Czym jest dobry onboarding pracownika w firmie, jak wprowadzić nowego pracownika w 7 krokach?

Nawet jeśli w Twojej obecnej firmie pracujesz wiele lat, być może pamiętasz swoje pierwsze dni w miejscu pracy. Nie było łatwo, prawda? Wiele nowych twarzy, zadań, procedur i standardów, które trzeba zapamiętać. Przez dokładnie to samo przechodzą zatrudniani przez Ciebie pracownicy. Jak wprowadzić nowego pracownika do firmy, by po zakończonym okresie próbnym chciał w niej pozostać? Ogromne znaczenie ma dobrze przygotowany onboarding pracownika w firmie. Skuteczny onboarding w firmie… czyli właściwie co?

Onboarding pracownika w firmie – co to takiego?

Onboarding pracownika to działania, których celem jest adaptacja nowo zatrudnionej osoby w firmie. Adaptacja to pojęcie bardzo szerokie. Obejmuje wiele różnych aspektów związanych z „życiem” i specyfiką firmy.

Świeżo upieczony pracownik w czasie onboardingu powinien poznać m.in.:

• strategię organizacji, jej misję, wizję oraz cele, jakie są przed nią postawione,
• strukturę organizacyjną,
• firmowe procedury dotyczące np. komunikacji, obiegu dokumentów, zgłaszania urlopów, rozliczania nadgodzin,
• szczegółowy zakres obowiązków na swoim stanowisku, możliwości rozwoju czy tzw. drabinkę awansów,
• obsługę sprzętu firmowego (np. skaner, ale i ekspres do kawy).

Kto przeprowadza onboarding w firmie? Wszystko zależy od jej wielkości i specyfiki. W dużych organizacjach odpowiada za to dział HR. Tam, gdzie go nie ma, może być to np. bezpośredni przełożony danej osoby lub bardziej doświadczony członek zespołu. Oczywiście najlepiej kiedy w onboardingu pracowników w firmie uczestniczy więcej osób. Specjalista ds. HR odpowiada np. za przedstawienie zagadnień związanych ze strukturą, wartościami czy kwestiami socjalnymi, natomiast obsługa narzędzi czy szczegółowy opis zadań i związanych z nimi procedur powierzona zostanie osobie z zespołu, która ma – co oczywiste – większą wiedzę na ten temat.

Warto też dodać, że onboarding w firmie może być prowadzony indywidualnie lub dla większej grupy osób. Jeśli w tym samym czasie zatrudniasz kilka czy kilkanaście osób na różnych stanowiskach najlepiej, jeśli przeprowadzisz zbiorowe szkolenia dotyczące tematów ogólnych dla wszystkich, wyłączając obszary ściśle związane z danym stanowiskiem.

Jaką formę może przybierać onboarding pracownika w firmie?

Onboarding pracownika może przybierać różne formy – oczywiście, najlepiej wykorzystać je wszystkie. To nie tylko urozmaicenie dla pracownika, ale przede wszystkim większe prawdopodobieństwo, że  pracownik zapamięta maksymalną ilość informacji.

Dobrze, jeśli pojawią się spotkania bezpośrednie: pogadanki, wykłady, prezentacje czy inne formy szkoleń teoretycznych. To również dobry sposób na poznanie innych pracowników. Oczywiście, nie samą teorią pracownik żyje! Zadbaj też o szkolenia praktyczne.

Po zakończonych modułach, nie zapomnij dostarczyć najważniejszych informacji w formie spisanych plików, dokumentów czy materiały video – w razie problemów i wątpliwości każda osoba w łatwy sposób znajdzie odpowiedź na swoje pytanie. Aby zwiększyć zaangażowanie pracowników, a także sprawdzić ich stopień przyswojenia wiadomości, możesz stworzyć interaktywne quizy, ankiety ewaluacyjne, czy wreszcie – wprowadzić element grywalizacji.

W przygotowaniu programu oboardingowego atrakcyjnego dla pracownika pomoże Ci HCM Deck.

