Działy HR w obliczu koronawirusa – rekomendowane procedury [MARZEC 2020]

Epidemia koronawirusa przestała być już problemem wybranych krajów Azji i ludzi do nich podróżujących. Jest już sprawą Europy i Polski. Rośnie liczba osób zakażonych na naszym kontynencie. 4 marca na porannej konferencji prasowej minister zdrowia potwierdził pierwszy przypadek choroby COVID-19 w Polsce. 18 marca, w momencie, gdy aktualizuję ten artykuł, mamy już 238 przypadków zachorowań. Trzeba jednak pamiętać, że równie groźna, co epidemia, może być panika z nią związana. Jak powinny zachować się działy HR w obliczu koronawirusa, by zadbać o swoich pracowników, własną organizację a jednocześnie zapobiec wybuchowi paniki?

Podstawowe informacje o chorobie i aktualny stan pandemii

Stan aktualny (na 18.03.2020 r., godz. 8:30)

Liczba osób zarażonych w Europie z dnia na dzień rośnie. W chwili, gdy piszę te słowa, potwierdzono 238 przypadków zachorowań na COVID-19 w Polsce, z czego 5 śmiertelnych. We Włoszech odnotowano 31 506 zarażeń, z czego 2 503 chorych zmarło, we Francji 7695 chorych, z czego 148 zmarły, a w Niemczech 9 360 potwierdzone przypadki zachorowań, z czego 26 zmarło. Tragedia ludzka związana z epidemią wywiera też bezpośrednie piętno na gospodarce, generując kolejne problemy i wyzwania dla zamieszkującej kraj ludności i firm. Z problemami wynikającymi z tej sytuacji muszą się mierzyć nie tylko polskie służby, ale też działy HR (szczególnie większych organizacji).

Aktualny obszar występowania koronawirusa na świecie – informacje oficjalne

Nie poddajmy się panice

Trzeba także pamiętać, że równie niebezpieczna (jeśli nie niebezpieczniejsza) od samej choroby jest panika z nią związana. We Włoszech już pustoszeją sklepy, a co bardziej zdesperowani lub naiwni konsumenci narażeni są na wysokie koszta, kupując produkty u spekulantów. Co gorsza w efekcie paniki wzrastają też rasistowskie incydenty wymierzone w azjatyckich pracowników.

Śmiertelność choroby i związane z nią zagrożenie dla zdrowia

W medialnym szumie dot. choroby COVID-19 (akronim oznaczający “Corona-Virus-Disease-2019”) ginie informacja na temat realnego zagrożenia wynikającego z choroby.

Mamy do czynienia z chorobą umiarkowanie groźną i na ogół uleczalną

Wywołujący infekcję wirus SARS-CoV-2 zwiększa ryzyko ciężkiego zapalenia płuc obarczonego śmiertelnością. Niemniej nie u każdego chorego występują tak ciężkie objawy, a w większości przypadków zachorowań nie ma zagrożenia życia. Istnieje nawet pewna możliwość zarażenia się wirusem i zwalczenie infekcji, nawet nie orientując się, że się zachorowało. Choć dla takiej osoby to pozytywny scenariusz, niestety zaraża ona innych ludzi.

Liczba hospitalizowanych pacjentów rośnie z dnia na dzień, to dziesiątki tysięcy ludzi opuszcza szpitalne mury całkowicie wyleczona. Liczba osób zmarłych z powodu choroby zasmuca. Dominują w niej osoby starsze, chore onkologicznie, z upośledzoną odpornością, chorujące na nadciśnienie, cukrzycę, przewlekłe choroby układu oddechowego układu krążenia oraz osoby wycieńczone (w tym osoby przepracowane, co niestety dot. personelu medycznego w Chiny walczącego z epidemią). Warto odnotować, że częściej też umierają mężczyźni niż kobiety.

Co warto też niestety podkreślić, osoby, które przeszły COVID-19 w ciężkiej postaci może zmagać się z nieodwracalnymi zmianami w płucach.

