Joanna Tymczyj
W działach L&D codziennością są długie godziny spędzone na ręcznym obliczaniu wyników egzaminów, śledzeniu dat ważności certyfikatów i monitorowaniu postępów setek pracowników. Te kluczowe, choć monotonne procesy, nie tylko pochłaniają cenny czas, ale także mogą prowadzić do błędów. Ich konsekwencje mogą być poważne, szczególnie w branży ubezpieczeniowej czy farmaceutycznej.
Dla wielu firm takie wyzwania są normą. Z kolei te organizacje, które zdecydowały się przeprowadzać egzamin na uprawnienia zawodowe w platformie rozwojowej, zwracają uwagę na kilka pozytywnych efektów tego kroku.
O czym przeczytasz w artykule?
|
REwolucja szkolenia i egzaminowania pracowników
Jak możemy przeczytać w „2024 HR/L&D Trends Survey” badacze z firmy Blanchard obserwują zmiany na przestrzeni czasu i zauważają, że przed pandemią Covid-19 niemal 70% szkoleń odbywało się stacjonarnie. W 2021 roku wskaźnik ten spadł poniżej 20%, a choć obecnie obserwujemy pewne odbicie, szkolenia stacjonarne nie wróciły do poziomu sprzed pandemii. To oczywiste, że ostatnie lata zmienił sposób przekazywania wiedzy pracownikom, a także weryfikowania jej poziomu i tym samym aktualizacji uprawnień zawodowych.
Wiele firm z branż o rygorystycznych wymaganiach, takich jak energetyczna, finansowa czy medyczna, boryka się z koniecznością dostosowania procesów egzaminacyjnych do surowych regulacji. Przykładem mogą być wymogi ustawy o dystrybucji produktów ubezpieczeniowych określone przez Komisję Nadzoru Finansowego (KNF). W takich przypadkach wdrożenie własnego systemu egzaminacyjnego, który automatyzuje procesy i zapewnia pełną kontrolę nad ich zgodnością, staje się nieocenionym wsparciem dla specjalistów HR i L&D. Outsourcing egzaminów, choć popularny, bywa kosztowny i także wymaga sporego zaangażowania L&D, co ogranicza elastyczność procesu. Posiadanie własnej platformy egzaminacyjnej pozwala na dostosowanie narzędzi do specyficznych potrzeb firmy, odciążając zespół L&D i automatyzuje cały proces.
Jak rozwiązać problem spadającego zaufania? Jedną z najskuteczniejszych metod jest zaopiekowanie się kompetencjami wszystkich pracowników. Badania pokazują wprost, że pracownicy dużo chętniej pracują i rzadziej myślą o szukaniu swojej drogi na zewnątrz organizacji, gdy ich potrzeby w zakresie rozwoju są zaopiekowane.
Rozwiązaniem jest aktualizacja wiedzy całych zespołów, począwszy od top managementu. Efektywność szkoleń jest istotna, jak nigdy dotąd. Stąd na znaczeniu mogą zyskiwać dedykowane ścieżki uczenia i możliwie najsilniejsza ich personalizacja. Dobrze dobrane programy szkoleniowe dla managerów to podstawa, jeśli planujemy szeroki zakres działań, który ma objąć całą organizację.
Jakie problemy rozwiązuje przeprowadzenie egzaminu na uprawnienia zawodowe na własnej platformie rozwojowej?
1. Monitorowanie terminów ważności uprawnień
Jednym z głównych wyzwań, z którymi mierzą się działy L&D, jest śledzenie terminów ważności uprawnień zawodowych. W wielu branżach posiadanie aktualnych uprawnień jest nie tylko wymogiem regulacyjnym, ale również kluczowym elementem zapewniającym bezpieczeństwo i zgodność z przepisami. Pracownicy dołączają do firm w różnym czasie, co oznacza, że ich certyfikaty są wydawane w różnych momentach. To dodatkowo komplikuje zarządzanie i wymaga precyzyjnego monitorowania, aby upewnić się, że wszyscy pracownicy posiadają ważne uprawnienia.