Jak usprawnić sobie pracę, czyli program onboardingowy

Wciąż stosunkowo niewiele firm wspiera proces onboardingu pracowników wykorzystaniem dedykowanych platform i narzędzi. Tymczasem dobrze zrobiony program onboardingowy zdecydowanie usprawnia pracę osobom odpowiedzialnym za onboarding.

Dzięki niemu nie musisz wysyłać każdej osobie zestawu materiałów poszkoleniowych, tutoriali czy dokumentów kadrowych (np. wzór karty urlopowej). Nie musisz też dopytywać poszczególnych osób, na jakim są etapie, ponieważ będziesz sam mógł sprawdzić, kto otworzył prezentacje, odtworzył materiały video czy też z jakim wynikiem zakończył test podsumowujący najważniejsze informacje z danego obszaru.

Dzięki atrakcyjnej i przejrzystej formie program onboardingowy znacząco zwiększa komfort pracowników, a także sprawia, że szybciej stają się samodzielni.

Dlaczego onboarding pracowników ma tak duże znaczenie?

Oto garść statystyk i faktów, które pozwolą jeszcze lepiej zdać sobie sprawę, dlaczego dobrze przeprowadzony program onboardingowy jest tak ważny w kontekście każdej organizacji, bez względu na jej charakter.

• Według raportu International Business Report firmy Grand Thornton 60% dużych i średnich firm w Polsce ma problemy ze znalezieniem odpowiednio wykwalifikowanych pracowników.
• Według badań Wynhurst Group w ciągu pierwszych 45 dni zatrudnienia występuje 22% rotacja pracowników. 50% osób odchodzi w ciągu pierwszych 4 miesięcy pracy.
• Nawet 91% pracowników pozostaje w firmie dłużej, kiedy na początku ich pracy uczestniczą w onboardingu.

Najważniejsze korzyści z onboardingu pracownika w firmie

• Większa motywacja i zaangażowanie nowych pracowników
• Większa identyfikacja z firmą i budowa relacji w zespole/firmie
• Szybsza adaptacja pracownika, co przekłada się na jego efektywność i samodzielność
• Lepsza atmosfera w pracy
• Lepsza opinia o firmie (np. na Facebooku, forach internetowych, portalach typu gowork.pl)
• Mniejsza liczba zwolnień

Ile trwa onboarding pracownika?

Co ciekawe, onboarding zaczyna się tak naprawdę już w czasie rozmowy rekrutacyjnej, w szczególności w czasie ostatniego jej etapu. Osoba, która prowadzi spotkanie rekrutacyjne, powinna w skrócie opowiedzieć kandydatowi o strukturze organizacyjnej, zakresie obowiązków na stanowisku czy komunikacji wewnętrznej oraz zewnętrznej.

Na pytanie, ile trwa onboarding pracowników, nie ma jednoznacznej odpowiedzi. Może trwać on 1, 3, a nawet 6 miesięcy. Najważniejsze, by zakończył się on pełną adaptacją i wdrożeniem nowo zatrudnionej osoby oraz jego samodzielnością.

W dobrze przeprowadzonym onboardingu istotne jest to, aby nie odbył się on zbyt szybko. Mam tu na myśli sytuację, kiedy nowy pracownik bombardowany jest w pierwszych dniach mnóstwem informacji, a także jest szkolony z obsługi skomplikowanych narzędzi. Zamiast poczucia zaopiekowania się przez firmę, nowozatrudniona osoba raczej będzie czuła się przytłoczona oraz zdezorientowana.

Jak wprowadzić nowego pracownika? Krok po kroku

1. Przygotuj stanowisko pracy – techniczne aspekty onboardingu pracownika 

Bardzo nieprofesjonalnie wygląda, kiedy nowa osoba nie ma własnego biurka, krzesła czy komputera. Dlatego o sprzęt i dostęp do niezbędnych do pracy narzędzi czy skrzynki mailowej zadbaj z wyprzedzeniem. Poinformuj odpowiednie osoby o konieczności zakupu czy przygotowania sprzętu i mebli.