Skąd tak nerwowa reakcja WHO, skoro śmiertelność choroby nie jest uznana za wysoką?

Oprócz troski o wymienione wcześniej osoby z grupy ryzyka jest jeszcze jeden niepokojący czynnik. Nie ma obecnie jasności, co do stopnia ryzyka dalszej mutacji tego patogenu. Jest ona więc potencjalnie możliwa, a przez to zjadliwość koronawirus może nagle drastycznie wzrosnąć. To jednak, póki co, scenariusz teoretyczny.

Szukasz platformy, która pomoże Ci szybko zdigitalizować wewnętrzną komunikację firmy i błyskawicznie dzielić się wiedzą, także w sytuacji kryzysu i zagrożenia?
Dowiedz się więcej >>>

Trzeba też pamiętać, że największe systemowe zagrożenie, jakie jest związane jest z wirusem, to nagły wzrost zachorowań, który sparaliżuje służbę zdrowia i uczyni ją niewydolną. To spowoduje nie tylko niemożność ratowania życia wszystkich pacjentów cierpiących na śmiertelnie niebezpieczną formę COVID-19, ale też wszystkich innych pacjentów będących w sytuacji zagrożenia życia (zawałowcy, udarowcy, ofiary wypadków, osoby dysfunkcjami zagrażającymi życiu). Taka sytuacja występuje obecnie we Włoszech, gdzie choroba, wg oficjalnych danych, osiąga rekordowy wskaźnik śmiertelności (ponad 8% – dane z 18.03.2020, godz. 8:30). Wszelkie zalecenia dotyczące obecnie pracy zdalnej, kwarantanny, nadzór epidemiologiczny ma za zadanie zapobiec nagłemu wzrostowi zachorowania w społeczeństwie i maksymalnemu spowolnieniu rozwojowi epidemii tak, by służba zdrowia mogła jak najsprawniej działać.

Procedury HR w obliczu epidemii, zagrożenia nią związanego i ryzyka wybuchu paniki 

Gdy epidemia dotrze do naszego kraju, działy HR powinny dążyć do wprowadzenia procedur minimalizujących ryzyko rozprzestrzenienia się choroby, zapewnienia wsparcia osobom zainfekowanym, jak i zapobieżenia wybuchowi paniki wśród pracowników. 

By ten cel osiągnąć, firmy na całym świecie podejmują następujące kroki.

1. Zakaz wyjazdu do obszarów zagrożonych

Już w styczniu HR-owy portal Personnel Today silnie rekomendował natychmiastowe anulowanie wszelkich wyjazdów służbowych do regionów występowania epidemii lub zagrożonych jej wybuchem (pisaliśmy o tym w Prasówce HR opublikowanej 28 stycznia). Choć wówczas dotyczyło to tylko miasta Wuhan i chińskiej prowincji Hubei, już na przełomie lutego i stycznia największe światowe korporacje wprowadziły specjalne procedury bezpieczeństwa. Cytując naszą Prasówkę HR opublikowaną 11 lutego:

JPMorgan Chase, Apple, Kraft Heinz, HSBC Holdings i PricewaterhouseCoopers zawiesiły wszystkie wyjazdy swoich pracowników i partnerów do Chin, Hong Kongu i Tajwanu. Ford Motors i Hershey Co. zakazały swoim pracownikom wszelkich wyjazdów do Chin. Pracownicy wymienionych firm, którzy wrócili z Państwa Środka w ostatnich 14 dniach, są zobligowani do pracy zdalnej przez okres 3 tygodni.

Aktualnie polscy pracownicy, o ile to tylko możliwe, nie powinni wyjeżdżać zagranicę.

Rekomendowane jest, by wszelkie spotkania z partnerami i osobami przebywającymi w obszar zagrożonych zastępować telekonferencjami.

