracowników. Przetestuj ją za darmo przez 30 dni i poznaj jej możliwości!

II. Nasz produkt: eLearning

Nasz eLearning organizuje i ujednolica wszystkie zasoby szkoleniowe w firmie: kursy e-learningowe (formaty SCORM, AICC), testy, szkolenia stacjonarne, pliki (PDF, DOC, PPT, pliki wideo itp.) oraz artykuły w Bazie Wiedzy.

Za pomocą tego produktu możesz stworzyć zaawansowane ścieżki szkoleniowe, ustawić spersonalizowane dostępy do materiałów, zasobów i danych. Możesz spersonalizować nawet wysyłane powiadomienia, dzięki czemu będą one odbierane jako bardziej osobiste i dopasowane do stylu komunikacji firmy. Do tego możesz je wysyłać masowo do wybranych grup na platformie (szeregowi pracownicy, menadżerowie, coachowie, trenerzy…).

Co równie ważne, możesz również delegować zadania swoim pracownikom i być z nimi w ciągłym kontakcie.

I na sam koniec: za pomocą HCM Decka możesz przeprowadzić w pełni zautomatyzowany onboarding – co jest idealnym rozwiązaniem szczególnie potrzebnym nowym pracownikom zdalnym.

Zobacz, jak to działa w praktyce. Skorzystaj z wersji demo.

III. Nasz produkt: Baza Wiedzy

Dobrze jest posiadać jedno źródło sprawdzonych informacji firmowych i aktualnych procedur, szczególnie w dobie kryzysu. Wysyłanie ich na maila do grupy pracowników liczącej kilkadziesiąt osób jest nieskuteczne. Kiedy muszą oni przekopywać skrzynkę mailową w poszukiwaniu najbardziej aktualnych informacji (z procedurami jest tak, że nie wszystkie uruchamia się od razu), nie tylko tracą czas, ale istnieje ryzyko, że zastosują się do zdezaktualizowanych poleceń. Mając jedno centralne i aktualizowane źródło informacji, zapobiega się takim sytuacjom. 

W artykule “Działy HR w obliczu epidemii – rekomendowane procedury” opisywaliśmy kroki, jakie powinno się podjąć, gdy okaże się, że jeden z naszych pracowników ma podejrzenie zachorowania na COVID-19. Krok trzeci i czwarty brzmiał:

  1. By przeciwdziałać wybuchowi paniki, dostarczać wszystkim pracownikom informacje o rozwoju sytuacji (…). Warto informować o faktycznym stopniu zagrożenia, jaki z niej wynika (…).
  2. Informować pracowników o podjętych środkach, które mają zapewnić im bezpieczeństwo i komfort w miejscu pracy w obliczu istniejącego zagrożenia.

Każda z tych informacji powinna znaleźć się w Bazie Wiedzy na platformie, z której korzystają wszyscy pracownicy.

Warto też pamiętać, że Baza Wiedzy standardowo jest miejscem, gdzie gromadzi się i selekcjonuje wszystkie firmowe informacje potrzebne pracownikom tak, by w każdej chwili mogli po nie sięgnąć. Nie wszystkie muszą dotyczyć zagrożenia. Znajdują się w niej m.in. firmowe know-how, przed- i poszkoleniowego materiały, dokumenty onboardingowe, materiały marketingowe, opisy produktowe i inne rzeczy potrzebne do codziennej pracy.

Zobacz, jak to działa w praktyce. Skorzystaj z wersji demo.

IV. Nasze produkty: Komunikator i Kanały komunikacyjne

Jak już wcześniej wspominaliśmy, zarządzając pracownikami zdalnymi, szczególnie w dobie kryzysu, trzeba być dla nich “widocznym” i starać się, by byli “widocznymi” dla swoich menedżerów i działów HR. Szczególnie istotna jest tu stała komunikacja z pracownikami (…). Pozwoli to na utrzymaniu ich stałego zaangażowania.

Komunikator pozwala na natychmiastową komunikację ze współpracownikami. Jest on intuicyjny i prosty w obsłudze. Ponieważ jest częścią platformy HCM Deck, nie wymaga od pracowników przełączania się między kartami w przeglądarce, co bywa dość uciążliwe. Ponadto Komunikator HCM Deck jest także dostępny w formie aplikacji na smartfony (systemu Android i iOS), tak więc pracownik może otrzymywać powiadomienia bezpośrednio na komórkę i być ich świadomym, nawet nie siedząc przed komputerem.

