Joanna Tymczyj
Dzielenie się wiedzą stanowi fundament innowacyjności i efektywności, szczególnie w organizacjach, gdzie obok siebie funkcjonują działy biurowe, produkcja i zespoły terenowe. Jednak w hybrydowym środowisku pracy, w którym zespoły są rozproszone geograficznie, a role i dostęp do technologii znacznie się różnią, tradycyjne praktyki często zawodzą. W rezultacie firmy borykają się z problemami, które na pierwszy rzut oka wydają się techniczne, ale w rzeczywistości są głęboko osadzone w kulturze organizacyjnej i strukturze komunikacji. Przyjrzyjmy się najczęstszym pułapkom i sposobom na ich uniknięcie.
O czym przeczytasz w artykule?
|
Dzielenie się wiedzą w firmach o modelu hybrydowym – jak to zrobić dobrze?
Jak zadbać o to, by wiedza krążyła i pozostawała w organizacji, gdy pracownicy działają w trybie rozproszonym? W jaki sposób pracownicy pierwszej linii czy produkcji mogą skutecznie przekazywać swoje doświadczenie zespołom biurowym i odwrotnie? Hybrydowy model pracy stawia przed firmami te i wiele innych wyzwań. Jednak przykłady wielu firm pokazują, że z pomocą strategii i odpowiednio dobranych narzędzi można stworzyć efektywny system wymiany wiedzy, który wspiera zarówno operacyjność, jak i kulturę organizacyjną.
1. Technologia jako narzędzie, nie panaceum
W niektórych organizacjach hybrydowych zakłada się, że samo wdrożenie jakiegoś narzędzia, np. komunikatora, rozwiąże problemy związane z zarządzaniem wiedzą. Jednak technologia – choć obecnie kluczowa – nigdy nie powinna być traktowana jako cel sam w sobie. Prawdziwym wyzwaniem jest wybór narzędzia, które nie tylko odpowiada na obecne potrzeby organizacji, ale także wspiera jej procesy i rozwój strategiczny. W tym zgodność z przyszłymi wymogami, takimi jak np. dyrektywa CSRD.
Nie można ignorować też faktu, że w organizacjach hybrydowych, gdzie model pracy różni się w zależności od zespołu, możliwości technologiczne pracowników bywają diametralnie różne. Ignorowanie tych różnic prowadzi do wykluczenia części pracowników z istotnych procesów wymiany wiedzy. Szczególnie dotyczy to pracowników pierwszej linii, którzy mogą czuć się odłączeni od szerszej organizacji i swoich kolegów pracujących przy biurkach, czy w domach.
Jak wynika z badań, aż 40% pracowników pierwszej linii deklaruje brak poczucia integracji z organizacją, a aż 80% wskazuje, że ich pracodawca nie zapewnia wystarczających możliwości nawiązywania kontaktów. Tymczasem efektywna wymiana wiedzy między różnymi grupami pracowników może wspierać rozwój kompetencji, a także budować lepsze zrozumienie działania firmy i indywidualnego udziału w jej sukcesie.
Co miesiąc przesyłamy naszym subskrybentom artykuły i materiały, które pomagają praktykom L&D w ich pracy.
Jak z tą pułapką poradziła sobie firma Pako Lorente?
Przykład firmy Pako Lorente pokazuje, jak skutecznie zarządzać transferem wiedzy w organizacji hybrydowej, gdzie pracownicy biurowi współpracują z zespołami sprzedażowymi w salonach rozsianych po Polsce i za granicą. Platforma HCM Deck pomogła firmie scalić pracowników biurowych z zespołami sprzedażowymi, tworząc przestrzeń do płynnej wymiany wiedzy produktowej i procesowej Dzięki temu każdy, niezależnie od tego, czy pracuje w salonie sprzedaży, czy w biurze, ma dostęp do aktualnych informacji o kolekcjach, standardach obsługi i wartości marki.
Technologia — w tym przypadku platforma rozwojowa — pozwoliła na zbudowanie mostu między różnymi częściami organizacji. Pracownicy salonów mają teraz szybki dostęp do aktualnych informacji o kolekcjach, standardach obsługi czy nowych inicjatywach, co przekłada się na lepsze przygotowanie do codziennych wyzwań. Z kolei zespoły biurowe mogą łatwo uzyskać informacje zwrotne z pierwszej linii, co pozwala na dostosowanie działań do realnych potrzeb klientów. Dzięki temu dzielenie się wiedzą stało się procesem płynnym i naturalnym.
Płynny przepływ wiedzy i informacji między pracownikami sklepowymi i biurowymi
2. Fragmentacja i silosy wiedzy
Wiele firm gromadzi pokaźne zasoby informacji, jednak pracownicy często narzekają na trudności w szybkim dotarciu do potrzebnych danych. Dokumentacja bywa rozproszona pomiędzy różnymi systemami, a część treści nie jest regularnie aktualizowana. W efekcie specjaliści marnują czas na poszukiwanie informacji, które powinny być łatwo dostępne.
Silosy wiedzy tylko pogłębiają te problemy. Informacje gromadzone w jednym dziale pozostają niewykorzystane w innych częściach organizacji, co blokuje przepływ pomysłów i doświadczeń. Zespół produkcyjny może opracować skuteczne metody optymalizacji procesów, ale jeśli nikt nie przekaże ich dalej, np. do działu rozwoju produktów, to firma nie skorzysta z tych doświadczeń.
Co może pomóc w walce z tą pułapką?
- Centralizacja informacji: Tworzenie ogólnofirmowych baz wiedzy, dostępnych dla wszystkich zespołów, minimalizuje czas poszukiwania danych i wspiera wymianę wiedzy. Intuicyjna nawigacja i logiczna struktura kategorii dodatkowo ułatwiają dostęp do zasobów.