2. Postępowanie z pracownikami i partnerami wracającymi z obszarów zagrożonych

Pracownicy, którzy niestety już wyjechali na delegację do obszarów zagrożonych, powinni pracować zdalnie przez jakiś czas po powrocie. Według różnych wytycznych, by taka osoba pracowała zdalnie od 2 do 3 tygodni. Jest to bardzo zasadne zalecenie, gdyż czas inkubacji choroby wynosi od 1 do 14 dni. Obecnie w Polsce obowiązuje dwutygodniowa kwarantanna dla osób wracających do kraju.

HCM w dobie epidemii – jak usprawnić pracę firmy i działów HR

3. Procedury dla ludzi, którzy muszą wyjechać lub przebywać w obszarze zagrożonym

Organizacje, które zmuszone są do przebywania w regionach epidemii (służby medyczne, sanitarne itp.), powinny przekazać swoim pracownikom wytyczne polskiego Głównego Inspektoratu Sanitarnego. Według nich niezbędne jest:

• unikanie miejsc publicznych, zatłoczonych,
• bezwzględne unikanie bliskiego kontaktu z osobami chorymi, w szczególności z objawami ze strony układu oddechowego,
• unikanie odwiedzania rynków/targów lub innych miejsc, w których znajdują się żywe lub martwe zwierzęta (w tym ptaki),
• unikanie kontaktu ze zwierzętami, ich wydalinami lub odchodami,
• ścisłe przestrzeganie zasad higieny rąk – ręce myć często wodą z mydłem lub dezynfekować środkiem na bazie alkoholu,
• przestrzeganie zasad higieny żywności – jeść tylko w pewnych miejscach, pić wodę konfekcjonowaną

4. Postępowanie względem chorego pracownika

Choroba COVID-19 objawia się gorączką, kaszlem, dusznościami, płytkim oddechem, czasem bólem mięśni, bólem gardła, głowy, nudnościami i biegunką. Niestety nie da się objawowo odróżnić pracowników chorych na silną postać przeziębienia, grypę i COVID-19 na podstawie samych objawów. Z tego powodu pracownik, który czuje się chory, powinien zostać niezwłocznie odesłany do lekarza. Jeśli jest to osoba, która wcześniej przebywała w regionie zagrożonym, powinna udać się na najbliższy oddział chorób zakaźnych (najlepiej wcześniej zapowiedzieć się telefonicznie). Co ważne, nie powinna ona udawać się wcześniej na SOR, gdyż może tam zarazić innych pacjentów będących często już w stanie zagrożenia życia.

Co też niezwykle istotne, należy zwalczać wszelkie praktyki mogące skłonić osoby chore do pracowania z biura. To nie tylko wysiłek i stres dla nich samych, ale przede wszystkim stres dla całej reszty zespołu. Taka negatywna sytuacja nie tylko zagraża pracownikom, ale może sprzyjać narodzinom plotek, panice i zniechęceniu zespołu.

5. Postępowanie w przypadku potwierdzenia choroby u pracownika naszej firmy

Jeśli otrzymamy informację o potwierdzeniu przypadku zachorowania na COVID-19 u pracownika naszej firmy, należy przede wszystkim wypełniać wszelkie instrukcje Sanepidu. W przypadku nie otrzymania takich, należy się do niego zgłosić. 

Taka sytuacja oznaczać będzie występowanie dwóch zagrożeń: dalszych zachorowań oraz wybuchowi paniki w zespole. Należy w pierwszej kolejności zadbać o wszelkie procedury bezpieczeństwa. Jeśli Sanepid nie zaleci innych czynności, warto kierować się procedurami opisanymi m.in. na łamach portalu HCAMag.com (pisaliśmy o nich w Prasówce HR z 26 lutego):