Jeśli jakiś problem wymaga przedyskutowania w większej grupie, Komunikator umożliwia stworzenia konwersacji grupowej nawet do 30 osób.

Jest to zdecydowanie lepsze rozwiązanie niż maile, które mieszają się z komunikacją zewnętrzną, SPAM-em i w których można przegapić nowe wiadomości, gdy zwyczajnie zapomni się odświeżyć skrzynkę.

Zobacz, jak to działa w praktyce. Skorzystaj z wersji demo.

Są jednak kwestie, które trzeba od razu obwieszczać wszystkim pracownikom firmy i przedyskutowywać na forum obejmującym wszystkie zatrudnione osoby, wszystkich pracowników danego działu czy np, całej kadry menadżerskiej. Dotyczyć mogą zarówno ważnych kwestii, jak i pomagać po prostu budować kulturę organizacji (na przykład pozwalając menadżerom na zamieszczanie informacji w czasie rzeczywistym o sukcesach w wykonywaniu poszczególnych zadań). Do takich celów można wykorzystać nasze Kanały komunikacyjne. Oprócz funkcji czysto praktycznych, świetnie sprawdzają się przy budowania kultury organizacyjnej i utrzymywania zaangażowania pracowników – szczególnie, gdy nie mogą przebywać na terytorium firmy/sklepu/zakładu produkcyjnego.

Zobacz, jak to działa w praktyce. Skorzystaj z wersji demo.

V. Ankiety jako ewaluacja

Praca zdalna oprócz wielkiej ilości zalet, może w niektórych sytuacjach wpłynąć też negatywnie na pracownika. Osoba, której nie ma w biurze, może nie rozumieć sensu podejmowanych decyzji, a nawet czuć się źle psychicznie z powodu faktu samego odizolowania. Taki pracownik rzadko powie o tym wprost. Można jednak zawczasu zauważyć problem, monitorując go za pomocą badania pulse check.do tego świetnie sprawdzi się funkcjonalność Ankiety.

Jak zmierzyć zaangażowanie pracowników za pomocą badania „pulse check”?

VI. Nasz produkt: Szkolenia stacjonarne (…które nie muszą być stacjonarne)

De facto wszystkie rozwiązania SaaS-owe, które proponujemy, sprawdzą się w dobie pracy zdalnej, nawet jeśli ich nazwa może temu przeczyć. Produkt “Szkolenia stacjonarne” pomaga zarządzać szkoleniem na każdym jego etapie: od zapytań i zgłoszeń potrzeb szkoleniowych, przez planowanie budżetu i harmonogramu, po ewaluację całego procesu oraz jego certyfikację. Nie oznacza to jednak, że muszą to być szkolenia odbywające się w salach! Jeden z naszych klientów organizuje w ten sposób wewnętrzne webinaria. W ten sposób zachowuje ciąg szkoleń nawet w aktualnej sytuacji, a jego pracownicy w żaden sposób nie są narażeni na zarażenie COVID-19 w ich czasie.

Zobacz, jak to działa w praktyce. Skorzystaj z wersji demo.

Wszystkie opisane rozwiązania wydają się wręcz skrojone na sytuację, którą mamy aktualnie. Prawda jest jednak taka, że popularność pracy zdalnej systematycznie wzrasta nawet bez zaistnienia sytuacji kryzysowych. Do tego dostępność platformy pracowniczej i szkoleniowej “z każdego miejsca na Ziemi” jest obecnie standardem. Jak powiedział Ed Smith, nasz Head of Global Growth, “jeśli pracownicy nie mogą uczyć się wtedy, kiedy chcą, nie uczą się wcale. I taka jest prawda. Wszyscy jesteśmy już przyzwyczajeni, że dostęp do wszelkiej potrzebnej nam wiedzy chcemy mieć zawsze przy sobie. I możemy, dzięki smartfonom i rozwiązaniom SaaS-owym.

Jeśli chcesz przetestować naszą narzędzia, możesz zrobić to za darmo w tym miejscu.

Udostępnij:

komentarz