- Regularne przeglądy i aktualizacje: Systematyczne aktualizowanie zasobów eliminuje przestarzałe treści, budując zaufanie pracowników do dostępnych materiałów. Regularny przegląd zawartości to także szansa na identyfikację luk w wiedzy.
- Przełamywanie barier między działami: Spotkania międzydziałowe, warsztaty czy programy mentoringowe przełamują bariery w przepływie wiedzy, umożliwiając wykorzystanie potencjału całej organizacji.
- Zaangażowanie pracowników w proces tworzenia zasobów: Liderzy powinni aktywnie zachęcać zespoły do współtworzenia bazy wiedzy. Pracownicy, którzy widzą realne efekty swoich działań, chętniej dzielą się doświadczeniem i spostrzeżeniami.
3. Strata wiedzy nieujawnionej
Strata wiedzy ukrytej stanowi jedną z największych pułapek, z jakimi mierzą się organizacje hybrydowe. W pracy jedynie stacjonarnej pracownicy mają szansę „podpatrywać” swoich kolegów na sali sprzedaży lub hali produkcyjnej, ucząc się przez obserwację ich metod i strategii działania. Nieformalne sposoby nauki – krótkie rozmowy podczas zmiany, dzielenie się doświadczeniami w trakcie reorganizacji stanowisk czy wspólne rozwiązywanie problemów operacyjnych – są integralnym elementem transferu wiedzy. W środowisku hybrydowym, gdzie pracownicy biurowi i terenowi często mają ograniczony kontakt, a zmiany niekiedy się mijają, ten naturalny mechanizm przekazywania doświadczenia staje się znacznie trudniejszy do utrzymania.
Problem pogłębia się, gdy firmę opuszczają doświadczeni pracownicy. Osoby z 20-letnim stażem posiadają wiedzę, której nie można znaleźć w żadnej dokumentacji – od subtelnych niuansów dotyczących zarządzania relacjami z kluczowymi klientami, po szerszy obraz funkcjonowania organizacji, jej procesów i kultury. Praktyczna wiedza tych osób, często nieudokumentowana, ucieka wraz z ich odejściem, co naraża organizację np. na powtarzanie kosztownych błędów.
Jak skutecznie walczyć z pułapką utraty wiedzy w środowisku hybrydowym?
Aby uniknąć strat związanych z wiedzą ukrytą, firmy muszą wdrożyć odpowiednie mechanizmy jej przechwytywania i gromadzenia. Nagrania wideo, sesje mentoringowe czy warsztaty z udziałem doświadczonych pracowników pozwalają na zachowanie najważniejszych informacji i praktyk.
Równocześnie konieczne jest budowanie mostów między pokoleniami w zespole. Inwestowanie w szkolenia z nowych technologii dla starszych pracowników oraz promowanie bezpośredniej komunikacji wśród młodszych pomaga wyrównać różnice w stylach pracy i sprzyja efektywnemu przepływowi wiedzy.
Zachęcamy do zapoznania się z naszym artykułem na blogu, w którym opisujemy model SECI – cztery etapy transferu wiedzy w organizacjach. Dzięki niemu dowiesz się, jak skutecznie przekształcać informacje nieformalne w wiedzę jawną i wdrażać ją w codzienne działania firmy.
4. Niespójny proces onboardingu – niepełna wiedza na starcie
Onboarding w organizacji hybrydowej bywa wyzwaniem, szczególnie jeśli proces ten nie uwzględnia spójności i dostępności kluczowych informacji dla nowych pracowników. Często zdarza się, że osoby dołączające do firmy w różnych momentach przechodzą różne ścieżki wdrożeniowe, co prowadzi do nierówności w dostępie do wiedzy.
Brak struktury sprawia, że pracownicy mogą otrzymywać informacje w przypadkowej kolejności lub – co gorsza – w ogóle ich nie dostawać. W rezultacie tracą czas na zdobywanie podstawowych danych, które powinny być łatwo dostępne. Dużo trudniej im też zrozumieć cały kontekst organizacji.
Zobacz od środka, jak możesz zaprojektować intuicyjny proces onboardingu dla Twoich pracowników w platformie
Jak wspierać wiedzę nowych pracowników w organizacji hybrydowej?
Aby uniknąć tych problemów, organizacja powinna zaprojektować jednolitą i przemyślaną ścieżkę onboardingową, która będzie dostępna dla każdego nowego pracownika, niezależnie od momentu dołączenia do firmy. Kluczowe informacje – takie jak widza produktowa i procesowa, kultura organizacyjna czy struktura firmy – powinny być przekazywane w określonej kolejności i czasie, co umożliwi nowym osobom szybkie odnalezienie się w firmie.
Stworzenie ogólnofirmowej bazy wiedzy dostępnej online pozwoli pracownikom samodzielnie wyszukiwać potrzebne informacje, gdy pojawi się taka potrzeba. Proces onboardingowy można wzbogacić także o testy wiedzy, które pozwolą zweryfikować postępy newbiego w procesie wdrożenia.
Wspieranie ekosystemu uczenia się i wymiany wiedzy w firmach działających w trybie hybrydowym
Skuteczne zarządzanie wiedzą w środowisku hybrydowym wymaga przemyślanej strategii, uwzględnienia różnorodnych potrzeb pracowników, inteligentnego wykorzystania technologii i konsekwentnej komunikacji wewnętrznej. Przykłady takie jak Pako Lorente pokazują, że odpowiednio wdrożona platforma rozwojowa sprzyja kulturze uczenia się, a dopasowane narzędzia umożliwiają scentralizowanie i usystematyzowanie wiedzy w organizacji.