1. Bezwzględnie stosować się do wszystkich wytycznych inspektora sanitarnego.
2. Usunąć wszystkich pracowników z pomieszczenia, w którym pracowała osoba zainfekowana.
3. Przeprowadzić dokładną dezynfekcję pomieszczeń, w których przebywał pracownik, zgodnie z wytycznymi inspektora sanitarnego.
4. By przeciwdziałać wybuchowi paniki, dostarczać wszystkim pracownikom informacje o rozwoju sytuacji, być gotowym na odpowiadanie na wszelkie pytania dot. zarówno zaistniałej sytuacji, jak i samej choroby. Warto informować o faktycznym stopniu zagrożenia, jaki z niej wynika, który może się różnić od tego przekazywanego w  komunikatach medialnych.
5. Informować pracowników o podjętych środkach, które mają zapewnić im bezpieczeństwo i komfort w miejscu pracy w obliczu istniejącego zagrożenia.
   

   Poznaj platformę, która pomoże Ci zadbać o odpowiednią komunikację z pracownikami stacjonarnymi i zdalnymi. 

   DOWIEDZ SIĘ WIĘCEJ

6. Odpowiadać jak najszybciej na wszystkie pytania pracowników.
7. Okazać troskę i możliwe wsparcie pracownikom zarażonym lub u których podejrzewa się zarażenie.
8. Poprosić pozostałych pracowników, by monitorowali stan swojego zdrowia, w tym by dwa razy na dobę dokonywali pomiaru temperatury swojego ciała. WHO określa temperaturę 37,3 stopni jako obecnie kwalifikującą pracownika do pracy z domu.
9. Wymagać od pracowników stosowania zasad higieny. Szczególnie ważne jest prawidłowe mycie rąk, unikanie dotykania twarzy, w tym szczególnie oczu, ust i nosa. 
10. Wymagać od pracowników, by w przypadku, gdy poczują się źle, niezwłocznie skontaktowali się z lekarzem (najpierw telefonicznie, dzwoniąc na numer: 800 190 590).
11. Wymagać od pracowników, by w przypadku wystąpienia nawet niezbyt uciążliwych objawów choroby, pozostali w domu na zwolnieniu lekarskim (odwołując się do procedur z Singapuru, rekomendowany czas to min. 5 dni).

6. W przypadku pracy w obszarze epidemii lub obszarze zagrożonym

Rekomendowana jest, tam gdzie tylko jest to możliwe, praca zdalna. Trzeba jednak pamiętać, że i pracownicy wykonujący swoje obowiązki z domu, muszą być, i czuć się, zaopiekowani. Z tego powodu magazyn HCAMag.com rekomenduje następujące procedury:

7. 7. 1. Jeśli pracownik zabiera do celów swojej pracy zdalnej sprzęt firmowy (laptop, telefon), powinien podpisać dokument potwierdzający fakt przejęcie sprzętu, jak i dokument, w którym deklaruje się o ów sprzęt dbać i niezwłocznie zgłaszać wszelkie jego awarie.
      2. Dział IT powinien zainstalować na firmowych laptopach, smartfonach i tabletach oprogramowanie umożliwiające podłączenie się do nich zdalnie na wypadek konieczności usuwania z nich awarii.
      3. Organizować pracę zdalną w sposób transparentny i otwarty. Także pracowników zdalnych należy informować o wszystkich procedurach bezpieczeństwa. Należy być przygotowanym na szybkie odpowiadanie na ich pytania (w sytuacji zagrożenia ich ilość będzie najprawdopodobniej zintensyfikowana). 
      4. Upewnić się, że wszelkie informacje i oprogramowanie jest dostępne dla zdalnych pracowników –  najlepsze wydają się w tym ujęciu rozwiązania SaaS-owe.
      5. Być “widocznym” dla pracowników i starać się, by byli “widocznymi” dla swoich menedżerów i działów HR. Szczególnie istotna jest tu stała komunikacja z pracownikami (można ją organizować poprzez wiele mediów, w tym m.in. komunikatory, telekonferencje etc.). Pozwoli to na utrzymaniu ich stałego zaangażowania.
      6. Pamiętać o ewaluacji pracy pracowników zdalnych.

