Jak zachęcić pracowników do dzielenia się wiedzą? Case study Lionbridge

Jak uwolnić potencjał wiedzy w pracownikach? Jak uporządkować zarządzanie wiedzą? I jak wykształcić nawyk dzielenia się wiedzą w organizacji?

Oto wyzwania, przed którymi kilka miesięcy temu stanęło Lionbridge. Udało się! Dziś Lionbridge jest organizacją ucząca się z prawdziwego zdarzenia: pracownicy sami zgłaszają materiały i potrzeby szkoleniowe, a prawie połowa przeprowadzanych szkoleń to szkolenia wewnętrzne. Lionbridge postawił na knowledge-sharing, czyli dzielenie się wiedzą w organizacji, nowoczesną platformę LMS oraz usprawnienie komunikacji wewnętrznej. O tym, jak wyglądał ten proces od środka, opowiedziała nam Anna Mackiewicz, L&D Manger w Lionbridge podczas Best Practices Day.

Zebraliśmy dla Was Jej wskazówki i porady.

Dzielenie się wiedzą w organizacji = social, online, shorter

Zwykliśmy myśleć, że do szkoleń przez duże „S” potrzebujemy trenera, sali szkoleniowej i wielu godzin. Szkolenia zewnętrzne nadal spełniają oczywiście ważną rolę, ale czasem członkowie organizacji potrzebują bardziej konkretnej i praktycznej wiedzy. Czyli czegoś, co zajmuje kilkanaście minut zamiast kilkunastu godzin.

Idea knowledge-sharing nie jest wcale nowa. W czasach przedinternetowych ludzie chętnie dzielili się praktyczną wiedzą np. z sąsiadami i znajomymi. Internet drastycznie zmienił sposób i skalę dystrybucji informacji. W sieci informacja w kilka sekund trafia do milionów użytkowników na całym świecie. Minusy? Przeciętna osoba przez jeden rok swojego życia przyswaja niesłychaną liczbę informacji. Danych jest jednak tak dużo, że musimy zacząć zarządzać wiedzą, aby i nam, i pracownikom nie umykały najistotniejsze informacje. Nie mamy wyboru – musimy skupić się na tym, co krótkie i treściwe.

Zalety dzielenia się wiedzą w organizacji                  

Udowodniono naukowo, że ludzie lepiej przyswajają krótsze materiały. A wiedza skupiona u jednej-dwóch osób w organizacji jest po prostu ryzykowna. Jeśli pracownicy odejdą z organizacji, wraz z nimi odejdzie też cała wiedza. Zbudowanie kultury dzielenia się wiedzą w organizacji zmniejsza to ryzyko. Dodatkowo, zbudowanie pozycji eksperta u innych pracowników sprawia, że wzmacniamy ich poczucie wartości i satysfakcji. Poza tym, kilka osób pracujących wspólnie nad jednym tematem wypracowuje bardziej kreatywne i lepsze jakościowo rozwiązanie niż podczas pracy w pojedynkę. Last but not least, dzięki knowledge-sharing sporo oszczędzimy – wydamy mniej budżetu na trenerów zewnętrznych.

Dzielenie się wiedzą w organizacji ma być wygodne – także w offline

Ale nie powinniśmy zapominać o tym, co dzieje się w naszym biurze. Dobrze zaprojektowana przestrzeń biurowa sprzyja dzieleniu się wiedzą. W Lionbridge pracownicy mają okazję do mniej formalnych spotkań w wygodnych kuchniach, relax roomie oraz łatwego rezerwowania sali. To sprzyja wymianie doświadczeń.

Platforma LMS – wiedza wreszcie w jednym miejscu 

Kiedy dołączyłam do Lionbridge, pozytywnie zaskoczył mnie fakt, jak wiele materiałów szkoleniowych było już dostępnych. Problem polegał na tym, że duża część pracowników z nich nie korzystała, bo po prostu nie była świadoma, że istnieją. Nie mieliśmy też możliwości trackowania i śledzenia, kto, jak i kiedy otwiera pliki. To były nasze wyzwania.

Dziś materiały są przypisane do każdego z użytkowników platformy szkoleniowej. Korzystamy z kalendarzy szkoleń stacjonarnych (które odbywają się na miejscu, w sali szkoleniowej albo online przez Skype’a), szkoleń internetowych oraz bardziej rozbudowanych ścieżek szkoleniowych. Możemy śledzić postępy uczestników i mamy dostęp do wszystkich informacji dotyczących przepływu wiedzy w organizacji.

Platforma LMS w Lionbridge – widok zapisu na szkolenie 

Co zmieniło się po wprowadzeniu platformy LMS? 

– Udało nam się zgromadzić wszystkie materiały szkoleniowe w jednym miejscu i stworzyć bogatą ofertę szkoleniową,

– wprowadziliśmy indywidualne profile szkoleniowe dla każdego z członków organizacji,

– na bieżąco monitorujemy działania szkoleniowe; procesy szkoleniowe są zautomatyzowane,

– 48% szkoleń w naszej organizacji to szkolenia wewnętrzne,

– wykształciliśmy nawyk samodzielnego uczenia się – pracownicy sami dzielą się wiedzą i dodają swoje materiały do wewnętrznej bazy wiedzy.

Nie zapominaj o komunikacji wewnętrznej!

Cotygodniowe newslettery, plakaty, specjalne akcje – ważne jest to, aby pracownicy mieli świadomość, co dzieje się na platformie szkoleniowej. Podkreślamy atmosferę współpracy i wzajemnego zaufania. Pamiętajmy, że nawet wygłaszana pół żartem pół serio uwaga o tym, że tworzenie bazy wiedzy to „strata czasu”, zabija całą ideę dzielenia się wiedzą i samouczenia. W działaniach rozwojowych kluczowe jest dopasowanie materiałów do celów biznesowych oraz wsparcie Managementu.

Platforma LMS Lionbridge – ekran logowania

5 rad dla organizacji, które zaczynają przygodę z zarządzaniem wiedzą:

Zastanów się, jak wygląda stan wiedzy w organizacji.

Gdzie obecnie znajdują się materiały szkoleniowe? Ile ich jest? Czy pracownicy wiedzą, że mogą zdobywać wiedzę online? Wypisz swoje największe bolączki i zastanów się, jakiego narzędzia potrzebujesz, aby uporządkować i scentralizować proces zdobywania wiedzy.

Pamiętaj – shorter is better.

Pracownicy lepiej przyswajają krótkie i praktyczne treści.

Nie zapominaj, że platforma LMS to dopiero połowa sukcesu.

Platforma szkoleniowa to doskonałe narzędzie, ale jej wdrożeniu powinna towarzyszyć zmiana przyzwyczajeń w organizacji. I codzienna komunikacja z pracownikami.

Naucz się postrzegać uczenie się jako całościowe doświadczenie.

Tworzą je także pozornie niezwiązane z nim elementy: jak np. wygodne biuro, życzliwy szef i atmosfera współpracy.

Badaj, porównuj, trackuj, zbieraj feedback!

Bez dostępu do danych nie zmierzysz swojego sukcesu i zadowolenia użytkowników ani nie zbudujesz wiarygodności w oczach szefostwa.

Szukasz platformy, która pomoże Ci dbać o rozwój pracownika w organizacji? 

Sprawdź demo HCM Deck