Firma NOTUS Finanse, która zdigitalizowała proces egzaminacyjny w ramach swojej platformy rozwojowej HCM Deck, podkreśla znaczenie automatyzacji w zarządzaniu szkoleniami i certyfikacją. W ich systemie wszystkie szkolenia i testy na uzyskanie lub przedłużenie uprawnień do sprzedaży danego produktu są automatycznie przypisywane do poszczególnych pracowników. Dzięki odpowiednio ustawionym przypomnieniom, każdy ekspert otrzymuje powiadomienia o zbliżającym się terminie egzaminu zawodowego, co zapewnia, że licencja zostaje odnowiona przed upływem jej ważności.
Automatyczne przypomnienia wysyłane przez platformę znacznie upraszczają proces odnawiania uprawnień. Dzięki temu działy L&D mogą skupić się na bardziej strategicznych zadaniach, zamiast ręcznie zarządzać przypomnieniami i komunikacją.
Poznaj historię wprowadzenia platformy szkoleniowo-rozwojowej w Notus Finanse. 
Przeczytaj
2. Dopełnienie formalności związanych z egzaminem zawodowym
Dopełnienie formalności związanych z egzaminami i przedłużaniem uprawnień to wymóg zapewnienia zgodności z przepisami i standardami branżowymi. Dobrym przykładem w tym obszarze może być firma ubezpieczeniowa Nationale-Nederlanden, która do swojego procesu egzaminacyjnego wprowadziła szereg procedur zapewniających przestrzeganie wszystkich formalności i norm bezpieczeństwa. Zgodnie w wymogami KNF, przed rozpoczęciem egzaminu pracownik musi wypełnić dane osobowe i zaakceptować elektroniczne oświadczenie, potwierdzające, że przystępuje do egzaminu samodzielnie.
Każdy pracownik ma jedno podejście do egzaminu i nie może ponownie uruchomić testu po jego opuszczeniu. Taki krok zwiększa uczciwość procesu egzaminacyjnego i minimalizuje ryzyko nadużyć. Adaptacja do wymogów prawnych zakłada także wprowadzenie ograniczeń czasowych na poszczególne pytania oraz części egzaminu. Dzięki temu łatwo jest nadzorować i limitować czas, jaki pracownik poświęca na wykonanie testu.
Ponadto firma Nationale-Nederlanden, niezależnie od ustawy o dystrybucji produktów ubezpieczeniowych, włączyła dostęp do materiałów edukacyjnych na platformie podczas egzaminu, aby zapobiec ich używaniu w trakcie testu. Forma przeprowadzania egzaminów, którą zastosowała firma Nationale-Nederlanden za pośrednictwem swojej platformy, nie tylko zapewnia zgodność z przepisami, ale również buduje zaufanie do procesu egzaminacyjnego, zarówno wśród pracowników, jak i nadzorujących instytucji.
3. Tworzenie łączonych testów i aktualizacja treści
Kiedy mówimy o przeprowadzaniu egzaminów mających na celu przedłużenie uprawnień zawodowych, głównym wyzwaniem jest odpowiednie zaprojektowanie testu. W branży ubezpieczeniowej taki test musi składać się z dwóch segmentów, z których każda musi być zgodna z regulacjami i posiadać własny próg zaliczenia. Tutaj pomocna może być funkcja HCM Deck pozwalająca na tworzenie egzaminów składających się z kilku części, które obejmują różne aspekty wiedzy, takie jak zagadnienia produktowe czy prawne.
Platforma umożliwia szczegółową konfigurację testów łączonych, co pozwala na precyzyjne dopasowanie każdego egzaminu do wymagań firmy, regulacji prawnych i specyficznych potrzeb branży. Proces ten zaczyna się od definiowania poszczególnych modułów egzaminu, które mogą obejmować różne kategorie pytań, takie jak wiedza teoretyczna, praktyczna, znajomość przepisów prawnych czy specyfikacje produktowe. Każdy moduł może mieć własne, niezależne kryteria zaliczenia, co daje możliwość dokładnej oceny kompetencji egzaminowanych. Poza tym, istnieje także możliwość mieszania kolejności pytań i proponowanych odpowiedzi, co tworzy unikalny egzamin dla każdego pracownika i zapewnia uczciwość procesu egzaminacyjnego.
Jednym z głównych argumentów przemawiających za stworzeniem egzaminów na własnej platformie jest łatwość aktualizowania treści. W dynamicznych branżach, takich jak farmaceutyczna czy ubezpieczeniowa, zmiany regulacyjne i aktualizacje produktów mogą pojawiać się często. Własna platforma umożliwia szybkie i bezproblemowe wprowadzenie zmian do pojedynczych pytań lub całych sekcji egzaminu, co zapewnia, że pracownicy zawsze są oceniani na podstawie najnowszych informacji.