Warto też do tej listy dodać też jeszcze jeden punkt:

5. Mimo niezwykłych warunków, dobrze zachować, w miarę możliwości, flow pracy i szkoleń. Odizolowanie pracowników może pogorszyć stan psychiczny niektórych z nich, a zawieszenie planowanych firmowych wydarzeń może temu sprzyjać. Co tygodniowe spotkania, szkolenia nie muszą być odwoływane (co samo w sobie bywa kosztowne), ale mogą być zorganizowane w odmiennej formie. Warto także wdrażać badania typu Pulse Check.

Jeśli charakter naszej organizacji uniemożliwia pracę zdalną pracowników, należy podjąć czynności opisane w poniższym punkcie (nr 7).

7. Jak przygotować organizację i biuro na ryzyko wystąpienia epidemii

Nie wszystkie firmy mają obecnie możliwość pracy zdalnej lub zawieszenia pracy. One tym bardziej muszą zabezpieczyć zdrowie i bezpieczeństwo swoich pracowników.

Należy pamiętać o utrzymaniu optymalnej dla pracowników temperatury w miejscu pracy. Jeśli istnieje tylko taka możliwość, dobrze wyposażyć firmę w płyny do dezynfekcji rąk oraz maseczki. Jest to jednak trudne już nawet teraz i może wkrótce okazać się niemożliwe.

Jednak już samo mycie rąk i unikanie dotykania nimi twarzy zmniejsza ryzyko zakażenia. Warto więc umieścić w łazienkach instrukcję poprawnego mycia rąk oraz wymienionych poniżej (w punkcie „b”) zasad higieny.

Powinno się także wprowadzić część wcześniej wymienionych procedur, a mianowicie:

7. 7. 1. Poprosić pracowników, by monitorowali stan swojego zdrowia, w tym by dwa razy na dobę dokonywali pomiaru temperatury swojego ciała. WHO określa temperaturę 37,3 stopni jako obecnie kwalifikującą pracownika do pracy z domu.
      2. Wymagać od pracowników stosowania zasad higieny. Szczególnie ważne jest prawidłowe mycie rąk, unikanie dotykania twarzy, w tym szczególnie oczu, ust i nosa. 
      3. Wymagać od pracowników, by w przypadku, gdy poczują się źle, niezwłocznie skontaktowali się z lekarzem (najpierw telefonicznie, dzwoniąc na numer: 800 190 590).
      4. Wymagać od pracownika, by w przypadku wystąpienia nawet niezbyt uciążliwych objawów, pozostał w domu na zwolnieniu lekarskim (rekomendowany czas to min. 7 dni).
      5. Jeśli tylko to możliwe, powinno się pilnować, by pracownicy nie spożywali posiłków w zatłoczonych pomieszczeniach.

Warto też pamiętać o dokładniejszym sprzątaniu miejsc pracy, uwzględniając w to dezynfekcję, jeśli okaże się niezbędna.

8. Przeciwdziałanie negatywnym pochodnym zaistniałej sytuacji

Przy wprowadzaniu procedur bezpieczeństwa, należy pamiętać, że w całej tej sytuacji najważniejszy jest pracownik. Wszelkie procedury mają go chronić, zapewnić mu bezpieczeństwo i w, długotrwałej perspektywie, jego komfort pracy. Zawsze, we wszystkich procedurach i wypuszczanych komunikatach, trzeba o tym pamiętać.

Już teraz wiemy, że przede wszystkim trzeba objąć szczególną troską pracowników z Azji i azjatyckiego pochodzenia, by ochronić ich przed wszelkimi objawami dyskryminacji (które już bywają obserwowane). 

Pamiętajmy, by pokazać pracownikom, że nie są pozostawieni sami sobie w zaistniałej, potencjalnie niebezpiecznej sytuacji.

*  * *

Chcesz być na bieżąco z wytycznymi dla HR w obliczu koronawirusa? Zapisz się do naszego Newslettera.