Zadbaj też o to, by pracownik miał własną szafkę, firmowy kubek, notes czy długopis – wszystko możesz zapakować i położyć na biurku świeżo upieczonego pracownika wraz z kartką z powitaniem czy życzeniami owocnej współpracy.

2. Skontaktuj się z pracownikiem przed jego pierwszym dniem pracy 

Od momentu poinformowania kandydata o pozytywnym wyniku rekrutacji do jego pierwszego dnia w pracy mija czasem nawet kilka miesięcy – wystarczy, że pracownik ma długi staż pracy w poprzedniej firmie, w związku z czym jego okres wypowiedzenia wynosi nawet 3 miesiące. Jak wiadomo, nie zawsze istnieje możliwość skrócenia czasu wypowiedzenia.

Warto np. na tydzień wcześniej skontaktować się z taką osobą – czy to przez telefon, maila, a nawet wiadomość MMS ze śmiesznym zdjęciem (wszystko zależy od charakteru danej organizacji). Zapewnij ją, że jej stanowisko pracy jest już gotowe i wraz z całym zespołem czekacie na jej przyjście. To bardzo miły gest, który postawi Ciebie oraz Twoją firmę w bardzo dobrym świetle, a pierwszy dzień w nowej pracy będzie mniej stresujący.

Nie zapomnij o kwestiach organizacyjnych. Poinformuj, kto przyjdzie po pracownika lub gdzie ma się dokładnie udać i opisz pokrótce, jak będzie przebiegał jego pierwszy dzień w nowym miejscu pracy.

3. Wyznacz „buddy’ego” dla nowo zatrudnionej osoby 

Kim jest buddy? Dosłownie słowo to oznacza „kumpla”. Może zostać nim każdy pracownik. To osoba, która pomoże zaaklimatyzować się nowej osobie, zaprosi na wspólną kawę, lunch, zapozna z innymi pracownikami, pomoże w razie problemów z odnalezieniem stołówki czy sali konferencyjnej. Taka osoba odpowie na pytania związane z realizacją zadań.

4. Przedstaw osobę innym członkom organizacji – onboarding w firmie i jego ludzka twarz 

Po pierwsze, zrób to mailowo – wyślij zbiorczą informację do całej firmy. Po drugie, przejdźcie się wspólnie po firmie, by każdy mógł osobiście uścisnąć dłoń z nowym pracownikiem. Wykorzystaj ten moment na opowiedzenie o tym, czym zajmuje się dana osoba czy dział, w czym mogą pomóc dane osoby.

5. Wyznacz zadania – zaplanuj program onboardingu pracownika krok po kroku

Zdarza się, że nowo zatrudniona osoba nie ma na początku co robić. Dlatego zadbaj o zorganizowanie pracy w pierwszych dniach. Niech na początku będą to proste zadania czy bierne uczestnictwo w spotkaniach wewnętrznych. Nie zapomnij o wprowadzeniu czy informacji zwrotnej do poszczególnych zadań.

HCM Deck pomoże Ci wprowadzić nowego pracownika do zespołu. Sprawdź, jak stworzyć program onboardingowy na naszej platformie.

6. Bądź pomocny i zapewnij otwartą komunikację

Zapewnij nowego pracownika, że nie ma głupich pytań i zarówno Ty, jak i cały zespół są do jego dyspozycji i służą wszelką radą.

7. Przeprowadź ewaluację 

Pakiet szkoleń przeprowadzony, ale ile naprawdę pozostało w głowie nowicjusza? Sprawdź to! Wykorzystaj programy i platformy onboardingowe, w których przeprowadzisz krótką ankietę czy test.

Pamiętaj, efekt dobrego pierwszego wrażenia liczy się nie tylko w życiu prywatnym, ale i zawodowym. Zrób dobre wrażenie na nowym pracowniku, a ten z pewnością odwdzięczy Ci swoim pełnym zaangażowaniem i świetnymi wynikami! Chcesz zadbać o skuteczny onboarding w firmie? Zobacz jakie to proste!