4. Obliczanie wyników egzaminów
Obliczanie wyników egzaminów jest jednym z najbardziej czasochłonnych i podatnych na błędy elementów procesu egzaminacyjnego. Dzięki automatyzacji proces obliczania wyników testów staje się znacznie szybszy i dokładniejszy. To oszczędza cenny czas pracowników działu L&D, pozwalając im skupić się na bardziej strategicznych zadaniach. Także pracownicy podchodzący do egzaminu mogą szybko otrzymać informację o wyniku testu.
Funkcja automatycznego zliczania i natychmiastowego dostępu do wyników jest szczególnie przydatna w przypadku testów zawodowych składających się z kilku części z odmiennymi progami zaliczeniowymi (punktowymi lub procentowymi). Korzystając z opcji testów łączonych na platformie HCM Deck można także wyłączać z punktacji niektóre zadania, np. wtedy, gdy okazuje się, że było ono błędne. Automatyczne wyświetlanie wyników dla każdej części zwiększa precyzję oraz eliminuje konieczność ręcznego przeliczania wyników i wysyłania ich mailowo do każdego egzaminowanego. Dodatkowo, po zakończeniu procesu automatycznego zliczania wyników, raport z wynikami osób, które zdały egzamin, może być natychmiastowo wysłany do odpowiednich instytucji, takich jak KNF. Po zatwierdzeniu przez KNF, osoby te automatycznie przedłużają swoje uprawnienia zawodowe na agenta.
Osoby odpowiedzialne za compliance w Nationale-Nederlanden podkreślają, że dzięki przeprowadzaniu egzaminów na ich platformie, wyniki są automatycznie zliczane i natychmiast weryfikowane pod kątem progów określonych przez Komisję Nadzoru Finansowego (KNF). Taki zautomatyzowany proces nie tylko usprawnia aplikację o uprawnienia doradcy, ale także gwarantuje szybkie i bezbłędne udostępnienie wyników.
5. Wystawianie certyfikatów
Wystawianie certyfikatów to końcowy, ale niezwykle istotny etap całego procesu. Przeprowadzanie egzaminów na zdobywanie lub przedłużanie uprawnień zawodowych na własnej platformie umożliwia automatyczne generowanie certyfikatów. Wszystko odbywa się w jednym zintegrowanym systemie.
Potwierdzenie zdania egzaminu jest automatycznie wysyłane drogą mailową tego samego dnia, co znacząco przyspiesza całą procedurę. Na platformie managerowie od razu widzą wynik danej osoby, dzięki temu mogą podjąć dalsze kroki związane z planowaniem szkoleń lub przydzielaniem zadań. Zarówno NOTUS Finanse, jak i Nationale-Nederlanden podkreślają, że digitalizacja egzaminacji przyspieszyła proces zdobywania uprawnień. Co więcej, zdalna forma nauki i testów zwiększyła zdawalność, która w przypadku Nationale-Nederlanden wzrosła z 49% do 69%. Przy czym należy zwrócić tutaj uwagę na fakt, że wzrost ten nie wydarzył się z dnia na dzień, a zmiana o 20 pp. odbywała się na przestrzeni kilkunastu miesięcy, wraz z optymalizacją testów.
Jest jeszcze jeden bonus związany z przeprowadzeniem egzaminów na uprawnienia zawodowe na platformie rozwojowej. Tego typu narzędzia umożliwiają łatwe śledzenie historii certyfikacji, co jest nieocenione w przypadku audytów. Przygotowanie dokumentacji na wypadek kontroli regulacyjnych, np. ze strony Krajowego Nadzoru Finansowego, staje się dużo prostsze, klarowne i wolne od błędów.
Egzamin zawodowy we własnym systemie – tak czy nie?
Case studies organizacji, które zdecydowały się przeprowadzać egzaminu zawodowe na swojej platformie, pokazują, że ten krok był słuszny. Automatyzacja procesów egzaminacyjnych zwiększa efektywność, dokładność i zgodność z regulacjami, odciążając działy L&D i przyspieszając zdobywanie uprawnień zawodowych.
